Четыре стратегии для тех, у кого встречи забирают слишком
много сил

Эффективное использование времени важно для любого профессионала. Но оно особенно значимо для тех, кто работает на себя, поскольку у таких людей гораздо больше свободы в том, как распланировать свой день.

Без корпоративного диктата, выражающегося в еженедельных встречах команды или собраниях по текущему проекту раз в две недели, фрилансеры располагают отличной возможностью отказаться от всякой бюрократии и достичь новых высот производительности. Но слишком часто они бросаются в другую крайность, растрачивая свои дни впустую просто потому, что не уверены, как правильно воспользоваться своей независимостью.

Вот четыре стратегии, которые могут применить те, кто работает на себя, чтобы более эффективно составлять расписание своих встреч.

Во-первых, важно понимать, во сколько эти встречи вам реально обходятся, особенно если вы имеете дело с клиентами или коллегами в корпорациях. Для них фраза «давайте назначим встречу» может быть обычным ответом на любой возникший вопрос. Этот факт сам по себе создает специфические проблемы (согласно одному исследованию, среднестатистический сотрудник посещает огромное количество встреч — 62 в месяц). При этом у офисных работников нет проблем с логистикой. Они уже находятся в офисе или могут участвовать в собрании по конференц-связи, а значит, для них 90-минутная встреча занимает ровно 90 минут.

Если же вы фрилансер или предприниматель, то, скорее всего, работаете в каком-то другом месте. На заре моей карьеры консультанта по маркетингу, когда у меня были постоянные клиенты, с которыми я встречалась каждую неделю, подобные встречи отнимали у меня по полдня: 90-минутная встреча (которая иногда затягивалась) плюс 45 минут на дорогу туда и столько же обратно. Верное представление о времени поможет вам понять истинный размер издержек для вашей производительности, чтобы вы могли определить, когда вам стоит соглашаться на встречу, а когда нет.

Для этого совершенно необходимо установить четкие правила. Клиенты любят намечать «текущие встречи», на которых участники команды рассказывают друг другу о своем прогрессе — и часто пользуются этой возможностью для хвастовства или подковерных игр. Это нельзя назвать разумным использованием времени. Прежде чем согласиться на встречу, задайте конкретные вопросы по повестке дня. Свежие новости о проектах можно получать, например, по электронной почте или в чате. Единственная причина соглашаться на встречу — это важный вопрос, который нуждается в обсуждении и принятии решения, да и то только в том случае, если ваше участие способно повлиять на это решение.

Основатель бизнес-акселератора Y Combinator Пол Грэм написал знаменитое эссе о радикальном отличии «расписания менеджера» (плотно притиснутых друг ко другу встреч) от «расписания творца» (которое гарантирует длинные отрезки времени для неструктурированного созидательного труда). Для работающих на себя профессионалов, которые вынуждены сидеть на двух стульях, одним из выходов (которым пользуюсь и я) может быть разделение всех дней на «менеджерские» и «креативные». Пусть в неделе будет от одного до трех «менеджерских» дней, на которые вы будете назначать все свои встречи. Такие дни могут быть напряженными, со встречами, идущими одна за другой, но это даст вам возможность продуктивно трудиться без помех в остальное время.

Это особенно важно, когда нужно куда-то ехать; если вы можете за один день «отметиться» сразу на нескольких встречах в центре города, вы сэкономите себе много часов неприятной дороги. Конечно, здесь важна гибкость и понимание того, что есть ситуации (неожиданные новости, просьба от важного клиента), которые оправдывают нарушение привычной модели. Однако ничто не мешает вам стремиться восстановить равновесие, то есть даже если обычно вы назначаете встречи на вторник и вдруг появляется необходимость устроить встречу в четверг, вы можете сделать два менеджерских дня на этой неделе и ни одного на следующей, чтобы не повредить общей продуктивности работы.

И, наконец, стоит помнить, что встречи, которые требуют активного участия, а также быстрой и внимательной реакции на эмоциональные отклики других людей, могут быть весьма утомительными. Вот почему полезно, насколько это возможно, стандартизировать некоторые элементы, чтобы лучше сосредотачиваться на основных задачах. У меня есть одна подруга, которая считает романтические знакомства в интернете утомительными. Чтобы решить эту проблему, она нашла неподалеку от своего дома бар, куда всегда приглашает всех, с кем договаривается о первом свидании. Зная заранее, куда она идет, сколько времени займет дорога и что она закажет, она чувствует, что весь процесс становится более управляемым. Подобным образом и вы можете установить для себя стандартное место встречи и повестку дня, например, сначала обсудить проекты в Азии, затем в Южной Америке, а потом в Европе. Наличие такого «шаблона» снижает риск того, что «усталость от решений» наступит еще до начала встречи.

Многие люди жалуются на бесконечные встречи в корпоративном мире. Но даже когда кажется, что они снижают производительность, они хотя бы обеспечивают некоторую структуру рабочему дню сотрудников, которой не хватает человеку, не работающему по найму. Предпринимателям с их благословенной свободой следует научиться использовать ее мудро, и эффективное планирование встреч будет замечательным первым шагом к этому.

Об авторе: Дори Кларк – консультант по стратегическому маркетингу, автор книги «Персональный ребрендинг. Как изменить свой имидж, сохранив репутацию» и один из авторов опубликованного HBR «Путеводителя по поиску правильной работы» («Guide to Getting the Right Job»).