Как правильно представить данные
в презентации

Презентация данных — дело непростое, поскольку разные контексты требуют разных способов подачи сложной информации. Когда директор по продажам объясняет финансовые перспективы представителям на местах, она визуализирует данные иначе, чем консультант по дизайну в письме потенциальному клиенту.

Как же сделать правильный выбор? Задайте себе, прежде всего, пять вопросов.

1. Жанр: презентация или рассылка?

Контекст решает почти все. На презентации важнее выводы, а не те подробности, которые помогли вам прийти к этому выводу. Слайды за считанные мгновения сменяют друг друга, аудитория вынуждена усваивать содержание на лету. Ни у кого нет времени разбираться в сложной информации, никто не станет подбегать поближе к экрану, чтобы все как следует разглядеть. Значит, надо рисовать широкими мазками. Какую тенденцию вы хотите подчеркнуть? Какое сопоставление покажется наиболее выразительным? Ответьте на эти вопросы, если готовите презентацию.

Линии координат, масштабная линейка, всяческие пометки помогают прояснить контекст, но они не должны заслонять собой сами данные. Рисуйте эти элементы легким нейтральным цветом, например светло-серым, чтобы они оставались фоном, а данные вносите тоже нейтральным тоном, но поплотнее, например синим или зеленым. Под конец возьмите яркий маркер и выделите основную мысль. Например, вот так:

Имеет смысл изложить дополнительные подробности в документах или таблицах, которые вы посылаете по почте, а не показываете на презентации. Такие рассылки получатели могут изучить на досуге, разобраться, что обозначает горизонтальная ось и что — вертикальная, прочесть подписи и сделать на основании вашего исследования собственные выводы. Но не перегружайте и читателей, тем более что вы не можете лично растолковать каждому основную идею своей работы. Используйте отбивку, подзаголовки, четкую иерархию визуальных элементов, чтобы помочь им продраться сквозь массивы данных к ключевым пунктам.

2. Какая диаграмма или какая таблица будет более уместна?

Выбирая способ визуализировать данные, вы решаете, какие отношения вам бы хотелось выделить. Вот пример: диаграмма, представляющая инвестиционный портфель.

Когда вы рисуете такой пирог, сразу видно, что инвестиции вкладываются в разные отрасли — но какие-либо другие выводы сделать трудно.

А вот те же данные в виде таблицы:

Вот так гораздо легче понять, сколько инвестируется в каждую категорию. Если вам важно их сопоставить, то удобнее построить такую таблицу. «Пирог» полезнее в том случае, когда вы пытаетесь доказать, что каждая инвестиция составляет существенную часть портфолио.

3. Какое сообщение я пытаюсь передать?

И в презентации, и в рассылке нужно подчеркнуть главные моменты, чтобы аудитория могла уследить за мыслью и сосредоточиться на том, что действительно важно. Например, такую таблицу истолковать трудно, потому что вся информация подана с графической точки зрения равноценно.

Что мы сопоставляем — регионы? Кварталы? Плюсы и минусы? Тут трудно выделить главное. Но добавьте краску, и привлечете внимание к конкретным цифрам.

Теперь ясно: нас интересует, когда и в каких регионах доходы падают.

4. Насколько точно мои иллюстрации передают цифры?

Если пустить в ход все безумные цвета, дополнительные вклейки, яркие спецэффекты, то вы вовсе не завоюете аудиторию, а лишь собьете ее с толку такой пестротой. Посмотрите на иллюстрацию:

Вы в состоянии вычислить доход северного региона за первый год? Сколько там — 17? Или 19? Посмотришь на трехмерную картинку, выстроенную с помощью компьютерной программы — ну, очевидно же, что меньше 20. А на самом деле — 20,4. Таковы подлинные цифры. Чтобы убедиться, нужно смотреть на картинку под правильным углом, но пока найдешь этот угол, опять-таки много времени потеряешь.

Все станет гораздо нагляднее, если картинку сделать плоской.

5. Хорошо ли запоминаются мои данные?

Итак, вы сумели подать данные и точно, и наглядно, однако остается еще одна задача: сделать так, чтобы они запомнились. Хорошо бы придумать некий образ, наглядную метафору, которая ясно покажет размерность величин и навсегда закрепит их в сознании слушателей. Метафора может также увязать то новое, что вы хотите донести, с чем-то знакомым и существенным для слушателей.

Писатель, политический активист Майкл Поллан, чтобы показать, сколько нефти уходит на изготовление бигмака, прибегал к такой поразительной демонстрации: он расставлял на столе стаканы и наливал в них нефть, отмеряя шаг за шагом расходы на каждый этап работы в McDonald’s. Под конец он делал глоток нефти, чтобы все уж точно все усвоили (и капелька юмора — потом Майкл признавался, что это всего лишь шоколадный сироп). Смотрите видео.

[VIDEO]

Поллан мог бы довольствоваться таблицей, но так выходило эффективнее, поскольку он мог преподать аудитории наглядный урок, вызывавший физиологическую реакцию.

Ответьте на пять вопросов, и вы сумеете выбрать такой способ визуализации, который поможет людям увидеть и запомнить все пункты вашей презентации, документа, рассылки, а значит, и в целом вашу мысль лучше поймут и примут.

Читайте по теме:

• Зачем управленцам математика?
• Как сделать крутую презентацию
• Шесть искусств для бизнеса