Офис как место для тусовки | Большие Идеи
Операционное управление
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Офис как место для тусовки

Бен Уэйбер , Линдси Грэг , Магнолфи Дженнифер
Офис как место  для тусовки

image

В офисы приходят не для того, чтобы общаться. Но ведь именно общение подпитывает энергию и креативность человека.

В Силиконовой долине новый символ веры: производительность и инновации зависят от контактов. 
С этой верой передовые компании возводят свои храмы.

Новый офисный комплекс Google спланирован так, чтобы максимизировать вероятность случайных встреч. Facebook* скоро разместит несколько тысяч сотрудников в одном зале длиной в милю. Yahoo, как известно, отменила для своих сотрудников право работать вне офиса, потому что, как объяснил директор по кадрам, «лучшие решения и идеи нередко рождаются во время разговоров в кафе и коридорах». А Samsung недавно поделилась планами обустройства новой американской штаб-квартиры: ничего общего с традиционной иерархической культурой компании. Огромные внешние пространства между этажами станут, по замыслу руководителей компании, местом общения, сближающим инженеров и торговый персонал. «Муза не посещает тех, кто пялится в монитор», — говорит Скотт Бернбаум, ­вице-президент Samsung Semiconductor. Новое здание «предназначено не только для того, чтобы стимулировать сотрудничество, а чтобы из столкновения мнений высекались искры творчества».

image

Вера верой, но есть ли у руководителей доказательства того, что устойчивая зависимость действительно существует? Общее пространство вроде того, что задумала Samsung, может обернуться пустой тратой денег, и «активный офис» обрастет перегородками. Сейчас перегородки между кабинетами разбирают, чтобы создать открытую планировку, вселяя в интровертов тоску по личному пространству. Офис в форме плаца. Офис как гостиничное лобби. Диваны. Общие рабочие столы. Конторки. Столы с беговой дорожкой. Офис без столов. Да простит нас Марк Твен (он, как известно, построил себе весьма оригинальный кабинет), нового слова в планировке офисов сказать нельзя. Мы просто берем старые идеи, засовываем их в своего рода калейдоскоп и крутим.

Как понять, есть ли прок хоть от какого-нибудь из этих вариантов? Главный показатель, который организации используют для оценки своих офисных помещений, — стоимость квадратного метра. Мало кто обращает внимание на то, помогает ли помещение работе или, наоборот, мешает. Между тем это очень важный показатель, 
и рассчитать его совсем не сложно. Те же датчики, устройства слежения, смартфоны и социальные сети, которые компании так активно навязывают покупателям, чтобы узнать побольше об их действиях и образе жизни, можно использовать и внутри компании, чтобы выяснять, есть ли прок от контактов инженеров с сейлзами.

Выясняется, что…

Мы собираем данные с помощью разных средств, от простого сетевого анализа до социометрических датчиков, которые фиксируют контакты и местонахождение участников. Когда мы задействовали тысячи таких датчиков для анализа обстановки, в которой трудятся фармацевты, финансисты, программисты, медицинские работники, до нас стало доходить, что такое хорошая планировка, то есть правильная «плотность населения», расстояние между рабочими местами, территории контактов. Например, мы выяснили, что личное общение — самое важное из всего, что происходит в офисе. Бернбаум недалек от истины, когда говорит, что надо «сталкивать» сотрудников между собой: по нашим данным, случайные встречи и разговоры внутри и вне компании повышают качество работы.

Планировать помещения нужно так, чтобы добиться требуемых результатов: для повышения производительности труда по-одному, а для инноваций — по-другому. Сопоставляя наши данные с принятыми показателями — объем сбыта или число выпущенных на рынок новинок, — мы можем показать, как планировка влияет на финансовые результаты и как изменить план офиса так, чтобы эти показатели росли. Сам подход 
к организации пространства должен претерпеть перемены, например, те, что описаны ниже.

Офис — это не только амортизируемый актив, но и стратегический инструмент роста. По оценкам консалтинговой и дизайнерской фирмы «Strategy Plus», любой офис используется максимум на 42%. Казалось бы, логично отсечь «лишнее» пространство и сэкономить. Но наши данные показывают, что инвестиции в перепланировку для активизации общения помогут увеличить продажи или количество выпущенных новинок.

image

Дизайн офисов будет отражать цифровой характер XXI века. Здания, в которых мы трудимся, изменились гораздо меньше, чем, скажем так, орудия производства. Если планировка отвечает особенностям онлайновых контактов, вероятность полезного общения, способствующего созданию инноваций и повышению производительности труда, увеличивается.

Офисы будут перестраивать так, чтобы здание, комплекс зданий или множество рабочих мест вписались в городскую застройку. Наиболее вероятный вариант офиса будущего — многофункциональное, используемое коллективно пространство с сетевой структурой, в котором границы между компаниями будут размыты, а производительность труда существенно возрастет.

