16 советов тем, кто хочет
стать продуктивнее

Как бы вы оценили свою продуктивность?

Мы многое выяснили о личной продуктивности и о том, что делает одних людей продуктивнее других. В прошлом году мы провели опрос, чтобы помочь специалистам оценить личную продуктивность на основании навыков, которые помогают достигать большего каждый день. Мы выделили семь ключевых навыков, связанных с выполнением ежедневных рутинных задач, планированием графика, работой с письмами и сообщениями, достижением поставленных целей, проведением эффективных встреч, оттачиванием коммуникационных навыков и делегированием задач.

В ходе опроса мы зарегистрировали ответы 19957 респондентов со всего мира. Около половины их них были из Северной Америки, 21% из Европы и 19% из Азии. Оставшиеся 10% приходились на жителей (в порядке убывания) Австралии, Южной Америки и Африки. Конечно, у нашего опроса были свои ограничения. Например, респондентами стали читатели HBR, добровольно вызвавшиеся пройти опрос. Они самостоятельно оценивали свои навыки, а значит, полученные показатели не могут считаться вполне объективными. Однако мы считаем, что результаты опроса помогают определить, какие навыки профессионалы считают наиболее полезными и с какими проблемами они сталкиваются, когда речь идет о продуктивности.

Больше остальных выделяются три паттерна. Во-первых, работа по много часов подряд не гарантирует более высокой продуктивности. Эффективная работа — вот ключ к реализации большего количества приоритетов на ежедневной основе. Во-вторых, возраст и занимаемая позиция оказались тесно связаны с личной продуктивностью: специалисты на старших должностях с большим количеством опыта показывали более высокие результаты, чем их более молодые и занимающие более низкие позиции коллеги. В-третьих, общие показатели продуктивности у мужчин и женщин были практически одинаковыми, однако мы отметили гендерные различия в конкретных навыках, способствующих личной продуктивности.

В частности, мы обнаружили, что профессионалы с самыми высокими показателями продуктивности, как правило, хорошо владеют одними и теми же навыками. Они планируют работу, исходя из основных приоритетов, а затем предпринимают действия по направлению к конкретной цели. Они разрабатывают эффективные методы управления большим объемом информации и задач. И они уважают потребности своих коллег — в коротких встречах, чуткой обратной связи и понятных указаниях.

Давайте подробнее рассмотрим результаты опроса. Если судить по территориальному распределению ответов, то показатели продуктивности для респондентов из Северной Америки находились примерно посередине шкалы, хотя американцы, как правило, работают дольше остальных. Средний балл по Северной Америке был значительно ниже, чем средний показатель продуктивности для респондентов из Европы, Азии и Австралии. С другой стороны, средний балл Северной Америки был значительно выше, чем средний уровень продуктивности жителей Южной Америки и Африки (впрочем, стоит помнить, что именно по Африке и Южной Америке у нас было наименьшее количество данных).

Подробно изучив полученные данные, мы обнаружили, что более высокие показатели производительности для жителей Европы, Азии и Австралии обусловлены такими устойчивыми навыками, как ежедневное планирование, умение абстрагироваться от поступающих сообщений, сосредоточенность на финальном результате на ранних стадиях работы, а также вдумчивое размышление перед чтением или написанием чего-либо.

Хотя наш опрос выявил существенные различия в показателях продуктивности по континентам, он показал минимальные различия между средними показателями респондентов мужского и женского пола. Среди наших респондентов было 55% мужчин и 45% женщин.

Тем не менее мы обнаружили некоторые примечательные различия в том, как женщинам и мужчинам удавалось добиться такой производительности. Женщины, как правило, получали более высокие баллы, когда речь шла об эффективности совещаний. Женщины чаще, чем мужчины, заранее знакомили коллег с повесткой дня, следили за тем, чтобы встречи длились не дольше 90 минут, и заканчивали совещания обозначением дальнейших шагов, которые необходимо предпринять. Также женщины чаще проверяли свое расписание накануне вечером и быстро отвечали на важные сообщения и письма.

В отличие от женщин мужчины особенно хорошо справлялись с большим потоком сообщений: они не слишком часто проверяли электронную почту и пропускали сообщения с низким приоритетом. Также мужчины чаще, чем женщины, сообщали о том, что специально оставляют свободное место в ежедневном расписании, быстрее добиваются конечного результата и чаще составляют план, прежде чем приступить к написанию отчетов и иных документов.

Помимо территориального и гендерного распределения мы проанализировали ответы по возрасту и занимаемой должности респондентов. Мы выделили пять возрастных групп: наибольшее количество респондентов составляло группу до 30 лет, наименьшее — старше 60 лет. Показатели продуктивности респондентов систематически росли с возрастом. Эта тенденция говорит о том, что с годами люди учатся работать более эффективно. Столь высокие показатели продуктивности респонденты из старших возрастных групп получили благодаря таким навыкам, как умение справляться с задачами, имеющими низкий приоритет, управление потоком сообщений, эффективное ведение совещаний и делегирование задач.

