Как работать над проектом, если вас все
время отвлекают

Каждое утро вы воодушевленно записываете первым пунктом в своем списке дел: «Поработать над презентацией!». Возможно, вы даже подчеркиваете этот пункт. Возможно, даже дважды. Но уже к концу дня ваша решительность угасает: да, опять весь день ушел на совещания, а в перерывах между ними вы совсем не притронулись к своей презентации.

Вы ждете «идеального момента», чтобы сесть и одним махом закончить проект. Но совещание следует за совещанием, и задача по презентации мертвым грузом продолжает кочевать изо дня в день в вашем списке дел. Наконец, вы понимаете, что дальше так продолжаться не может. В приступе активности вы работаете над ней целые сутки. Вы успеваете в срок, но этот процесс приносит вам страдания, и вы с ужасом думаете о следующей большой задаче, требующей выполнения.

Этот порочный круг из задач повышенной важности и отвлекающих факторов вроде совещаний может стать настоящей пыткой. Но даже если вы именно так и работали всю свою жизнь, должна вам сказать как коуч по вопросам управления временем: в ваших силах придерживаться более стабильного и менее напряженного подхода. Предлагаю несколько советов, которые помогут вам завершить проект даже в бесконечном круговороте совещаний.

Первым делом позвольте мне развеять миф о том, что для работы над проектом необходимо «идеальное» время. Вы можете сколько угодно мечтать о дне или хотя бы о половине дня без совещаний, но такого может никогда и не случиться. Именно ожидание подходящего момента не позволяет вам приступить к проекту. Гораздо лучше принять реальность и работать в ее рамках.

Далее необходимо понять, как разбить большой проект на более мелкие части, над которыми можно работать между совещаниями. Можно составить чек-лист, который станет инструкцией по пошаговому достижению цели в течение тридцатиминутных перерывов. К примеру, для подготовки к презентации такой список может выглядеть следующим образом:

• Найти письмо от начальника, в котором перечислены ключевые пункты для презентации;

• Посмотреть записи с прошлого совещания;

• Поговорить с менеджером проекта;

• Обдумать структуру презентации;

• Набросать основу презентации;

• Добавить графики;

• Перепроверить цитаты;

• Проверить презентацию на ошибки;

• Отправить на согласование;

• Назначить встречу для тренировочной презентации;

• Внести правки;

• Написать повестку встречи, на которой состоится презентация;

• Распределить вопросы повестки.

Если вы будете вычеркивать всего по одному-двум пунктам за раз, вы все равно заметите прогресс. И, когда вы вернетесь к работе над презентацией, вы уже будете знать, где остановились в прошлый раз и над чем предстоит потрудиться сейчас.

Еще одна стратегия — гарантировать себе определенное количество времени для сосредоточенной работы, отметив в календаре повторяющуюся задачу. Например, некоторые мои клиенты оставляют себе пару часов каждое утро для задач, требующих концентрации. Другим удобнее отводить это время вечером. Если вы будете посвящать проекту всего по часу в день ежедневно (а лучше больше), вы будете наблюдать ежедневную и еженедельную динамику. Скорее всего, кто-то будут пытаться назначать с вами встречи в эти часы, но вам нужно постараться жестко соблюдать установленные границы.

Появившиеся благодаря повторяющимся задачам «окна» в вашем расписании дадут вам некоторое время между совещаниями. Но чтобы закончить работу, нужно предварительно распланировать, что вы будете делать в эти освободившиеся часы. Если у вас не будет четкого плана, вы можете пойти по пути наименьшего сопротивления и станете делать то, что первым придет на ум — например, начнете сортировать почту.

Грамотно распределить время в освободившиеся временные окна можно несколькими способами. Один из них — ставить проект в расписание сразу после постановки задачи. К примеру, после того, как встреча для презентации последних данных по вашему проекту назначена, вы можете сразу отметить соответствующие проектные задачи в своем календаре, чтобы запланировать свою подготовку к этой встрече. У вас может появиться несколько задач, посвященных работе над презентацией в PowerPoint, а также задача по отработке выступления перед коллегами. Я часто пользуюсь этой стратегией — ставлю задачи в календарь сразу же после их появления (например, написать статью или составить расписание для клиента).

Еще один способ — еженедельно оценивать задачи в календаре и расставлять приоритеты. Можно делать это самостоятельно, но в некоторых случаях такой подход требует командного планирования. После определения приоритетных задач поставьте наиболее важные в свободные временные слоты. Это даст вам реальную картину того, сколько времени понадобится на задачи, а также позволит понять, что нужно успеть закончить, чтобы в их выполнении наблюдался прогресс. Затем, когда вы сядете за работу над проектом, посмотрите на свой чек-лист из небольших задач. Выполните сперва их, а за 10 минут до встречи можете проверить почту.

Не забывайте сохранять выполненную работу и оставляйте себе напоминания о том, на каком месте вы остановились и с чего начать в следующий раз. Вы можете писать дополнения к своим задачам, например, такие: «голосовое сообщение отправлено менеджеру, в пятницу напомнить, если не ответит». И не забывайте вычеркивать пункты после выполнения задач.

Каждый из нас мечтает о дне, когда ему не нужно будет отвлекаться и участвовать в совещаниях, но в наших силах закончить работу над сложным проектом и в текущих условиях, без такого дня. Используйте перечисленные выше способы и займитесь своим проектом прямо сейчас.

Об авторе. Элизабет Грейс Сондерс (Elizabeth Grace Saunders) — консультант по вопросам управления временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Training, автор книг «How to Invest Your Time Like Money» и «Divine Time Management».