Как спланировать свой день, если вы противник
жесткого расписания

Многие люди с творческим складом ума противятся любым правилам, отвергают саму идею планирования, и в результате их жизнь лишается столь желанной ими же самими гармонии.

Если вы именно такой человек и не готовы заниматься рутиной, пора отказаться от мысли организовать свое время по чьим-то правилам и вместо этого повышать личную эффективность, следуя собственным творческому темпу, ритму жизни и ее пульсу.

Дизайнер и автор книг о дизайне Стивен Брэдли однажды заметил: «Осознаете вы это или нет, дизайн всегда обладает своим внутренним ритмом. Он придает смысл пространству и порождает определенное настроение. Именно благодаря ритму люди могут оценить сам дизайн».

Если вам близок такой подход, я поделюсь с вами некоторыми идеями, почерпнутыми из моей профессиональной жизни и опыта работы коучем по тайм-менеджменту. Они помогут вам правильно распределить время, которым вы располагаете, а также ваши силы, интересы и задачи.

Ритм месяца

Обычно человек успевает сделать за месяц больше дел, если планирует их не так много. Естественный ритм большинства людей подсказывает, что за месяц можно завершить один крупный проект или достичь одной личной цели. Это не значит, что месяц напролет нужно посвятить только этому, бывает, что приходится решать задачи посложнее — например, выбор и установка нового софта или организация пространства в студии. Наметив на месяц три подобных дела, вы, скорее всего, мало преуспеете по каждому из них. Но если вы посвятите месяц одной конкретной задаче, то с большей вероятностью вы справитесь с ней или будете близки к завершению. Примите во внимание этот ежемесячный ритм, и вы добьетесь большего удовлетворения.

Кроме того, нужно учитывать то, как распределены ваши силы и энергия в течение месяца. Исключения, конечно, возможны, но большинство людей способны совершить не более одной-двух поездок за месяц и не сбиться при этом с ритма. Учтите также эмоциональные затраты на проведение мероприятий или прием гостей у себя дома. Все это вносит в жизнь приятное разнообразие, но тоже сбивает с ритма, особенно когда исключения превращаются в правило.

Ритм недели

Проекты, встречи, обязательные дела меняются от недели к неделе, но нужно уловить тот ритм недели, который будет наиболее всего благоприятен для вашей деятельности. Мыслите как дизайнер: сделайте заготовку, а потом надстраивайте и модифицируйте в соответствии с конкретным проектом (в данном случае проект — рабочая неделя) свое расписание.

После долгих экспериментов я установила для себя такой идеальный ритм:

• В понедельник утром — несколько «вводных часов», отведенных на составление недельного плана и обработку скопившейся за выходные информации.
• Во второй половине дня в среду я полностью занята главным проектом. Мелочами я занимаюсь всю неделю напролет, но когда нужно сосредоточиться на важном деле — например, написание новой книги, — лучше всего освободить полдня от встреч. Тогда я иду в мое любимое кафе и работаю, ни на что не отвлекаясь и без перерывов. Сразу же отмечу два преимущества: дело начинает продвигаться, а я получаю посреди недели небольшой перерыв для отдыха от повседневной рутины.
• Подготовка к выходным в пятницу вечером. Я отвожу примерно три часа на завершение всех дел, которые потребовали больше времени, чем я предполагала, разбираюсь с платежами и счетами, которые лучше все-таки уладить до выходных.
• По меньшей мере один вечер буднего дня отводится на решение личных проблем или отдых. Я крайне общительна, но даже экстравертам нужен подчас выходной.

Разумеется, все эти пункты можно в любой момент поменять местами и скорректировать. Но я предпочитаю именно такой ритм, потому что он позволяет мне получить максимальное удовлетворение от сделанного за неделю и уйти на выходные, посвященные семье и отдыху.

Ритм дня

Никто на свете не придумал единой формулы того, как правильно расписать свой день. Одни запрещают себе проверять почту по утрам, другие советуют в точности противоположное. Суть в том, чтобы честно признаться себе, как именно лично вам удобнее всего будет распределить свои двадцать четыре часа для максимальной эффективности.

Лично я первый час-полтора посвящаю планированию дня, электронной почте и небольшим срочным делам, а потом погружаюсь в более сложную работу. С 10 до 11 утра я отвечаю на звонки клиентов. Я предпочитаю отводить на встречи не более четырех часов в день и оставлять последние полчаса свободными для подведения итогов. Некоторые из моих клиентов предпочитают буквально за несколько минут проверить утреннюю почту и до ланча сосредоточиться на основной работе. После обеденного перерыва они проводят встречи или занимаются срочными делами.

Нужно определить собственные предпочтения: когда вы лучше всего собраны, когда вам удобнее проводить встречи и какое время отвести для обработки сложной информации и составления планов, чтобы двигаться в нужном направлении.

Ускоренный ритм

Будьте честны с самим собой — разрешите себе потратить время на корректировку расписания рабочего дня, иначе вы будете все время «отставать от графика» и терзаться угрызениями совести от так и не сделанных дел.

Например, вы поступите мудро, если отведете день до ухода в отпуск и день после возвращения на то, чтобы привести все дела в порядок, и не станете назначать никакие встречи в эти дни. Будет правильно, если вы оставите в запасе полдня после конференции или других крупных мероприятий для укрепления личных связей, завязывания знакомств и просмотра записей — только так можно получить максимальную отдачу от прошедшего события. Одна знакомая сказала мне, что после конференции в другом городе предпочитает улетать не вечером, а наутро: ночь в гостинице дает ей возможность закончить все дела еще до возвращения домой. И помните: чем резче выделяется какое-то событие на фоне вашей повседневной привычной рутины, тем больше времени нужно на то, чтобы оправиться и восстановить свой нормальный рабочий ритм.

Подстройте под себя расписание месяца, недели, дня, и тогда у вас появится необходимый порядок в работе и столь же необходимая гибкость при принятии решений. Настала пора выяснить, какой темп и ритм подходят именно вам.