Простой прием, который поможет разобраться даже с самым сложным
списком дел

Пандемия коронавируса вынуждает многих из нас постоянно определять приоритетность задач и дел. Возможно, вы вместе с командой перешли на удаленный режим работы, пытаетесь удержать старых и привлечь новых клиентов или наращиваете темпы, чтобы справиться с повысившимся спросом. И это только работа. На домашнем фронте мы также продолжаем решать множество задач: нужно сохранить продуктивность, позаботиться о родных и близких и сделать все возможное, чтобы поддержать здоровье. И теперь, как только мы начали входить в новый ритм, нужно строить планы по возвращению на работу.

В такой ситуации легко почувствовать, что теряешь контроль и не знаешь, с чего начать. Во времена кризиса (а сейчас как раз такое время) Дуайт Эйзенхауэр, бывший президент США и генерал времен Второй Мировой войны, предлагал сосредоточиться на двух критериях: важности и срочности. Стивен Кови популяризировал матрицу с использованием этих критериев, и ее можно адаптировать для сегодняшних условий. Одна ось предназначена для важности, а другая — для срочности. Когда необходимо определить приоритетность дел, эта матрица может помочь вам решить, когда делегировать, отменить или отложить менее важное и сосредоточиться на самом главном. 

Как устанавливать приоритеты

Начните с составления списка, включающего все вопросы, которые постоянно не дают вам спать по ночам. Если их слишком много, попробуйте составить списки по разным проектам, командам или сферам, таким как работа, дом, дети.

Затем уделите время двум шкалам. Для начала решите, как будете определять важность задачи. Можно использовать для этого такие критерии, как вероятность успеха, воздействие (по результату или важности показателей), конкурентное преимущество, соответствие ценностям, затраты, риск и необходимость или желательность. Затем решите, как будете определять срочность: с помощью временных границ (например, сегодня утром, до конца дня, на этой неделе, в этом месяце) или последствий или преимуществ, которые вы получите, выполнив или отложив ту или иную задачу.

И, наконец, необходимо нанести задачи на матрицу. В правый верхний угол поместите важные и срочные задачи. Это ваши основные приоритеты. Они чувствительны ко времени и важны. Хватит снова и снова говорить о необходимости их выполнения, беритесь за них прямо сейчас. Это могут быть критичные вопросы, касающиеся клиентов, поджимающие сроки поставок или дела, оставшиеся с прошлой недели, важность и срочность которых повысилась.

Расстановка приоритетов, когда дел слишком много

Верхний левый угол предназначен для важных, но менее срочных задач. Это задачи необходимы для достижения ваших целей, но их не обязательно выполнять прямо сейчас. Чтобы не дать этим задачам затеряться, запланируйте для их выполнения конкретное время и абсолютный, крайний срок. Возможно, вам понадобится составить план для стратегического поворота в обозримом будущем, организовать интервью с клиентами после запуска нового продукта или проверить, как работает новый сотрудник. Часто, если подобные вопросы игнорируются, они переходят из категории «потихоньку закипающих» на заднем плане в «переливающиеся через край».

В нижнем правом углу расположены менее важные задачи. Решение этих задач не принципиально для ваших целей, часто их можно поручить другим людям и команде. Их можно выполнить, запустив проекты, которые помогут другим добиться успеха, будут способствовать автономии или работе над проблемой в парах. Эти дела можно сделать с помощью других.

И, наконец, в нижнем левом углу сосредоточены менее важные и менее срочные задачи. Нужно найти способы быстро решить, что с ними делать. Начните с удаления устаревших задач. Для оставшихся определите, можно ли их отложить, оценив отрицательные последствия и их обратимость. Подумайте, можно ли по некоторым из них добиться быстрых результатов, приложив меньше усилий.

Расстановка приоритетов подходит и для команд

Матрица важности/срочности также будет полезна, когда команды сбились с пути и дезорганизованы. Соберите команду виртуально или лично и пройдитесь по квадратам матрицы, используя доску в Zoom или наклеивая листки бумаги на реальную доску.

Если ваш список дел по-прежнему слишком велик, попробуйте сделать еще один заход и выявите задачи, которые вы можете контролировать. Для тех задач, которые вы не можете контролировать, но на которые можете влиять, найдите способы их продвижения. Задачи, которые вы не можете контролировать и на которые не можете влиять, имеет смысл на время отложить. Понаблюдайте за ними и подождите, пока условия изменятся.

Поддерживаете динамику этой матрицы, регулярно пересматривая ее по мере выполнения дел, появления новых задач и изменения контекста. С помощью матрицы срочности/важности вы можете направить энергию туда, где она больше всего нужна в данный момент.

Об авторах

Эллен Остер (Ellen Auster) — профессор стратегического управления в Школе бизнеса им. Шулика Йоркского Университета и исполнительный директор программы YorkChangeLeadership. Ее исследования посвящены изменениям стратегии, трансформациям и выходу из кризиса. Ею опубликовано свыше 45 научных и практических статей и четыре книги, включая «Stragility: Excellingat Strategic Change», написанную в соавторстве с Лизой Хилленбранд.

Шэннон Остер-Вайсс (Shannon Auster-Weiss) — директор в технологическом стартапе Care Guide и координатор программ в Associate Product Managers, ведущей канадской обучающей программы по управлению продукцией. Она выпускница VentureforCanada, национальной программы ускорения карьеры, развивающей предпринимательские навыки у молодых канадцев.