Похожим образом обстояло дело и с уровнем занимаемой должности. Мы разделили участников на пять уровней, где пятый уровень был у сотрудников на самых младших позициях, а первый — на самых старших. Наибольшее количество респондентов пришлось на самый младший уровень, а наименьшее — на самый старший. Это может говорить о том, что профессионалы занимают старшие должности отчасти благодаря навыкам, развивающим продуктивность (и наоборот, когда люди занимают старшие должности, они вынуждены повышать свою продуктивность). Однако набор навыков, связанных с большей продуктивностью, разнился для респондентов, занимающих более высокую должность, и для тех, кто достиг старшего возраста. Респонденты на более высокой должности добивались высокой производительности благодаря лучшему планированию, стремлению к результативности и укреплению коммуникативных навыков.

Наконец, мы обратились к крайним показателям эффективности для каждой демографической категории. К таким значениям мы отнесли показатели тех респондентов, чей общий балл выходил за пределы стандартного отклонения от среднего уровня. Если представить себе это в виде шкалы, то слева находились респонденты с минимальными показателями эффективности, а справа — с максимальными. Мы не обнаружили каких-либо устойчивых территориальных или гендерных закономерностей ни с той, ни с другой стороны, хотя на правой стороне шкалы оказалось несколько младших по возрасту и должности специалистов с самыми высокими баллами.

Специалисты, оказавшиеся на правой стороне шкалы с самыми высокими показателями продуктивности, особенно хорошо справлялись с прокрастинацией, наиболее эффективно достигли финальной стадии разработки продукта и фокусировались на ежедневных достижениях. Низкая оценка тех же навыков обычно была присуща профессионалам с самыми низкими показателями продуктивности. Кроме того, специалисты с высокими показателями обладали лучшими навыками в планировании. Они просматривали свое расписание накануне вечером, заблаговременно оповещали участников встречи о повестке дня и четко определяли показатели успеха своих команд. Профессионалы с низкими показателями хуже оценивали себя по всем этим критериям. Они также не оставляли свободного времени в своем расписании и не писали планы перед тем, как приступить к работе с документами.

Что же следует учесть профессионалам из результатов нашего опроса? Если вы хотите стать продуктивнее, вам стоит работать над вполне конкретными навыками.

Во-первых, планируйте свою работу, исходя из главных приоритетов, а затем действуйте в направлении четко поставленной цели

• Просматривайте расписание на завтра накануне вечером, чтобы окончательно определить приоритеты. Рядом с каждым пунктом расписания пишите, чего вы планируете добиться в результате.

• Рассылайте подробную повестку дня всем участникам совещаний.

• Приступая к крупным проектам, как можно раньше определите ключевые моменты работы для получения предварительных результатов.

• Прежде чем приступить к чтению длинного материала, определите что именно вы хотите из него узнать.

• Прежде чем приступить к написанию длинного текста, составьте краткий план, который поможет вам не сбиться с пути.

Во-вторых, разработайте эффективные методы управления потоком информации и задач

• Включите такие рутинные процессы, как выбор одежды и завтрак, в расписание, чтобы не тратить время на раздумья о том, что вам надеть и съесть.

• Оставляйте в календаре свободное время, которые вы сможете посвятить чрезвычайным ситуациям и незапланированным событиям.

• Проверяйте экраны ваших гаджетов раз в час, а не каждые пять минут.

• Сканируйте сообщения, определяя их важность по теме письма и отправителю.

• Разделяйте большие проекты на части и награждайте себя за успешное завершение каждого этапа.

• По возможности делегируйте задачи, не связанные с вашими ключевыми приоритетами.

В-третьих, уважайте потребность своих коллег в коротких совещаниях, чуткой обратной связи и четких указаниях

• Старайтесь, чтобы встреча длилась не дольше 90 минут (а лучше еще меньше). Завершайте каждую встречу обозначением последующих шагов и назначением ответственных за их выполнение.

• Сразу отвечайте на письма от людей, общение с которыми для вас важно.

• Чтобы привлечь внимание аудитории, говорите, опираясь на краткие заметки, а не на заранее написанный большой текст.

• Установите четкие цели и показатели успешности их достижения, на которые будут ориентироваться команда в процессе работы.

• Чтобы повысить производительность вашей команды, не вините во всем сотрудников, разработайте механизм для предотвращения ошибок в будущем.

Об авторах

Роберт К. Позен (Robert C. Pozen) — старший преподаватель в школе бизнеса им.Альфреда Слоуна при Массачусетском технологическом институте и приглашенный старший научный сотрудник в Брукингском институте.

Кевин Дауни (Kevin Downey) — студент Массачусетского технологического института.