Начинайте готовиться
к отпуску

Если вы задавались вопросом, стоит ли отдых нервов, потраченных на подготовку к отпуску, то знайте: эта проблема беспокоит не только вас. Более половины американцев не используют часть положенного отпуска, поскольку считают, что слишком загружены, или опасаются, что никто не справится с работой во время их отсутствия.

Как консультант по вопросам управления временем, я связываю стресс перед отпуском с двумя факторами: необходимостью успеть закончить дела и пребыванием вне офиса. Оба фактора могут вызвать чувство вины и даже страх. Люди боятся, что произойдет нечто ужасное, если они будут недоступны. «Вдруг пока меня нет, кто-нибудь заметит, что я не продвинулся в работе над проектом? Вдруг что-то важное останется без внимания? А если клиенту будет нужна моя помощь? Вдруг коллеги посчитают меня плохим человеком, раз я иду в отпуск, когда работа не доведена до идеального завершения» — некоторых эти страхи заставляют отказаться от отпуска, а других вынуждают заниматься бесполезными вещами.

Люди пытаются переделать всю работу перед отпуском или продолжают работать на отдыхе вместо того, чтобы передать свои задачи коллегам или отложить работу над проектом. В первом случае вы подвергаете себя стрессу и рискуете лишиться сна, во втором вам будет обидно, что отдохнуть не удалось, хотя физически вас и не было в офисе.

Конечно, полностью избавиться от стресса при подготовке к отпуску не получится. Но перечисленные ниже стратегии помогут справиться с трудностями и настроиться на успешное возвращение к рабочим обязанностям после отдыха.

Планируйте заранее. Отпуск может стать колоссальным стимулом завершить проекты, нужно только спланировать все заранее. Для этого выделите себе время за три-четыре недели до начала отпуска и все обдумайте. Определитесь, что нужно обязательно сделать перед уходом. Затем подумайте, что еще было бы желательно сделать.

С четким графиком на ближайшие недели вам будет проще объективно оценить свою загрузку и изменить что-то при необходимости. Если вам не удается расставить приоритеты, когда до отпуска три-четыре недели, спросите себя, что бы вы сделали, если бы оставалось две или всего одна неделя. Это и будут ваши приоритетные задачи, а все остальное попадет в категорию желательных.

После этого выделите в своем графике время для обязательных задач. Спланируйте дела таким образом, чтобы завершить эти задачи хотя бы за неделю до отпуска. Так вы успеете, даже если появятся какие-то непредвиденные задачи (обычно они обязательно появляются) или на их выполнение будет уходить больше времени, чем вы ожидали. Запасная неделя позволит гибко решать срочные вопросы и спокойно доделать необходимое.

Взаимодействуйте с коллегами. Даже если вы приведете дела в идеальный порядок, некоторые задачи все равно нельзя оставить полностью без внимания на время отпуска. Попросите коллегу взять на себя вашу роль, чтобы вам удалось отдохнуть по-настоящему. Лучше всего предупредить коллегу за неделю или раньше и объяснить, какая помощь вам нужна (например, выполнение конкретной обязанности или контроль над определенным проектом). Понять, кто станет лучшей заменой, обычно несложно. Это может быть человек, который работает над тем же проектом. Если подходящая кандидатура быстро не находится, обсудите этот вопрос с начальником.

Что нужно оставить человеку, который будет вас заменять? Сроки и ожидаемые результаты, контакты основных внешних и внутренних участников проекта, клиентов, а также свои контакты на время отъезда. Иногда достаточно письма, но лучше всего встретиться или созвониться, чтобы удостовериться, что ваше видение совпадает. Если нужно, представьте замещающего вас сотрудника в письмах тем, кто вовлечен в работу над проектом. Кроме того, включите его контактные данные в сообщения голосовой почты и автоответчика на электронном ящике. Таким образом, если случится что-то непредвиденное, будет понятно, к кому обращаться.

Решите, с чем лучше подождать. Определившись с тем, что нужно сделать до отпуска и какие задачи нужно передать коллегам, решите, чего вы не будете делать до отъезда. Задуматься об этом я советую заранее, но окончательно определиться нужно будет за три-четыре дня до отпуска. К этому времени вы должны четко понять, какие задачи можно отложить, и сообщить об этом руководителю, коллегам по команде и всем, кто вовлечен в работу над вашими проектами.

Возможно, разговор окажется неудобным, но всегда лучше честно рассказать о своих ожиданиях, чем оставить людей в неведении и столкнуться с так называемым «кризисом середины отпуска» из-за недостатка коммуникации. Предоставьте коллегам актуальную информацию о статусе проектов и предупредите, что до вашего возвращения ничего не изменится. Кроме того, дайте знать сослуживцам, с которыми вы чаще всего контактируете, что в отъезде вы будете совсем или частично недоступны.

Отключитесь. На некоторых людей длительный отрыв от работы действует как нехватка кислорода. Иногда тому, чтобы оставаться на связи в отпуске есть причины, например, готовящаяся сделка, которую нужно проконтролировать, или срочный, требующий незамедлительного решения вопрос. Если вы не можете отключаться полностью, установите границы. Например, можно посвящать работе один час каждое утро, но на все остальное время дня забывать о компьютере. Есть и другой вариант: попросите коллегу сообщать о статусе важного проекта. Это позволит вам получать нужную информация без необходимости заглядывать в почту и риска погрязнуть в рабочих вопросах.

Если можете позволить себе по-настоящему отключиться, сделайте это. Понимание того, что мир без вас не рухнет, подарит удивительное чувство свободы. Полностью отвлекаться от работы полезно для здоровья: благодаря этому снижается уровень стресса, улучшается сон, повышается качество общения, концентрация внимания и креативность. На время отстранившись от работы, вы получаете шанс взглянуть на нее под другим углом. Это помогает нам не забывать, что дело может продвигаться и без нас, по крайней мере какое-то время. И напоминает о важности жизни вне офиса. Так вы научитесь не только отключаться от работы во время следующего отпуска, но и грамотно отдыхать от нее каждый день, например, отказавшись от вечерней проверки рабочей почты из дома.

Легко ли отдыхать, не работая? Не всегда. Но если стратегически подойти к подготовке, то можно облегчить предотпускной синдром. Прямо сейчас поставьте себе напоминание перечитать эту статью за четыре недели до следующего отпуска. Эти рекомендации помогут снизить предотпускной стресс и как следует отдохнуть.

Об авторе. Элизабет Грейс Сондерс — консультант по вопросам управления временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Training и автор книги «The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success With Less Stress».