Беритесь за меньшее количество дел, и вы
успеете больше

Вера в то, что всегда надо стараться сделать как можно больше, — опасное заблуждение.

У любого сложного дела есть своя цена. Каждый раз, когда вы подписываетесь на какую-то принципиально новую и сложную для себя работу, вы не только ставите цель — закончить задание как таковое, но также вспоминаете, как именно делать подобную работу, утрясать административные расходы и завершать проект точно в поставленные временные рамки.

К несчастью, попытки взять на себя непосильную ношу заканчиваются тем, что вы проводите большую часть времени, пытаясь разгрести завалы, вместо того чтобы заниматься чем-то, что действительно развивает вас, представляет ценность и в конечном итоге дает удовлетворение от того, что вы делаете. Многие сотрудники в крупных организациях тратят кучу своего времени на посещение встреч, нацеленных на обсуждение порядка выполнения работы, написание электронных писем о ходе выполнения тех или иных проектов и беспокойство о том, как им следует поступить, чтобы закончить все дела (при этом едва ли достигая каких-либо заметных результатов). И так каждую неделю. Такие люди считают, что надо браться за все, нельзя говорить «нет», ведь именно ваша загруженность и есть тот самый маркер успеха, но на практике вы воспринимаете весь этот список дел как нечто неотвратимое.

Но те специалисты, что приносят реальную пользу своим организациям, используют принципиально иной подход к повседневной деятельности. Они начинают с установления абсолютной ясности в отношении действительно важной и серьезной работы, которая приведет к конкретным результатам. Когда появляется какой-то новый проект, они делают перерыв, чтобы оценить и взвесить, соответствует ли эта новая работа уже знакомым им критериям, необходимым для положительного решения о ее принятии к выполнению. Оценка масштаба предполагаемых проектов — от простого запроса на проведение встречи до крупного запроса на целый проект — вовсе не говорит об отсутствии субординации или нежелании помочь. Напротив, это позволяет понять, что именно представляет собой такая новая деятельность: уточнение сроков сдачи того или иного проекта происходит не просто так, ведь в случае плохого тайм-менеджмента слишком сжатые сроки могут привести к полному провалу вместо блестящего выполнения наиболее приоритетных задач.

Читайте материал по теме: 4 расхожих мнения о тайм-менеджменте

Это простая математика. Каждый новый проект разбивает ваше время на все более мелкие части, так что у вас остается все меньше возможностей действительно погрузиться во что-то серьезное. В то же время, если вы уменьшите количество ваших обязанностей, у вас будет больше времени на каждый отдельный проект. На уровне конкретного специалиста это будет означать ваше желание найти идеальный баланс между количеством проектов и количеством времени, нужном вам для того, чтобы преуспеть в работе над ними. Тот же принцип работает как на уровне отдельного департамента, так и компании в целом. Обещание меньшего количества проектов, новых продуктов и даже новых клиентов позволяет людям достигать ошеломляющих успехов в выполнении оставшихся заданий.

Лучший способ выбраться из порочного круга чрезмерного рвения и недостаточной производительности — это тщательное взвешивание того, за что вы решаетесь браться. На самом деле вы сможете больше, если возьметесь за меньшее. Вот несколько приемов, которыми вы можете воспользоваться, чтобы не взваливать на себя неподъемную ношу.

Выдерживайте паузу. Всегда, когда это возможно, старайтесь не подписываться на новые задания в ту же секунду. Вместо этого выделите достаточно времени на принятие решения, создав для себя возможность сделать разумный выбор. Во-первых, задавайте уточняющие вопросы. Например, когда кто-то просит вас подготовить презентацию, скажите: «Звучит интересно. Что вы планируете в ней отразить?» Подтвердите тему, формат, а заодно и стилистику, чтобы иметь четкое представление о том, сколько подготовительной работы потребует от вас такая презентация. Затем попросите выделить немного времени, чтобы взглянуть на проекты, находящиеся у вас в работе, и вернитесь с ответом: «Мне нужно проанализировать мою текущую нагрузку. Будет разумным, если я вернусь к вам с ответом завтра, вы не против?» Люди стремятся быть разумными, поэтому обычно они отвечают «да». Если обсуждение происходит по электронной почте, вам даже не нужно будет просить время на обдумывание — просто не спешите с ответом.

