Зарубежная командировка: 5 советов по ее
правильной организации

Некоторые компании стремятся воспользоваться преимуществами глобальной экономики, отправляя талантливых специалистов за границу. Однако командировки, связанные с длительным проживанием сотрудника в чужой стране, могут оказаться чрезвычайно затратным делом. По некоторым данным, расходы на них могут в три раза превышать стандартный годовой оклад самого специалиста. Многие организации готовы вкладывать в это немалые деньги, однако зачастую не в состоянии извлечь из них максимальную выгоду, поскольку просто не обладают необходимыми для этого знаниями и опытом. В итоге они остаются разочарованы итоговыми результатами. Даже компании, в которых отлажен процесс перевода персонала в другую страну (включая обучение людей местным культурным особенностям), могут не знать, как управлять талантами. Соответственно, им не удается по-настоящему воспользоваться теми ценными знаниями и навыками, которые их сотрудники приобретают во время командировок.

Мы побеседовали с семью руководителями и консультантами, имеющими за плечами богатый опыт в этой области, и постарались выяснить, как извлечь максимальную пользу из этих зарубежных поездок. В результате мы сформулировали пять советов, которые помогут увеличить отдачу ваших вложений в длительные загранкомандировки.

Найдите убедительную цель и подходящего человека

Прежде чем посылать людей на работу в другие страны, необходимо подготовить четкое экономическое обоснование этой затее — как и в любых других случаях важных инвестиций и решений. Должны быть очевидная потребность и убедительные доводы, почему нельзя обойтись без местных кадров. Все наши собеседники подчеркивали, насколько важно подобрать для командировки подходящих людей. Во-первых, они должны обладать открытым взглядом на мир и быть готовыми адаптироваться к местной культуре. Во-вторых, вам следует подумать над тем, какие конкретно навыки тот или иной сотрудник обретет или повысит в результате своей поездки. И в-третьих, нужно понять, какую пользу эти новые знания принесут вашей организации.

Читайте материал по теме: Иерархия и Сеть: две структуры, одна организация

Например, в некоторых компаниях международный опыт является необходимым условием для того, чтобы занять руководящий пост. Иногда подразделение, находящееся в другой стране, может испытывать потребность в человеке с редким набором квалификаций. Если вы не знаете, каким образом эта командировка поможет как данному человеку, так и вашему бизнесу продвинуться вперед, возможно, вам стоит пересмотреть задачу как таковую.

Прикрепите к вашим командировочным компетентных домашних и местных менторов

По мере того, как ваши люди адаптируются к своим новым ролям, а вы латаете кадровые дыры, оставшиеся после их отъезда, ваша связь с ними может потеряться. Так же, как и сотрудники, работающие удаленно, экспаты понимают, что регулярная проверка электронной почты и личное присутствие в офисе, когда можно было держать руку на пульсе, — не одно и то же. Это служит им постоянным напоминанием, какой далекой и чужой стала для них их прошлая жизнь. Для того чтобы ваши специалисты не чувствовали себя брошенными на произвол судьбы, прикрепите к ним менторов (одного от своей, другого от принимающей стороны), чтобы они присматривали за вашими сотрудниками. Задача этих наставников заключается в том, чтобы обеспечить плавный и безболезненный переход как с точки зрения компании, так и с точки зрения самого специалиста, а также совместное руководство этим процессом. Иначе говоря, это люди, к которым ваши командировочные всегда смогут обратиться за помощью в случае возникновения проблем и неурядиц.

Как правило, самыми успешными менторами становятся те, кто сам успешно работал за границей и относится к этому опыту с пониманием — не только в отношении сути миссии и извлечения максимальной пользы для организации, но и касательно тягот пребывания вдали от дома и последующего возвращения. Также они должны располагать достаточным опытом работы в компании, чтобы помочь вашим людям преодолевать препятствия и успешно выполнить поставленную задачу.

