«Электронная почта – это дикая собака, которую
необходимо приручить»

О том, как разумно вести электронную переписку, люди спрашивают меня чаще, чем о каком-либо другом аспекте их жизни в интернете. Все начинается с вопроса, как разгрести огромный завал писем, и заканчивается тем, как электронная переписка вписывается в общий поток повседневной работы – похоже, что у большинства людей есть свое «больное место» в этой сфере. Недавно я устроила «День борьбы с проблемами электронной почты» у себя Facebook: мои читатели могли поделиться своими повседневными сложностями в этой сфере, а я предложила быстрые решения для них. Вот проблемы, о которых я услышала, и рекомендованные мной способы их преодоления.

Как отложить письмо в сторону на будущее

Вопрос: Мой почтовый ящик не переполнен, но я не знаю, как поступать с письмами, на которые я не могу отреагировать немедленно. Куда их положить? Как сделать так, чтобы они не стали грудой из ста мейлов, из которых ни один нельзя выбросить, но при этом до большинства из них у меня никогда не дойдут руки? Я только что сменила почтовую программу на моем Mac на Gmail, и у меня не получается сразу увидеть, кому я уже ответила, а какие письма я только прочла, но собиралась ответить позже. Хаос какой-то!

Ответ: Если я прочла письмо, но не ответила на него, я стараюсь пометить его как непрочтенное, чтобы не забыть, или использую сервис followup.cc, чтобы он послал мне это письмо снова в конкретный момент, когда у меня будет время ответить. Также можно попробовать создать папку «ответить позже» и отправлять туда все прочтенные письма, на которые вы не ответили. Выделите определенное время в течение дня, когда вы будете туда заглядывать и реагировать на все, на что еще не успели ответить.

Как закрыть почтовый ящик

Вопрос: Меня гнетет проблема старого почтового ящика: он полон, и я плачу за его хранение на случай, если мне понадобится оттуда какое-нибудь письмо.

Ответ: Экспортируйте все письма, затем переместите их в архив вашей текущей почты. Именно так я объединила свои почтовые ящики.

Как соединить несколько адресов

Вопрос: Я хочу так отсортировать свою почту так, чтобы ничего не пропустить и чтобы важные письма всегда поднимались наверх. Соединить шесть моих разных адресов (да, я знаю, звучит ужасно) в настоящий момент кажется мне слишком сложным. Получается, что это – мой естественный фильтр: я открываю разные почтовые ящики в зависимости от того, чему я в данный момент хочу уделить внимание.

Ответ: Можно создать пять папок в вашем основном ящике, по одной на каждый из ваших адресов. Затем установить фильтр, который пошлет сообщения с каждого адреса в нужную папку, в соответствии с названием (то есть одна из папок будет для писем, адресованных, к примеру, xxxx@gmail.com, а другая – xxxx@youroffice.com). Так у вас будет возможность видеть их все в одном месте или внимательно изучить каждое в отдельности в нужной папке.

Как «приручить» электронную почту

Вопрос: Я считаю, что управление электронной почтой означает ее полную автоматизацию. Я хочу, чтобы она сама себя сортировала и выставляла для себя приоритеты. Электронная почта – это дикая собака, которую необходимо приручить. Если вы не пожалеете времени на ее «воспитание», у вас будет верный друг. Почти каждый сервис, на который вы подписываетесь, посылает вам регулярные сообщения, поэтому вам нужно «приручить» каждый из них, или ваш почтовый ящик будет переполнен не спамом, но рекламными предложениями. Есть ли какой-то способ сделать этот процесс проще – не только для меня, но для многих моих коллег, которые не хотят тратить время на «воспитание» своей электронной почты?

Ответ: Как и вы, я приручаю свою электронную почту, выбирая настройки уведомлений для каждого сайта или социальной сети, на которую я подписана, а также устанавливая отдельные почтовые фильтры, которые делают так, чтобы самые важные письма были в начале и в центре моего внимания (подробности здесь). Но не каждый обладает временем, терпением и техническими навыками для установки собственных почтовых фильтров, и именно поэтому так хорошо, что теперь есть немало инструментов, которые неплохо фильтруют почту вместо вас. Сайт Other Inbox предлагает прекрасный каталог клиентов и сервисов, которые помогут вам отфильтровать и организовать свои письма и отписаться от ненужных. Сама я пользуюсь Other Inbox Organizer много лет как способом быстро рассортировать письма по категориям. Unroll.me прекрасно отписывает меня от массовых рассылок или объединяет их в единый дайджест; а Mailstrom полезен для расчистки завалов ненужных писем. Еще один хороший вариант – Sanebox, но он может заменить вас в создании правил для вашей почты, только если вы хотите потратить деньги на полный набор его услуг. Есть ли в этом смысл для вас, зависит от того, чего вам больше жаль – времени на создание собственных фильтров или денег на подобные услуги.

Как обращаться со старой, не имеющей отношения к настоящему моменту, перепиской

Вопрос: Как стереть то, что я храню только из страха потерять что-то важное?

Ответ: Зачем вообще что-то стирать? Только незначительный процент моих писем вообще приходит ко мне во «Входящие». Большинство из них фильтруется и оказывается в папках «Новости» или «Счета». А еще у меня есть большая папка «для всего» под названием «Архив», куда я бросаю все, что не хочу стереть. Обычно для поиска писем я полагаюсь на функцию поиска, поэтому папки не так уж важны – они существуют лишь для того, чтобы избавить от писем мои «Входящие», и для конкретных случаев, когда я хочу видеть все письма о чем-то в одном месте (например, все сообщения конкретной подписки, которая мне на самом деле нужна; все счета, связанные с моим бизнесом).

Об авторе: Александра Сэмюэль – спикер, исследователь и писатель, автор книги «Work Smarter with Social Media» (Harvard Business Review Press, 2015)

* деятельность на территории РФ запрещена