Читайте материал по теме: Почему работу не следует откладывать на потом

Чаще говорите «нет» и делайте это заранее. Если вы сразу же понимаете, что у вас нет возможности и ресурсов, чтобы взять новый проект на себя, сообщите об этом немедленно. Чем дольше вы тянете, тем сложнее потом будет отклонять просьбу и тем сильнее будет разочарование другого человека при получении вашего отрицательного ответа. Простой фразы вроде «звучит очень заманчиво, но, к сожалению, я сейчас загружен по горло» вполне достаточно.

Обдумайте задание. Если вы собираетесь взять проект на себя, перестаньте обдумывать, что вам нужно сделать, чтобы завершить его. Работа над презентацией, например, может включать в себя общение с ключевыми акционерами, проведение анализа данных, формирование слайдов и репетицию выступления. Для более масштабного проекта задачи могут быть более обширными и менее понятными. Набросайте известные вам исходные данные и приблизительно оцените время, которое потребуется вам на реализацию отдельных этапов проекта.

Чаще заглядывайте в свой ежедневник. Если вы задумали что-то сделать, проверьте свой ежедневник. Так вы легко сможете определиться, когда у вас есть время, если оно есть, чтобы выполнить задуманное. В случае с подготовкой к презентации, если вы видите, что в вашем календаре для этого есть свободное время, вы с уверенностью можете поучаствовать в проекте, оставив для этого в своем графике нужное время. Если в вашем расписании нет ни одной свободной минуты ни сейчас, ни ко дню выступления, а оно требует определенной подготовки, попробуйте следующее. Первое, что в этом случае можно посоветовать, — откажитесь от выступления, сославшись на отсутствие времени. Есть еще вариант: попробовать перенести сдачу текущих проектов на более поздний срок с тем, чтобы поучаствовать в новом и интересном для вас задании. Для этого просто взвесьте все за и против: стоит ли новый проект отказа от прежних и надо ли слишком усердствовать ради этого? Если вы растерялись при ответе на этот вопрос, спросите у вашего менеджера: «Мне поручили презентацию для компании Х. В связи с чем мне придется отложить проект для компании Y. Как вы считаете, следует ли мне в этом случае поучаствовать в выступлении для компании Х или нет?» Эти подходы помогут вам правильно распределить работу и время на ее выполнение.

Читайте материал по теме: Как излечиться от синдрома хронической занятости

Пересмотрите взятые на себя обязательства. Если вы решили взяться за нечто для себя новое и вам придется как-то при этом распределять текущие задания, попробуйте заранее объяснить коллегам, что им стоит, а чего не стоит ждать от вас. Им может не понравиться, что вы решили проявить инициативу и взяться за что-то еще, но если ваш руководитель одобряет ваши действия и это соответствует поставленным перед вами целям — вы на правильном пути. К тому же, если вы сразу предупредите их, каких результатов от вас можно ожидать, никто не расстроится. Так вы сможете обсудить другие сроки сдачи проекта или возможность делегировать это задание другому, менее загруженному сотруднику.

Когда вы наконец уже определились со всеми своими заданиями, занесите их в календарь. Так вы сможете отслеживать сроки выполнения работы и время, которое на нее отведено. Отнеситесь к этому со всей серьезностью: планирование поможет вам правильно распределить время и вместе с тем качественно выполнить свою работу. Отводите на любое задание достаточное количество времени. Когда вы можете позволить себе сосредоточиться на своем деле, а не погружаться в важную работу урывками по 20—30 минут между прочтением электронной почты и ежедневными рабочими встречами, вы сможете получить истинное удовольствие от вашей деятельности.

Читайте по теме:

• Как избавиться от надоевших дел
• Борьба с лишней перепиской: начните сверху
• Помогите другим — и у вас будет больше времени