Не то слово: как неумение писать разрушает
вашу компанию

Есть скрытая причина, препятствующая росту вашей компании. Все ваши сотрудники и менеджмент причастны к этому, и это всех сводит с ума. Речь о неумении вести деловую переписку.

Первые три месяца этого года я изучал поведение 547 человек, которые уделяют по крайней мере два часа в неделю деловой переписке в дополнение к написанию электронных писем. На чтение по работе они тратят в среднем 25,5 часов в неделю (около трети этого времени приходится на почту).

81% из них признает, что плохо написанный материал – это значительная потеря времени. Большинство говорит, что им часто приходится читать малоэффективные тексты: слишком длинные, плохо структурированные, неясные, наполненные жаргонизмами и неточностями.

Молодым сотрудникам слишком мало объясняют, как писать коротко и ясно. Вместо этого на них обрушиваются кое-как составленные черновики руководителей, плохо отредактированные отчеты и инструкции для сотрудников, состоящие из жаргонных слов. Собственная неряшливость новичков в изложении мыслей вполне вписывается в такую атмосферу. В итоге вся организация тонет в снижающей продуктивность болтовне.

Невнятный текст снижает эффективность руководства. Yahoo сильно пострадала от того, что на протяжении десяти лет руководство не могло сосредоточиться. Нынешний CEO Yahoo Марисса Майер согласилась продать компанию Verizon. Вот фрагмент из электронного письма, которое она написала по этому поводу сотрудникам: «Наша невероятно преданная и упорная команда сотрудников принимала любой вызов… Эта команда не только создавала невероятные продукты и технологии, но и превратила Yahoo в одну из самых культовых и любимых компаний в мире… Я невероятно горжусь всеми нашими достижениями, я невероятно горжусь нашей командой. Я люблю Yahoo и верю во всех вас».

Четырежды в одном абзаце использовано слово «невероятный». И весь этот приободряющий тон совершенно не к месту. Yahoo не так уж легко будет преуспеть после того, как она станет частью Verizon, и этот жизнерадостный, праздный разговор нисколько не вдохновит тех сотрудников, которые еще не ушли из компании (оставшаяся часть письма была такой же пустой).

А теперь давайте сравним этот язык с манерой общения Тима Кука из Apple, например, в его открытом письме в защиту решения компании отказаться от взлома шифрования на смартфоне террориста.

Ясное руководство, выраженное письменно, помогает команде действовать слаженно и повышает эффективность. Менеджерам всех уровней, начиная с CEO, следует подавать пример, объясняя с полной ясностью, чего они хотят. Это нужно делать сразу, в заголовке письма и в первых двух строчках любого текста. Сотрудники все равно просмотрят его быстро и обратят внимание на ключевые факты, так что обойдитесь без воды и не тратьте их время.

Научитесь этому, и вы заработаете репутацию правдивого руководителя. Ваши сотрудники не станут тратить время, пытаясь угадать ваши намерения, а будут работать, приближаясь к тем целям, которые вы ставите перед ними.

Внятный маркетинг говорит клиентам (и сотрудникам), что вам можно доверять. Как общаются с клиентами ваши маркетологи и пиарщики? Не пишут ли они пресс-релизы на отраслевом жаргоне, не используют ли бессмысленные превосходные степени?

Если для компании дороже всего истина и ясность, ее маркетологи акцентируют внимание на том, что по-настоящему работает, а не пытаются скрыть неудачи. К примеру, вот что Google пишет о своем отношении к клиентам: «Сосредоточьтесь на пользователе, остальное приложится. С самого начала мы старались обеспечить наилучший пользовательский опыт. Придумываем ли мы новый интернет-браузер или слегка меняем вид домашней страницы, мы в первую очередь думаем о том, как это пригодится вам, а не о своих внутренних целях или цифрах финансового отчета».

Каждый клиент может понять такие слова, в них чувствуется истина. Они вдохновляют и сотрудников, а значит и маркетологи, и компания в целом продолжат свое движение вперед —вместе и продуктивно.

Кто неряшливо пишет, тот и думает неряшливо. Внятный текст состоит из хорошо структурированных предложений: он объясняет, что происходит, что должно происходить и что нужно делать. И, наоборот, неточный текст отражает пробелы в мышлении.

Прекрасный пример — отчет института UMass Donahue о расходах на Олимпиаду 2024 года в Бостоне. Пассивные конструкции этого текста успешно скрывают, кто за что будет отвечать: «Существуют проблемы, которые необходимо внимательно отслеживать, чтобы гарантировать, что государственный сектор будет защищен от чрезмерных финансовых обязательств. На данный момент не используется в достаточной мере страховка, защищающая организатора Олимпиады от возможных перерасходов». После прочтения такого текста хочется спросить: а кто будет отслеживать эти расходы и кто будет оформлять гипотетические страховки? Из-за этой неопределенности жители города и политические лидеры Бостона в итоге отказались от идеи побороться за Олимпиаду.

Потребовав от сотрудников ясных и прямых текстов, вы добьетесь двух преимуществ. Во-первых, каждый вынужден будет продумать, что он на самом деле хочет сказать, а также подобрать аргументы в пользу своего мнения. Во-вторых, умные люди смогут показать себя. Там, где в цене ясность, на самую вершину поднимается тот, кто умеет думать ясно.

Культура внятных текстов повышает продуктивность управления. Это значит, что и у вас, на столе руководителя, окажутся более внятные тексты. Топ-менеджеры могут тратить свое время, продираясь сквозь путанные пассажи подчиненных, или могут приложить усилия для создания такой корпоративной культуры, которая будет поощрять краткость, ясность и прямоту. Оно того стоит, потому что в результате все сотрудники и в особенности руководители добьются большей продуктивности.

Пора очистить почтовый ящик от ерунды и тратить те самые 25,5 часов в неделю более эффективно. Пора создавать культуру внятности. Тогда ваша компания сможет функционировать слаженно, а поводов для раздражения во время рабочего дня станет заметно меньше.