Бизнес-кейс: как Atos удалось сократить электронную переписку
на 64%

Чтобы компания утвердилась в экономике знания, нужны специалисты, способные быстро находить как внутри нее, так и вовне таких людей, чей опыт и навыки помогут разрешить серьезные деловые проблемы. Для этого потребуется эффективный инструмент коммуникации.

Вообще-то, он у нас уже есть: электронная почта.

Это удобнейшее средство общения между сотрудниками, которые уже знакомы. Но за многие годы почта практически не изменилась и от нее по-прежнему мало толку, если нужно найти тех экспертов, которых вы пока не знаете — особенно за пределами своей организации.

Теперь, когда на работу приходят представители нового поколения, привыкшие общаться в Facebook* и Twitter, им кажется странной необходимость профессионально полагаться только на почту.

Устав от подобных ограничений, международный провайдер информационно-технологических услуг Atos, со штаб-квартирой во Франции, решил подобрать систему международного сотрудничества, которая устранила бы «закрытую» форму общения, то есть электронную почту.

Компания приобрела производителя социального программного обеспечения blueKiwi и соединила его приложения с двумя разработками от Microsoft, получив таким образом платформу, где отдельные люди и команды, в том числе партнеры и клиенты, могут формировать виртуальные сообщества и вместе работать над сложными проектами.

Эта платформа функционирует по принципу wiki, то есть члены сообщества, которое объединяется вокруг определенной темы, проекта или клиента, вместе редактируют документы и получают от его членов и других заинтересованных лиц разрешение вносить определенные коррективы. В каждом сообществе выделяется лидер-доброволец, которой занимается рекламой этого сообщества среди коллег. Платформа сочетает такие формы общения, как личные сообщения, микроблоги и дискуссионные группы. Она также позволяет участникам вносить в резюме свои прежние работы и проекты, так что члены сообщества легко находят тех людей, кто обладает нужными навыками и опытом.

Читайте материал по теме: 4 вредоносных мифа, в которые все еще верят многие компании

Начало всей этой затее положил глава Atos Тьерри Бретон, заявивший в 2011 году, что компания намерена в ближайшие три года «свести корпоративную электронную почту на нет». Критики хмурились, но организация приняла эту задачу всерьез и вложила немало средств в создание альтернативы для своих 86 000 сотрудников в 66 странах — вложила в 500 раз больше, чем фирмы обычно тратят на такого рода кооперацию.

Вопреки первоначальным сомнениям, к маю 2013 года примерно 4000 сообществ уже функционировали на этой платформе. К 2014 году таких групп насчитывалось более 10000, к некоторым подключились и партнеры Atos. В текущем году число участников перевалило за 80000.

Вложения окупаются. Сотрудники Atos теперь регулярно используют платформу для поиска нужных специалистов внутри организации. Например, создана внутренняя «доска объявлений», чтобы специалисты по программному обеспечению для анализа рынка могли общаться с коллегами и расширять свой кругозор. Глава этого сообщества из 2000 человек прежде пытался поддерживать коммуникацию по почте: но не те это люди, чтобы читать длинные цепочки писем, так что мало кто получал ответ на свой вопрос. Теперь, располагая таким эффективным инструментом сотрудничества, специалисты Atos размещают свой вопрос, а другой член сообщества охотно отвечает на него.

Другой пример: представители корпоративного клиента сомневались в ценности Atos и во всеуслышание обсуждали, не пора ли отказаться от сотрудничества и создать взамен отдел внутреннего ИТ-консалтинга. Чтобы показать клиентам пользу Atos и наладить обратную связь, один из руководителей компании создал сообщество, в котором сотрудники Atos общаются с представителями этого клиента. В такой непосредственной кооперации представители другой организации могут делиться своими сомнениями и знаниями, задавать вопросы специалистам из Atos, и у них складывается ясное представление о том, с кем они имеют дело. Это реально способствует решению проблем. Оказавшись внутри сообщества, клиенты осознали и общность своих задач, и усилий Atos. Таким образом компания удержала ключевого клиента.

Читайте материал по теме: Сон важнее еды

Atos растет благодаря слияниям, платформа помогает ей интегрировать новые приобретения в общую корпоративную среду. Уровень интегрированности заметно повысился и слияния проходят теперь быстрее и более гладко, чем прежде.

Заявленная цель — свести роль электронной почты к нулю — так и не была достигнута, но на 64% объем переписки по корпоративной почте действительно сократился, что уже немалое облегчение для тех сотрудников, кто прежде не поспевал разгребать потоки электронных сообщений. Но платформа сотрудничества обеспечивает нечто большее, чем сокращение традиционной электронной переписки — члены сообщества могут фильтровать полученный контент в соответствии с личными и профессиональными интересами.

Опыт Atos свидетельствует, что эффективная платформа сотрудничества — это не только средство общения, но и ключ к устойчивому интегрированному росту, а также существенное конкурентное преимущество в экономике знания.

Материал подготовлен при участии Роберта Кроуфорда — автора, специализирующегося на кейсах для высших школ бизнеса и дизайна.

* принадлежит Meta, которая признана в России экстремистской и запрещена