Как планировать офисные дни, которые сотрудники не
захотят пропускать

Помните выездные мероприятия? Помните, как раз в год (а может быть, раз в квартал) мы собирались вместе для обсуждения стратегии, становились более сплоченными во время веревочных тренингов, с головой уходили в профессиональное развитие, да и просто проводили время вместе, чтобы лучше узнать коллег или клиентов? Хотя многие сотрудники с радостью ждали этих встреч, сегодня им часто вовсе не хочется приходить в офис, не говоря уже о том, чтобы участвовать в выездных мероприятиях.

Если ваша цель — убедить подчиненных собираться вместе в рабочее время (иногда, постоянно или когда угодно), вам нужно подумать, как организовать такой офисный день, который сотрудники не захотят пропустить. По меньшей мере вы должны осознанно подходить к планированию дней, когда люди собираются в офисах, — не только для поощрения сотрудников, но и для того, чтобы такие дни проходили с пользой для коллектива и организации в целом.

С самого начала пандемии я сотрудничала с CEO и руководителями отделов кадров, чтобы помочь им не только справляться с ситуацией, но и добиваться успеха в эти неспокойные времена. По мере того как офисы стали постепенно открываться вновь, некоторые руководители попросили меня помочь им в организации специальных «офисных дней» (дней, когда сотрудники находятся на рабочих местах), чтобы их команды могли объединяться в условиях гибридной работы, используя новые эффективные способы.

Рубен Дэниелс, управляющий партнер компании EA Markets, разрешил мне поделиться результатами нашей совместной работы: эта компания попросила меня помочь в организации ежемесячных «супердней», предполагающих личное присутствие сотрудников. Надеюсь, пример EA Markets поможет руководителям компаний любого размера из любой отрасли максимально использовать свои ресурсы, когда они формируют опыт личного присутствия, не забывая об отдаче от вовлеченности.

Офисные дни являются одним из важных способов инвестирования в вовлеченность коллектива. Эта инвестиция может положительно отразиться на чистой прибыли. И все же не все офисные дни равны. Назову три элемента, благодаря которым вы сможете успешно привлекать сотрудников в офисы.

Разрабатывая концепцию офисного дня, помните о своих ценностях

Важнейшей целью всей деятельности руководителей должна быть приверженность своим ценностям, причем как в личном, так и в деловом плане. Офисные дни не являются исключением. Важно не только декларировать ваши ценности, но и воплощать их на практике, а офисные дни как раз и становятся отличным способом это сделать.

Во время пандемии Дэниелс решил избавиться от офисных пространств компании, отдавая предпочтение методу «работаем откуда угодно». Тем не менее он понимал, что его сотрудники все еще испытывают необходимость — и потребность — проводить некоторое время в офисе, чтобы выполнять задачи, быть креативными, да и просто общаться друг с другом. Ежемесячные «супердни», которые проводятся в специально арендованных офисных помещениях, — такое решение этой дилеммы предлагает компания EA.

Во время обсуждения организации этих дней Дэниелс рассказал мне о важных для компании вещах, и тогда мне стало ясно, что во главу угла нужно поместить ценности EA.

Если говорить конкретно, Дэниелс упомянул здоровье, благосостояние и рост как три самых главных темы, требующие особого внимания во время перехода к новому способу работы. Итак, вместе мы разделили повестку офисных дней на три составляющие.

1. Здоровье: гибридный режим работы, уменьшение числа поездок в офис и обратно, сплоченность коллектива, а также забота о благополучии сотрудников.

2. Благосостояние: многофункциональные встречи, рабочие сессии в спринтерском формате, а также совместные ланчи и мероприятия команды.

3. Рост: время личностного и профессионального развития.

Заранее определив эти цели, в основе которых лежат ценности компании, мы позаботились о том, чтобы структура «супердня» была согласована с общей миссией компании.

Разрабатывая структуру офисных дней, пройдите тест «дорожная развилка». Когда вам нужно принять решение — следует ли всем сотрудникам являться ровно в 8 утра или пусть люди приходят постепенно, нужно ли нам устраивать совместный ланч, задерживаться ли, чтобы выпить коктейли и т. д., — пусть ценности вашей компании подскажут вам, в какую сторону повернуть. Если вы поймете, что ваши ценности не помогают вам в этом выборе, возможно, они нуждаются в пересмотре. Если ценности работают, держите их в центре внимания, пока принимаете решения по всем вопросам вашей повестки.

Уделяйте много внимания вопросам профессионального развития

Сотрудники стремятся к разностороннему развитию на работе. Им важно знать, что есть возможность двигаться вверх по карьерной лестнице, и многие опасаются, что удаленка уменьшает их шансы на карьерный рост.

Профессиональное развитие играет ключевую роль в противостоянии «Великому увольнению». Недавний опрос, проведенный среди более чем 2 тыс. сотрудников, показал: 92% респондентов считают возможности профессионального развития важным или очень важным фактором. Кроме того, если у сотрудников такие возможности есть, это на 15% повышает их вовлеченность и на 34% повышает их заинтересованность в том, чтобы продолжать работу в компании, — по сравнению с теми, у кого таких возможностей нет.