Поддерживайте с ними связь в течение всей командировки

Если и есть такой универсальный совет, с которым согласились бы все наши эксперты, то он заключается в необходимости постоянно поддерживать открытый диалог с вашими сотрудниками на всем протяжении их командировки. Вашим людям нужно как можно чаще связываться со своими кураторами на родине, а тем, в свою очередь, необходимо постоянно помнить о своих подопечных и не упускать их из виду. Прежде всего необходимо выявить, каким образом компания может использовать полученные тем или иным сотрудником знания и какие дальнейшие шаги ему самому следует предпринять для роста внутри организации. В этом общении обе стороны должны придерживаться определенной процедуры. Например, одна компания, с которой мы сотрудничали, проводит ежемесячные брифинги для своих командированных специалистов. В рамках этого мероприятия они не только информируют своих менторов (и других людей по обе стороны) о том, как продвигается их работа, но и сообщают полученные ими важные сведения, которые могут оказаться полезными для организации. Например, как повысить эффективность маркетинговой кампании в принимающей стране.

Создайте план реинтеграции

Такое общение должно включать в себя разговор о возвращении, который следует начинать за шесть месяцев до конца поездки. Это время подведения итогов, когда вашему сотруднику нужно устроить своеобразный аудит тем навыкам, квалификациям и идеям, которые он приобрел за время своей командировки, и объяснить, как он намерен применять эти новые знания по возвращении домой (а в каких-то случаях — в следующей длительной поездке). Менторы же, в свою очередь, должны детально описать, каким образом полученный опыт может быть использован в дальнейшей работе, и рассказать о тех перспективах и возможностях, которые открываются перед сотрудником. Может статься, что в родном офисе для него и не найдется должности, соответствующей его талантам и нуждам компании. Тем не менее, согласно нашим исследованиям, именно по этой причине так важно поддерживать постоянную обратную связь на всем протяжении командировки и особенно ближе к ее концу. Вам необходимо заранее предвидеть эти обстоятельства, чтобы и ваша организация, и ваш сотрудник реалистично оценивали ситуацию и могли составить разумный план карьерного роста.

Читайте материал по теме: Похвала мудрости: 9 шагов в условиях кризиса

После того как все дальнейшие шаги будут обсуждены, начинайте готовиться к возвращению сотрудника домой. Вероятнее всего, ему понадобится время, чтобы прийти в себя. Это может занять всего несколько дней, а может — неделю и даже больше. Несмотря на разницу в сроках, главное — проработать четкий процесс перехода, включающий в себя и коучинг, и отдых, чтобы адаптация происходила плавно, а не в авральном режиме.

Придумайте, как распространить знания, полученные вашими специалистами, внутри организации

И, наконец, чтобы извлечь максимальную пользу из длительных зарубежных командировок, компании необходимо активно помогать своим сотрудникам — систематизировать и распространять полученные ими знания. Есть несколько способов это сделать. Одна из организаций, например, просит своих командировочных вести блог как во время поездки, так и после нее. Эти публикации распространяются по внутренней социальной сети, где остальные члены коллектива могут оставлять свои комментарии. Другие фирмы применяют метаданные в профилях своих специалистов, чтобы выделить навыки, полученные ими во время заграничных поездок. Это не только повышает доверие к квалификации вернувшихся экспатов, но и позволяет всем остальным людям находить их в тот момент, когда им нужна помощь человека с определенными знаниями. Кроме того, компании могут проводить специальные сессии или деловые обеды, посвященные вопросам управления международным бизнесом и межкультурной коммуникации, и вместе с приглашенными экспертами включать в список докладчиков своих специалистов, успешно поработавших за рубежом.

Какой бы метод вы ни избрали, главное — чтобы люди могли делиться тем, что они увидели и узнали, и благодаря этому переосмысливать свой опыт, повышать значимость зарубежных поездок внутри организации и, самое важное, делиться полученными ими ценными знаниями в родной компании.