Cоветы для тех, кто работает с утра до ночи и ничего
не успевает

Иногда удается очень четко разделять работу и личное время, однако в некоторых сферах границы размыты или их практически нет. В этом случае не отвлекаться на работу, особенно мысленно, находясь дома, — большая проблема.

Может получиться, что вы сидите за ужином, дочь рассказывает, как у нее прошел день, но вы не слышите ее, а думаете, не пришло ли вам письмо от начальника. Вы проводите за ноутбуком время, которое могли бы потратить на сон, занятия спортом или разговоры с супругой. Может казаться, что у вас в жизни все в порядке, однако в финансах и домашних делах — неразбериха, потому что у вас нет времени оплатить счета, спланировать пенсию или сделать уборку.

Как я писала в статье, посвященной выстраиванию границ, многое зависит от сферы деятельности, рабочей культуры, коллег. Но в большинстве случаев можно сделать так, чтобы меньше отвлекаться на работу в нерабочее время.

Как консультант по управлению временем, я сформулировала четыре принципа, которые могут помочь вам. Предлагаю постепенно вводить изменения и наблюдать, насколько вам удастся оставлять работу на работе физически и умственно.

Шаг 1. Определите свои «нерабочие часы»

Если у вас традиционная работа с 9 до 17 часов, ваш рабочий день уже задан. Но если у вас гибкий график, нужно определиться, когда вы работаете, а когда — нет. Если требуется отработать определенное число часов в неделю, для начала распределите их вокруг своих фиксированных личных задач, например, с учетом необходимости отвезти детей в школу или на дополнительные занятия, в соответствии с расписанием транспорта или графиком тренировок. Когда вам нужно приступить к работе и когда закончить ее, чтобы получилось нужное количество времени?

С другой стороны, если ваша компания не фиксирует объем рабочего времени, например, если вы фрилансер или вас оценивают только за результаты, но работа все равно отнимает почти все время бодрствования, примените противоположный подход. Подумайте, сколько часов вы хотите потратить на сон, занятия спортом, семью, друзей, уборку, финансы и т. д. Затем посмотрите, сколько вам нужно выделять ежедневно и еженедельно на эти дела. Так вы сможете определить, какое время сделать нерабочим.

Шаг 2. Не держите все в голове

Далее разберитесь, что вам нужно сделать и когда вы закончите. Нужно куда-нибудь записать все необходимые задачи — в блокнот, приложение, систему управления проектами или календарь. Важно, чтобы вы не лежали ночью в постели, прокручивая в уме перечень дел.

Составив список, спланируйте работу. Возможно, вам понадобится выделить время в графике, чтобы заранее подготовить отчет, внести в календарь встречи на следующий день или выделить на выполнение своих задач конкретные часы и не назначать на это время совещания и не решать вопросы коллег. Планирование помогает снизить тревогу, что что-то останется без внимания или вы пропустите дедлайн.

Последний рецепт, который поможет разгрузить голову, — подведение итогов в конце рабочего дня. Просмотрите список дел на день и календарь и проверьте, все ли срочные дела сделаны. Можно также быстро просмотреть электронную почту и ответить на все срочные письма, пока вы в офисе. Кому-то будет удобно проверять почту в самом конце рабочего дня, за 15—30 минут до выхода. Другим лучше поставить в календаре напоминание за час или два до ухода. Так у вас будет больше времени закончить дела.

Шаг 3. Договаривайтесь с коллегами

В некоторых ситуациях можно выставить временны́е пределы, например: «после 18 часов я недоступен». Но иногда границы более размыты.

Если вы можете провести четкую линию между работой и домом, рекомендую прямо обсудить это с коллегами. Например, можно сказать: «Обычно я ухожу с работы в шесть вечера, если вы захотите связаться со мной после этого времени, то я смогу ответить после девяти утра следующего рабочего дня». Иногда ваши действия могут говорить сами за себя. Если вы никогда не отвечаете после 18 часов до следующего рабочего дня, становится понятно, что в это время вы недоступны.

Но если ваша работа требует постоянно быть на связи, можно установить определенные правила, чтобы исключить нежелательные прерывания. Например, сказать: «Можете присылать мне сообщения с вопросами в течение дня, но после шести вечера, пожалуйста, пишите по электронной почте, если вопрос не очень срочный». Если у вас очень гибкий график и вы делаете длинные перерывы в работе в течение дня, например, чтобы сходить в спортзал или забрать детей из школы, предложите связываться с вами определенным предпочтительным для вас способом. Например: «В течение дня могут быть периоды, когда я не рядом с компьютером. Если вам нужен быстрый ответ, звоните или отправляйте сообщение». Так вы будете знать, что от личных или семейных дел вас отвлекут только по действительно важным вопросам, и при такой необходимости вам позвонят или напишут сообщение, а все остальное вы сделаете тогда, когда сможете полноценно посвятить себя задаче.

Шаг 4. Делайте работу на работе

Может показаться, что я сошла с ума, но, пожалуйста, разрешите себе делать работу на работе. Многие считают, что «настоящая работа» начинается после 17—18 часов, когда все остальные ушли из офиса, или когда дети уже спят. Все просто: в эти несколько ценных часов никто не заглядывает к вам в кабинет и не просит что-то срочно сделать. Но если вы не хотите отвлекаться на работу в нерабочее время, то ею надо заниматься в течение дня.

Вы уже сможете многого добиться, если будете соблюдать рекомендации пункта 2. Следите за временем. Выделяйте часы на проектную работу. Отмечайте в календаре интервалы для ответов на электронные письма. И если нужно куда-то пойти или поехать для решения задачи, сделайте это. Назначайте встречи самому себе и ходите на них, чтобы переделать дела. Особенно трудно, а то и вовсе невозможно, не отвлекаться на работу, когда вы испытываете стресс из-за того, что что-то не сделано.

И если вы должны (или хотите) заниматься проефссиональными задачами за рамками стандартного дня, ограничьте их по времени. Например, скажите себе: «Cегодня я буду работать с восьми до девяти вечера, и все». Или: «я потрачу на работу три часа в субботу с 13 до 16 часов, но не буду думать о делах ни до, ни после». Гораздо лучше выделить определенный интервал и придерживаться его, чем думать о работе всю ночь или все выходные и ничего не делать.

Нам всем необходимо отдыхать, чтобы выполнять работу максимально хорошо. Уделяя время себе, без постоянных мыслей о работе, мы сможем проявить себя с самой лучшей стороны. Не могу обещать, что ни одна мысль о делах вас не посетит, но выполняя эти четыре шага, вы сможете меньше отвлекаться на свои профессиональные задачи в нерабочее время.

Об авторе. Элизабет Грейс Сондерс (Elizabeth Grace Saunders) — консультант по вопросам управления временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Training, автор книг «How to Invest Your Time Like Money» и «Divine Time Management».