В EA мы разрабатывали «супердни» таким образом, чтобы профессиональное развитие становилось неотъемлемой частью структуры дня. Рост — это не второстепенный вопрос, не то, чем сотрудник может заниматься только в свободное от работы время, поэтому во время нашей рабочей сессии сотрудники занимались мозговым штурмом, обсуждая следующие идеи: обучающие ланчи, общение с руководителями высшего звена по поводу их карьеры, привлечение спикеров со стороны и проведение книжных клубов.

Приступая к созданию собственного офисного дня, проанализируйте, какие возможности профессионального развития вы предлагаете в настоящее время, а также кто ими пользуется. Вполне вероятно, что вовлеченность людей ослабевала по мере того, как они становились все более загруженными и не хотели добавлять еще один пункт к своему и без того долгому рабочему дню. Именно поэтому ваши усилия по обеспечению профессионального развития в рабочей обстановке еще никогда не были так необходимы. Чтобы снова запустить шестеренки, постарайтесь каждую неделю или каждый месяц выделять время, чтобы все сотрудники могли отложить работу и заняться личностным или профессиональным развитием. Пусть это будет какая-то совместная деятельность или учебное занятие по вашему выбору. Важно, чтобы у всех была возможность обучаться — в рабочее время.

Опирайтесь на совместные ритуалы или создавайте новые

Даже простейшие ритуалы невероятно важны для объединения людей. В рабочей обстановке ритуалы играют особую роль по трем причинам, которые я называю три «П»: они способствуют психологической безопасности и пониманию цели, что приводит к улучшению производительности.

У каждого из нас есть ритуалы, но бывает сложно их выявить. Мое определение ритуала: то, что мы делаем без какой-либо практической причины и с регулярной периодичностью. Например, сотрудники часто собираются на ланч. Вовсе не обязательно считать это ритуалом — в конце концов, всем нужно есть. Тем не менее, когда команды начинают вносить изменения в свои календари, чтобы встретиться в заранее оговоренное время, передают друг другу одно и то же меню во время заказа и ощущают потерю, когда им приходится пропускать ланч, это уже становится ритуалом. Ритуалы помогают нам чувствовать себя самими собой — как личностям и как участникам группы.

В случае с компанией EA я хотела, чтобы сотрудники ценили свои ритуалы, а вследствие этого сохраняли и соблюдали бы их во время «супердней». Поэтому я задала им важный вопрос: «В какие моменты сотрудники больше всего чувствуют свою принадлежность к EA?»

Интересно, что большинство из них ответили одно и то же. «В течение последнего 21 месяца мы сильнее всего чувствовали свою принадлежность к EA во время встреч по пятницам в 9 часов утра».

Я тут же подумала: о, и что же происходит во время этих утренних пятничных встреч?

Как выяснилось, у сотрудников EA всегда были регулярные планерки в 9 утра по пятницам. После перехода на удаленный режим Дэниелс перенес фокус пятничной планерки с развития компании на поддержание связей между сотрудниками. Встреча по пятницам строится вокруг одного вопроса, снимающего напряжение, например: «Будь у EA талисман, что бы это могло быть?», «Как вы расслабляетесь после дня, полного стресса?» или «Расскажите о чем-то, что вам удалось на этой неделе». По словам Перлы Бернштейн, директора EA по персоналу, это время, проведенное сотрудниками вместе, стало важным ритуалом, в ходе которого люди лучше узнают друг друга, устанавливают личные контакты и заканчивают неделю в отличном настроении. Иными словами, такое, казалось бы, простое мероприятие становится клеем, скрепляющим коллектив.

Мы обсуждали, как «супердни» могут помочь в создании новых ритуалов («супердень» уже сам по себе становится ритуалом). И я подчеркивала необходимость сохранения пятничной встречи, во время которой люди снимают напряжение, ведь это мероприятие явно стало важным пунктом недели, объединяющим людей.

Когда вы думаете о том, как, когда и где сотрудники будут объединяться в 2022 году и позднее, советую вам начать с ритуалов. Спросите себя и свою команду: «В какие моменты вы больше всего чувствуете свою принадлежность к компании?» Ответ на этот вопрос поможет вам понять, какие ритуалы уже существуют в вашей организации и как приступить к созданию дорожной карты ваших собственных ритуалов. Если никто не сможет ответить на этот вопрос, это также поможет вам кое-что понять, и возможно, 2022-й станет для вас годом формирования связей.

Некоторые руководители могут отвергнуть мысль о том, что привлечение сотрудников обратно в офисы зависит именно от них. И все же, как отмечается в обзоре Deloitte, «за последний год руководители отказались от своих традиционных представлений об отношениях между организацией и коллективом». Чтобы мы могли решить невообразимые проблемы, с которыми сталкивается каждый бизнес, пора всем нам искать новые способы мышления.

Действительно, если мы позаботимся о том, чтобы офисные дни проходили с учетом наших ценностей, будем очень внимательно относиться к вопросу профессионального развития и опираться на ритуалы, то, по мнению авторов Deloitte, «это не будет отвлекать организацию от ее целей и приоритетов, но, напротив, сделает сотрудников более вовлеченными и успешными, а значит, повысится и их производительность». Это хорошая новость для всех нас.