Как пользоваться мессенджерами в
рабочих целях

«Я напишу тебе в “Слак”» — название популярного онлайн-мессенджера скоро станет нарицательным, как слово «гуглить». И огромные корпорации, и молодые стартапы с удовольствием внедряют Slack в повседневную работу. По данным компании, в 2019 году ее платформой пользовались более 10 миллионов человек в день. У сервиса есть и конкуренты, например, Microsoft Teams и Zoom.

Польза таких инструментов в работе стала очевидна сразу. Еще в начале 2000-х исследователи пришли к выводу, что мессенджеры помогают избавиться от непродуктивных звонков и избежать недопонимания. Кроме того, они эффективнее электронной почты: в мессенджерах проблемы решаются немедленно и четко, а письмо в папке «Входящие» может долго оставаться незамеченным.

Есть только одна проблема: мы все еще не знаем, как правильно и профессионально пользоваться такими сервисами. Они могут создать коммуникационные барьеры: если два отделения пользуются разными инструментами, они не смогут продуктивно сотрудничать. Общаться в мессенджерах очень удобно, даже слишком: они отвлекают внимание и нарушают субординацию. В них обсуждают вещи, не связанные с работой, в том числе информацию о частной жизни сотрудников. Неудивительно, что мессенджеры становились причиной юридических разбирательств. Но сообщения, где обсуждаются потенциальные судебные процессы, могут использоваться в них же как доказательства.

Эти проблемы решаемы, но все же они существуют. А значит, еще не все компании поняли, как разрабатывать и внедрять политику пользования мессенджерами на рабочем месте. Каждая компания может использовать Slack и Teams или отказаться от них вовсе. Но в большинстве организаций они уже входят в обойму стандартных рабочих инструментов, поэтому следует обратить внимание на несколько советов по их использованию.

1. Возьмите на вооружение сервисы, которыми уже пользуются ваши сотрудники

Люди осознали пользу мессенджеров в начале 2000-х, да и Slack набирал популярность много лет, поэтому не нужно внедрять инструмент с нуля: лучше выстроить систему вокруг того, что ваши сотрудники уже знают и любят. Выясните, какими мессенджерами пользуются работники, выберите из них тот, который лучше всего подходит для вашей организации, настройте его под свои потребности, установите правила использования, архивирования и безопасности данных, расскажите менеджерам и сотрудникам HR-отдела об этих правилах и о факторах риска, а также регулярно обновляйте эти правила.

Например, многие сотрудники маленького технологического стартапа, скорее всего, уже общаются в мессенджере Facebook с коллегами и друзьями. Необязательно делать его официальным инструментом коммуникации внутри компании, но он может стать одной из частей этой системы.

2. Не запрещайте общение в мессенджерах, но установите правила

Slack и Teams могут мешать работе, особенно когда сотрудники используют их для обмена мемами и дебатов о футболе и сериалах. Они также могут стать рассадниками буллинга и харассмента, когда в чатах открыто обсуждаются внешность, привычки или сексуальная жизнь коллег.

Но в том, что сотрудники общаются на нерабочие темы, есть и польза. В таких разговорах рождается дружба, а когда у людей в офисе есть друзья, уровень текучки снижается. Кроме того, доброжелательные отношения с коллегами увеличивают вовлеченность на 700%.

Чтобы воспользоваться преимуществами мессенджеров и в то же время свести к минимуму прокрастинацию и негативные последствия для психического здоровья сотрудников, нужно ввести четкие рекомендации. Не затягивая, представьте их сотрудникам и в дальнейшем рассказывайте о них новичкам. Повторяйте правила время от времени и разработайте протоколы рассмотрения жалоб для HR-отдела.

3. Не нарушайте баланс между личной жизнью сотрудников и работой

В мессенджере можно отправить сообщение коллеге или начальнику в нерабочее время, и оно будет казаться более срочным, чем электронное письмо. Но если ваш вопрос на самом деле не требует мгновенного ответа, остановите себя — большинство сообщений легко могут подождать до завтрашнего дня.

Вы можете возразить: этот вопрос очень важен для вас, и вы не ждете немедленной реакции, но не хотите о нем забыть. Однако получатель сообщения может тоже счесть его важным и почувствовать себя обязанным ответить сразу же.

Чтобы предотвратить такую ситуацию, предложите сотрудникам выходить из мессенджеров после окончания рабочего дня и с пониманием относиться к чужим автоматическим ответам. Объясните, что вместе с вопросом следует писать, как срочно ожидается реакция, а большинство разговоров должны проходить во время рабочего дня и быть короткими и по существу.

4. Уделяйте внимание и личному общению

Иногда цифровые сообщения бывает непросто понять. Когда босс говорит вам в личном разговоре: «Мне кажется, ты можешь лучше», — вы сразу видите, подбадривает он вас или критикует по жестам и мимике. Он может улыбаться или хмуриться, скрестить руки или протянуть их к вам. А когда вы получаете текстовое сообщение в Slack, понять эмоции сложнее, особенно если вы редко общаетесь с менеджером лично.

Поэтому, даже если ваши сотрудники работают удаленно, обеспечьте им немного живого общения: организуйте личные встречи, совещания команд и отделов, знакомство с новичками и семинары в офисе. Даже видеозвонки могут быть полезны. Помогите сотрудникам общаться и в реальном мире: устраивайте пикники, совместные обеды или дни совместной волонтерской работы.

Следуйте этим принципам — и любой мессенджер станет полезным инструментом, а не помехой.

Об авторе. Дастин Йорк (Dustin York) — адъюнкт-профессор и директор по коммуникациям в университете Мэривилла.

* деятельность на территории РФ запрещена