Быстрые сборы: забыть нельзя оставить

Организация командировок долго оставалась сферой, куда ни тренды рынка труда, ни технологии не проникали. Инструментов «под ключ» для делового туризма не было — HR-специалисты организовывали все вручную. Исследование Ассоциации менеджеров показало, что треть российских компаний как минимум два раза в год отправляют сотрудников в командировки. BCD Travel выяснил, что для самих бизнес-путешественников главное в таких поездках комфорт — чтобы все внимание уделялось рабочим задачам, а не мыслям, как составить отчет о расходах.

2024 год принес в сферу новые технологические решения. Цифровизация, автоматизация и забота о сотрудниках — вот самые актуальные HR-тренды года, отмечает консалтинговая компания AS Russia. Следовать им и внедрять в бизнес-процессы цифровые решения сейчас одинаково стремятся корпорации и небольшие компании.

Новый уровень комфорта в деловых поездках

Сервис Яндекс Командировки позволяет не только бронировать авиабилеты практически по всему миру, резервировать апартаменты и номера в отелях, но и решать другие задачи: оплатить доставку из ресторана в Еде или купить продукты в Лавке, заказать такси из аэропорта или арендовать каршеринг в Драйве. А если командировка на корпоративном или личном автомобиле, можно воспользоваться Заправками в пути или по месту.

«Это отличный и хорошо продуманный сервис: можно заказать сразу и билеты для поездки в командировку, и такси, и проживание, и даже о еде позаботиться, — делится впечатлениями Екатерина Бахарева, основатель и гендиректор HR-агентства Benchmark. — Мне понравилось, что подготовиться к командировке можно довольно быстро, раньше все приходилось делать за несколько недель, чтобы успеть оформить все документы и ничего не забыть. А по возвращении — проверять, все ли подписано и зафиксировано. Это отнимало время и у сотрудника, и у бухгалтера».

Ваучеры на проезд и гостиницу приходят на электронную почту тому, кто отправляется в командировку. А закрывающие документы автоматически подгружаются в личный кабинет организатора поездки в начале месяца, следующего за отчетным. Причем, в одном файле на каждого сотрудника — и никакой путаницы, потерь «оригиналов» и чеков.

С заботой о сотрудниках, с выгодой для бизнеса

При бронировании отелей в Яндекс Командировках указываются финальные цены, без комиссии и наценок. А если вариант с предоплатой не подходит, можно воспользоваться овердрафтом: сначала бронируете, а после пополняете депозит на нужную сумму и не переживаете, что поездка может сорваться из-за недостатка средств на счете. Даже если в момент оплаты гостиницы цена выросла, для компаний, подключенных к Командировкам, она зафиксировалась еще при бронировании.

«Наша компания начала пользоваться сервисом Яндекс Командировки в начале 2024 года, — рассказывает Ольга Пономарева, главный бухгалтер ООО «Энвиро-Хеми ГмбХ». — Хотели отправить нескольких сотрудников в Турцию, а наш трэвел-партнер предложил варианты, которые совсем не устроили ни по качеству сервиса, ни по цене. Нашли Яндекс Командировки и быстро организовали рабочие поездки. Сервис оказался простым и понятным в использовании, легко подобрать что-то подходящее, выстроив нужные фильтры, и провести оплату. Заселение и проживание в поездках тоже проходило гладко. Приятный бонус — система налогообложения нашей компании позволяет вычесть НДС из расходов на командировки».

Ситуации в поездках бывают разные, потому служба поддержки Яндекс Командировок доступна 24/7. Сервис выделяет компании персонального менеджера, который всегда на связи и сможет помочь в случае чего. Важно — за это не нужно доплачивать. В Командировках нет комиссий, подписки или абонентского обслуживания за пользование платформой. Оплачиваются только расходы на поездку.

«Узнали о сервисе Яндекс Командировки и решили попробовать. Приятно удивились, когда организовали рабочие поездки «под ключ». Для оплаты оставалось прикрепить договора в личном кабинете и закрывающие документы с НДС, — делится впечатлениями Владимир Цой, директор ООО «Агрострой». — Мы уже отправляли наших сотрудников по работе в Киров, Вологду и Нижний Новгород. У обоих были оформлены личные кабинеты, куда подгружалась информация о заселении в отель. Туда же приходили отчетные документы. Здорово, что все в одном месте».

Выбор гостиниц на платформе — на любой вкус и корпоративный кошелек по всему миру.

Бывает, что поездки затягиваются и нужно продлить бронь — с этим может помочь организатор командировок от компании, быстро скорректировав лимиты и сроки в личном кабинете. А если номер окажется занят, сервис предложит не менее заманчивый вариант.

По шагам: как подключить сервис и начать им пользоваться

Подключиться к Яндекс Командировкам также легко, как и пользоваться платформой:

1. Заведите личный кабинет в Яндекс Go для бизнеса.

2. Перейти в раздел Командировок.

3. Внесите реквизиты компании и данные о сотрудниках, которые будут пользоваться сервисами.

4. Пополните счет.

Готово! Можно отправлять сотрудников в их первую комфортную командировку.

Организовать деловую поездку не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Потребовалась одна технология, чтобы оформление командировок из утомительного и трудоемкого процесса стало простой и понятной последовательностью шагов, а бизнес был уверен, что служебная поездка пройдет без лишних трудностей и затрат.

erid: F7NfYUJCUneLsWSvTe4F