«Вы с нами?»: как не забыть о сотрудниках,
работающих удаленно

Никогда не забуду одну получасовую телефонную конференцию с коллегами. Трое участников, включая ведущего, находились в офисе, двое — дома. Только на 26-й минуте организатор спросил у удаленных сотрудников, есть ли у нас вопросы. До этого момента, казалось, он забыл, что мы на связи и ждем, когда нам дадут высказаться по поводу обсуждаемого проекта. До последнего не давая слово виртуальным участникам команды, он демонстрировал невнимательное отношение к другим. Мало того, он сделал хуже себе. Это безобидный пример, но он прекрасно иллюстрирует классическую проблему, с которой часто сталкиваются удаленные работники: их считают второстепенными по сравнению с «основной» офисной командой.

Компании постепенно возвращаются к нормальному режиму работы, некоторые сотрудники снова работают в офисе, а некоторые продолжают оставаться дома, и руководители сталкиваются с новой проблемой: какие шаги предпринять, чтобы и те и другие члены команды чувствовали, что их мнение учитывают и ценят?

Как нам лучше использовать полученные за последнее время навыки удаленной работы, чтобы охватить и не упустить из виду коллег, которые будут продолжать работать дистанционно, в то время как мы вернемся к очным встречам и офисной жизни? Вот несколько успешных методов, которые я заметила, консультируя компании.

Интересуйтесь мнением удаленных членов команды в первую очередь

Как иллюстрирует пример телефонной конференции, у офисных работников легко возникает предвзятое отношение к тем, кто работает удаленно. Но потеря мнения одного из членов команды может плохо сказаться на организации и отдалить тех, кто работает из дома. Старайтесь не отдавать предпочтение обратной связи от присутствующих в офисе и предоставляйте слово удаленным сотрудникам в первую, а не в последнюю очередь. Напоминайте своей виртуальной команде о необходимости общаться по телефону и с помощью виртуальных инструментов или электронной почты. Когда удаленные члены команды участвуют в мозговом штурме в чате или на виртуальной доске, давайте им возможность предлагать идеи вместе с остальными. Принимая решения с командой, используйте голосование, чтобы обеспечить участие каждого и учесть весь спектр мнений.

Во время своих выступлений с трансляцией на несколько офисов в секции вопросов и ответов я в первую очередь даю слово виртуальным участникам. Так разговор всегда получается более заинтересованным. Я обязательно напоминаю собравшимся в зале, что у нас есть виртуальная аудитория: «Давайте сначала услышим мнение наших удаленных участников» или «Я хотела бы начать с вопросов, полученных через чат».

Понимайте и цените и интровертов, и экстравертов

Одна из моих клиенток, Лиза, руководитель высшего звена в технологической компании, однажды поделилась проблемами, с которыми сталкивается на встречах, где присутствуют и интроверты, и экстраверты из ее команды. «Довольно трудно выстраивать процесс для интровертов и экстравертов и учитывать различия в их поведении, — рассказала она. — Я вижу, что интроверты не включаются в разговоры по телефону и в быструю переписку по электронной почте, потому что самые активные участники не оставляют другим возможности быть услышанными».

Чтобы решить эту проблему, Лиза разработала специальный процесс для ежемесячных телеконференций по вопросам стратегии. Она попросила членов команды после встречи ответить по электронной почте на два вопроса: «Какие плохие новости вы должны мне сообщить?» и «Что мы, возможно, упустили в последней беседе?»

Во-первых, регулярно задавая вопрос о плохих новостях, вы даете возможность поговорить о проблемах в бизнесе. Во-вторых, интровертам обычно требуется больше времени, чтобы обдумать идеи, и они с большей вероятностью выскажутся по электронной почте, чем при личном общении. Давая им время обдумать ее вопросы, Лиза получает прекрасные идеи, которые не услышала бы на собрании, и одновременно уменьшает групповое мышление. Лиза знает, что члены ее команды по-разному ведут себя во время обсуждений и старается общаться с ними там, где им комфортно: по телефону после собрания или за обедом в небольшой группе. В итоге все чувствуют, что к ним относятся с уважением.

Проявляйте творческий подход к регулярным собраниям команды

Одна из самых полезных вещей, которым я научилась в работе с клиентами за последний год, — это менять ведущих встреч. Это не только простой способ дать каждому почувствовать себя полноправным членом команды, которого ценят. Так вы вносите разнообразие в монотонную рутину вроде стандартных еженедельных встреч.

Также я обнаружила, что, когда ведущие придумывают собственные «приветственные» упражнения, это воодушевляет мою удаленную команду. И это всегда было сюрпризом: кто-то начинал встречу с медитации и дыхательного упражнения. Кто-то предлагал поделиться приобретенным на карантине хобби. Кому-то хотелось напомнить о приближающихся днях рождения или рабочих годовщинах.

Сюй, мой клиент, менеджер технологической компании из Китая, предложил ежемесячно проводить видеоконференцию с участием офисных и удаленных сотрудников из всех отделений, чтобы знакомить их с последними показателями бизнеса. Обычно на собраниях сразу переходили к пунктам повестки, но Сюй начинал свои встречи особенным образом. Он рассказывал анекдот, чтобы создать непринужденную атмосферу, или делился историей о проблеме, с которой столкнулся, чтобы показать свою уязвимость, и зачитывал список именинников на ближайший месяц, чтобы вызвать чувство единения. Через шесть месяцев после того, как Сюй начал ежемесячно проводить такие встречи, он рассказал об их преимуществах: «Это укрепляет заинтересованность, помогает чувствовать свою принадлежность к общей миссии, потому что сотрудники видят, каких успехов мы достигли на уровне отделения и подразделения».

Возвращаясь к работе в офисе, продолжайте поощрять персонализированные виртуальные выступления во время собраний: это хороший способ объединить удаленных членов команды и тех, кто снова работает в офисе. Выделив время на неформальное общение и обмен новостями — будь то постоянное общение в мессенджере, еженедельные «офисные часы» или видеоконференция раз в две недели, — вы сможете поддержать дух товарищества и хорошую командную работу.

Тем из нас, чьи коллеги находятся не в офисе, важно понимать трудности удаленной работы. После коллективной паузы, во время которой удаленная работа стала привычной, важно научиться учитывать мнение всех членов команды, независимо от того, где они работают. Это необходимо для благополучия и выживания компании.

Об авторе

Эрика Дхаван (Erica Dhawan) — ведущий эксперт в области совместной работы и коммуникаций, спикер и автор готовящейся к выходу книги «Digital Body Language».