8 правил, которые помогут решить задачу в
незнакомой сфере

Скорость информационных потоков в современном мире крайне высока, каждый день нам приходится принимать десятки решений. Иногда перед нами ставят такие задачи, которые лежат вне привычной зоны знаний, и для их решения требуется выйти за рамки шаблонов. Например, нужно реализовать новый рабочий проект, с которым вы ранее никогда не сталкивались, или организовать конференцию, если вы не менеджер по организации мероприятий, или срочно подменить коллегу, даже если его задачи не в вашей компетенции. Такие ситуации отнимают больше времени и сил, но успешное решение позволяет выйти на новый уровень, получить бесценный опыт. Кроме того, принятие решений по незнакомой теме — это важный управленческий навык, его нужно развивать и совершенствовать.

Когда перед вами возникает такая задача, нельзя просто полагаться на интуицию или надеяться, что решение придет само собой. Вместо этого стоит разработать собственный план действий. Есть несколько проверенных на личном опыте рекомендаций. Следуя им, вы не получите энциклопедических знаний по теме, но вникнете в нее довольно быстро.

Зафиксируйте цель в понятной для вас системе координат. У каждой задачи должен быть понятный бизнес-смысл: какой результат вы будете считать успешным и как будете его использовать. Это якорь, который не позволит вам уплыть и потеряться в дебрях решаемого вопроса. Иногда полезно подумать над рисками, финансовыми и репутационными, другими словами, определить цену ошибки. Есть вопросы, которые можно доверять только профессионалам из-за сложности, важности и масштабов риска.

Сформулируйте вопросы: вы должны понимать, чего вы не знаете. Если сфера незнакомая, вполне естественно что-то не знать. У вас должен появиться список вопросов, ответы на которые помогут вам. Не будьте к себе строги — это тот самый случай, когда глупых вопросов не бывает.

«Загуглите» тему самостоятельно. В вашей голове должен настояться свой собственный первичный бульон из информации. Скорее всего, у вас возникнет соблазн миновать этот этап и пойти сразу за советом к профессионалам или делегировать задачу, ведь время — самый ценный ресурс. Но этого делать не стоит — чем больше информации о проблеме вы сможете проанализировать самостоятельно на начальном этапе, тем быстрее вы освоите все последующие знания.

Организуйте мозговой штурм со своей командой. Пословицу «одна голова — хорошо, а две лучше» никто не отменял даже в таких нестандартных ситуациях.

Обратитесь к экспертам, поговорите с 4—5 знатоками. Попросите рекомендаций у своих коллег, друзей и родных, озадачьте знакомых в социальных и профессиональных сетях, почитайте форумы и пообщайтесь с теми, кто имеет хорошую репутацию в нужной вам сфере. Информация, которую вы получите от экспертов, структурирует разрозненные данные, найденные самостоятельно. Кроме того, профессионалы обратят внимание на детали, которые казались незначительными. Предлагаемые разными людьми решения будут в чем-то различаться, но вы нащупаете общий тренд.

Найдите консультанта или помощника. По итогам общения с экспертами выберите того, кто сможет давать советы на постоянной основе. Он прежде всего необходим для того, чтобы переводить «экспертный» язык на язык бизнеса, в плоскость «результат-время-риски-деньги». Кроме того, консультант будет вовремя задавать наводящие вопросы и не даст вам отклониться от первоначальной цели. Избегайте сферических перфекционистов — людей, которые замыкаются в строгих рамках устоявшихся правил, не пытаются адаптировать решения под определенную ситуацию, а на вопросы о целесообразности действий отвечают: «так положено», «это сформировавшаяся практика». Они могут значительно увеличить трудозатраты и увести вас от первоначальной цели проекта. Воспользуйтесь советами Роберта Шаффера, как подобрать идеального консультанта.

Помните о взаимосвязях и влиянии на смежные процессы. Вопрос или задача, которую вы решаете, будет неизбежно граничить с другими процессами и проектами. Уделите внимание граничащим областям заранее, определите влияние вашего решения на них, чтобы избежать неприятных сюрпризов потом. Проиллюстрировать важность этой рекомендации можно реальным кейсом одного кадрового агентства. К ним пришел запрос от логистической компании на формирование временной команды операторов, которые должны за неделю занести в новую систему управления поставками действующие договоры и позиции. Дедлайн — «вчера». Задачу сотрудники кадрового агентства решили, а после выяснили у заказчика, что стало причиной сжатых сроков. Оказалось, изначально руководитель проекта предполагал самостоятельно нанять этих сотрудников на позиции с почасовой оплатой, а на задачу было заложено 3 недели. Когда пришло время подавать запрос на подбор в HR-департамент, оказалось, что действующая система учета рабочего времени и оплаты труда не позволяет воплотить решение в жизнь, а внесение в нее изменений означало срыв сроков. Таким образом, задача перешла к подрядчику и стоила заказчику дополнительных денег.

Продумайте страховку. Не забывайте, что играете не на своей территории и велика вероятность того, что при планировании вы что-то не учли. Постарайтесь заранее продумать, как покрывать и преодолевать возникающие временные и финансовые расхождения между планом и реальностью, и заложить дополнительные ресурсы на реализацию плана.

Безусловно, когда вы оглянетесь назад, подводя итоги, какие-то ваши действия покажутся ненужными, вы поймете, что многое сделали бы по-другому. Но когда столкнетесь с подобной задачей во второй раз, это будет уже «ваша тема». Полученный опыт обеспечит вам профессиональный и личностный рост.

Об авторе. Елена Манаева — заместитель HR-директора компании AT Consulting.