Откажитесь от
старых дел

Помните свои новогодние обещания? Вы все еще их выполняете?

Если нет, велика вероятность того, что вы попались в ловушку, мешающую большинству людей достигнуть поставленных целей. Скорее всего, вы не стали исключать из своего распорядка утратившие актуальность дела, чтобы освободить время для новых задач. Это все равно что пытаться засунуть еще больше бумаг в уже переполненный ящик или влезать в долги, чтобы расплатиться за дополнительные покупки. Какое-то время вам будет казаться, что все получается, но вскоре нагрузка станет непомерной и вам придется пересмотреть свой распорядок, чтобы вернуться к устойчивому образу жизни (или методу хранения бумаг).

На то, чтобы понять, от чего придется отказаться, уходит немало времени. Однако именно в таком подходе к планированию своего распорядка заключается разница между нехваткой времени и его эффективным использованием. Ниже — несколько стратегий, которые помогут вам усовершенствовать ваш график и найти время на осуществление новых задач и выполнение обещаний.

Переосмыслите все свои рабочие обязанности. Зачастую в сложившейся рабочей среде не существует четкой системы распределения накопившихся задач и проектов по степени приоритетности или по срокам их реализации. Начало нового года — идеальный момент для того, чтобы провести ревизию и переосмыслить как сами задачи, так и способы их выполнения.

Начните с пересмотра текущих проектов. Задайте себе несколько вопросов: «Все еще имеет смысл доделывать этот проект? Подходящий ли я человек для него? Может, было бы правильнее передать его коллегам из другого отдела?» В зависимости от занимаемой должности вы можете обладать правом (или быть его лишены) единолично принимать соответствующие решения. Но если вы посмотрите на проект со стороны и оцените ситуацию целиком, у вас по крайней мере будет возможность обсудить все возможные варианты действий с начальством и коллегами. Один из наиболее быстрых способов завершить проект — решить, что над ним не стоит продолжать работать.

Если у вас не получается проанализировать свои рабочие обязанности, возможно, вам поможет метод составления таблиц. В своей книге «3 секрета эффективного распределения времени» я рекомендую составить таблицу со следующими графами: «наименование деятельности», «вид» (например, однотипная или разнообразная), «время в часах/месяцах», «важность для профессионального роста», «личное удовлетворение», необязательная дополнительная графа. Вы можете сделать похожую таблицу, графы которой будут зависеть от вашей конкретной ситуации, чтобы проанализировать свои профессиональные обязанности. Затем воспользуйтесь полученными сведениями, чтобы определить, какие из ваших проектов представляют самую большую ценность, а от каких лучше отказаться.

Определившись, какие задачи можно исключить из вашего списка дел, начните вносить соответствующие изменения в свою деятельность. Возможно, вам потребуется время на то, чтобы согласовать отказ от реализации некоторых проектов, перенос сроков их сдачи или передачу другим сотрудникам, но спустя несколько недель или месяцев вы заметите, что ваше рабочее расписание понемногу становится не таким плотным, как прежде.

Пересмотрите свой подход к выполнению работы. Разобравшись, какими задачами вы занимаетесь, обратите внимание на то, «как» вы это делаете. Сокращение количества совещаний может оказаться эффективным способом создать подходящие условия для целенаправленного рабочего процесса. Подумайте, нужно ли вам проводить встречи для работы над некоторыми проектами, и если да, то насколько продолжительными и частыми они должны быть. Например, если вместо еженедельного часового совещания вы станете трижды в неделю проводить 45-минутные встречи, у каждого из участников команды появится по 2,5 свободных часа в месяц. Умножьте это число на предполагаемое количество совещаний — и получится, что таким образом вы сможете «сэкономить» целые рабочие дни.

И напротив, если вы обнаружите, что на протяжении дня вас неоднократно отвлекают от работы вопросами, рассмотрите возможность учредить приемные часы или завести график индивидуальных бесед, во время которых вы будете целенаправленно уделять все внимание своему собеседнику. Также в вашем расписании должно появиться время, когда дверь в ваш кабинет будет закрыта или неплотно прикрыта (один из моих клиентов выяснил, что это даже эффективнее закрытой двери). Так люди поймут, что к вам лучше не заходить, если только ситуация не требует вашего экстренного вмешательства. Благодаря этим мерам вы сможете тратить меньше времени на обсуждение отвлекающих вопросов.

Наконец, подумайте, можете ли вы сократить объем использования электронных средств связи. Если вы станете реже проверять электронную почту, заходить в социальные сети или пользоваться другими каналами связи, велика вероятность того, что у вас появится намного больше времени на выполнение рабочих задач, а также повысится скорость их реализации. В моем случае помогло введение временных ограничений на ежедневное использование электронной почты. Также я примерно раз в день просматриваю уведомления из социальных сетей, строго ограничиваю количество приложений, которые могут посылать уведомления мне на телефон, и целенаправленно воздерживаюсь от использования всевозможных технологических новинок (ведь если вы не пользуетесь каким-нибудь приложением, вам не нужно постоянно его проверять).

Мыслите стратегически при определении новых целей. После того, как вы осознанно освободили место для новых проектов, вы можете подойти к делу стратегически и начать заниматься тем, к чему вы давно стремились. Иногда такие перемены могут означать всего-навсего возможность устроить перерыв и прекратить работать в бешеном режиме или, наоборот, продвинуться в реализации важного проекта, до которого у вас уже несколько месяцев не доходили руки. Или же речь может идти о сокращении продолжительности рабочего дня, что позволит не проводить ночи напролет за работой, а отправиться в зал или провести время с семьей и друзьями.

Чтобы сказать «да» новому, вам сначала придется отказаться от чего-то старого. Исключив из своего списка дел задачи, потерявшие свою актуальность, вы сможете наконец-то приступить к выполнению своих обещаний. Используйте вышеперечисленные советы, чтобы освободить время для чего-то нового и сознательно начать заниматься по-настоящему важными для вас делами.

Об авторе. Элизабет Грейс Сондерс — учредитель компании Real Life E Time Coaching & Training и автор книги «The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success With Less Stress».