Все это проще сказать, чем сделать. Чтобы новая планировка и принципы управления не были пустым звуком, нужно собрать гораздо больше данных и заручиться поддержкой муниципальных властей и градостроителей. 
А отделы персонала, ИТ и эксплуатации должны будут выполнять не вспомогательные, а координирующие функции. Но, если компаниям удастся изменить свои офисные пространства так, чтобы людям было интереснее работать, эффективность труда непременно возрастет. 
И это — не вопрос веры, а утверждение, которое мы беремся доказать.

Стратегические кофемашины

Ион Фредерик Баксос, гендиректор норвежской телекоммуникационной компании Telenor, считает, что именно планировка штаб-квартиры в Осло помогла фирме превратиться из госмонополии 
в международного оператора мобильной связи со 150 млн абонентов. По его словам, за счет планировки в офисах стали больше общаться 
и быстрее принимать решения — сформировался «наступательный менталитет». Тогда, в 2003 году, такого не было больше нигде — ни системы незакрепленных столов (рабочие места не привязаны к конкретным сотрудникам), ни пространств, которые можно гибко приноравливать к конкретным задачам или коллективам.

Особенности планировки, благодаря которым рабочее пространство стало так влиять на людей, — результат смены ракурса: для Баксоса офисы — не столько материальный актив, сколько средство коммуникации. Соответственно, стратегия, возможности и ценность оказываются важнее издержек и экономической эффективности.

image

Чтобы стал понятен механизм активизации общения в новом офисе Telenor, обратимся к статье Алекса «Сэнди» Пентланда «Умение общаться — залог хорошей работы» («HBR — Россия», май 2012). Пентланд применил датчики (такие же сейчас использует фирма Бена Уэйбера), которые фиксируют то, как люди друг с другом разговаривают, кто с кем общается, как люди перемещаются по помещению и где они проводят время. (Электронные устройства выдавали сотрудникам с их согласия, имена 
и личные данные участников исследования не разглашались.) Пентланд выявил три основных элемента успешного обмена информацией: разведка (взаимодействие с людьми из разных групп), сплоченность (взаимодействие с людьми своей группы в более-менее равных дозах) и размах (взаимодействие с наибольшим количеством людей в целом).

Если офисные пространства спланированы так, чтобы стимулировать эти элементы взаимодействия, вероятность «столкновений» повышается, — а чем их больше, тем лучше результаты, что с неизменным постоянством подтверждается данными. Мы не оцениваем содержание общения, но оно и не имеет значения. Если происходит информационный обмен, все равно на какую тему, за ним обычно следует изменение к лучшему.

image

В зависимости от того, какой требуется результат, пространства могут быть спланированы так, чтобы поддерживать какой-то конкретный вид взаимодействия, — разведку, сплоченность или размах. Если, скажем, надо повысить производительность в колл-центре, пространство должно стимулировать сплоченность — способствовать тому, чтобы каждый член коллектива больше общался со всеми остальными. Открытое пространство не поможет делу — нужны мелкие отгороженные друг от друга рабочие ячейки и примыкающее помещения, где могут собираться небольшие группы. Особое значение, с точки зрения возможности «столкновений», приобретает зона отдыха. В одном колл-центре расширили эту зону и позволили сейлзам больше времени тусоваться там с коллегами. Как ни удивительно, после этого производительность резко возросла. Сейлзы оторвались от телефонов и стали делиться информацией и знаниями.

А для компании, которая, как Telenor, хочет обновления и перемен, высокая сплоченность может оказаться пагубной, поскольку не оставляет времени для столь важного общения 
с другими группами — в самой организации 
и за ее пределами. Свободное, нерасчлененное пространство Telenor с гибкой планировкой рассчитано на разведку в гораздо большей степени, чем на сплоченность: оно как бы призывает служащих встречаться спонтанно, экспромтом, и в то же время позволяет им забрать себе на время какой-то кусок — например, для сеансов «мозгового штурма», перекроив помещение так, как это удобно.

Определив, что нужно получить и как это повлияет на результаты, компания может приступать к расчету — ценности рабочих мест, а не только связанных с ними издержек. В ходе одного нашего проекта примерно 50 руководителей высшего звена фармацевтической компании, которые в совокупности генерировали продажи почти в $1 млрд, носили социометрические датчики. Руководители хотели увеличить продажи, но не знали, какие паттерны взаимодействия этому способствуют. Данные, собранные за несколько недель, показали, что, если специалист по продажам контактировал с коллегами из других групп на 10% чаще, его выручка тоже повышалась на 10%. Очень красивая корреляция.

image

советуем прочитать

* деятельность на территории РФ запрещена

Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи
советуем прочитать
Двойной удар
Горелова Елена
«Отупеешь – я тебя выгоню»
Владимир Моженков