Рисков хватает

За пять лет запросы собственников российских компаний к внешним консультантам сильно изменились. Развитие технологий, регуляторные изменения, появление новых рисков для бизнеса меняют представление о том, как должна быть выстроена работа с отчетностью, с документами, с контрагентами. Александра Чобанян, директор бухгалтерской и юридической практики компании Unicon Outsourcing*, подробно разбирает, какие сигналы не должен пропускать собственник и как системная работа бухгалтерии помогает найти скрытые резервы и минимизировать риски. Материал подготовлен на основе второго выпуска подкаста «Бизнес. Пересборка».

Трансформация запросов

Разница в запросах первых лиц к аутсорсинговым компаниям отражает трансформацию рынка. Сегодня собственники ждут от главного бухгалтера функции бизнес-партнера, который может выстроить процессы: без надежной финансовой системы бизнес несет дополнительные риски. Пять лет назад мы в основном работали как скорая помощь для бизнеса, аутсорсеров приглашали «тушить пожары», сейчас все чаще приглашают как архитекторов для комплексной перестройки системы.

Во-первых, изменился сам профиль клиента. Если раньше обращались в основном компании с иностранным участием, то сейчас — растущий российский бизнес.

Во-вторых, изменился технологический контекст: всем нужна цифровизация процессов. И речь уже не про электронный документооборот, а про роботизированную автоматизацию, использование ИИ, интеграцию с внутренними системами CRM, CRP (от Capacity Requirements Planning — планирование производства. — Прим. ред. ), сквозную аналитику.

В-третьих, в период турбулентности рисков у бизнеса и так достаточно. И собственникам хочется минимизировать те, которые можно контролировать. А для этого нужен системный подход.

Управленческие решения не обязаны быть на 100% успешными. Но важно, чтобы они отвечали интересам компании. И тут полезно подумать о документальном оформлении, дополнительном расчете. Нельзя действовать вслепую. В идеале делать сценарный анализ — без финансовой аналитики никак.

В разных отраслях свои риски. В строительстве, например, все построено на цепочках контрагентов и этапах работ. Если появляется хоть один неблагонадежный контрагент, рушится вся цепочка по НДС, мы получаем доначисление налогов. Хроническая проблема в отрасли — работы сдаются прямо на стройке, документы готовятся после. Мы всегда рекомендуем делать фото- и видеофиксацию, чтобы каждый шаг, каждый этап был задокументирован.В ритейле раньше часто встречалось дробление бизнеса (сейчас налоговые органы щелкают такие кейсы как орешки). Невыстроенный складской учет ведет к неверной себестоимости, искажению всей финансовой картины.

В ИТ-компаниях самый ценный актив — люди и интеллектуальная собственность, здесь и основные риски: работа с самозанятыми и ГПХ может быть переквалифицирована в неоформленные трудовые отношения с доначислением соответствующих сумм. Часто встречаются ошибки в применении льгот.

Точки контроля

Первый шаг в выстраивании надежной финансовой системы для нас — диагностика. Первое, на что смотрим: насколько бухгалтерская учетная программа (налоговые регистры) соответствует тому, что компания декларирует. Часто в ФНС заявлено одно, в программе — другое. Дальше изучаем, насколько хорошо компания обосновывала и документировала свои расходы, нет ли рисков доначисления налога на прибыль. Третье — юридическая гигиена: анализируем договоры, контрагентов, была ли должная проверка, надежны ли подрядчики. Системное выстраивание взаимоотношений с контрагентами часто помогает найти скрытые ресурсы.

А анализ договоров с поставщиками иногда выявляет, что компании забывают пользоваться отсрочками своих платежей. Когда в компании есть планирование, эти моменты обязательно учитываются. Даже такие базовые вещи помогут компании быть более устойчивой.

Четвертый шаг в выстраивании системы — анализ непосредственно бизнес-процессов. Просим сделать фотографию рабочего дня, выясняем, есть ли выстроенные схемы взаимодействия отделов между собой, есть ли регламенты и понятные инструкции. Классика российского среднего бизнеса — бухгалтерия около 60% своего времени тратит на поиск и сбор нужных документов. Налаженный процесс экономит время и бухгалтеров, и сотрудников других подразделений. Мы описываем взаимодействие между функциями, создаем регламент: кто кому в какой момент в каком виде что должен направить, обсуждаем его со всеми непосредственными участниками процесса.

Триггеры для собственника

Есть несколько типов сигналов для первого лица, что с процессами в бухгалтерии не все гладко. Первый тип — операционные сигналы: хронический аврал, сдача отчетности в последний день или пропуск сроков, сложность получения любых данных (например, когда руководитель просит справку о состоянии взаиморасчетов или остатков, а получает ее только через день). Невозможность внедрить изменения и уверенность главного бухгалтера в том, что никакая автоматизация «в нашей компании невозможна», — тоже операционный сигнал.

Второй тип — сигналы из внешних источников: приглашение от ФНС на беседу не проигнорируешь.

И третьим — стратегическим — сигналом можно назвать ощущение самого собственника, что он постоянно находится в режиме тушения пожаров: то вопрос из налоговой, то кассовый разрыв.

Даже пара сигналов из разных групп — повод пригласить внешнего консультанта, чтобы проанализировать ситуацию. Эти инвестиции окупаются: ревизия процессов, связанных с финансовой, юридической и бухгалтерской функцией, помогает выявить слабые места и минимизировать риски. Как правило, экономический эффект от выстраивания системы заметен уже через два месяца.

Как избежать кассовых разрывов

Налаженные бизнес-процессы исключают пожары. Например, кассовый разрыв — следствие невыстроенного финансового планирования. Если денежными средствами управлять: следить за денежным потоком, вести платежный календарь, то и кассовых разрывов не будет. Учесть внешние факторы помогает сценарный анализ: что будет, если недополучим 15 % дебиторки или если на 15 % повысят цены поставщики и т. п. Так мы переходим в режим управления и предвосхищения негативных событий.

Но если кассовый разрыв все-таки случился, главное — не паниковать. Есть алгоритм проактивных действий на 24 часа.

1. Позвоните контрагентам, чтобы договориться об отсрочке.
   
2. Расставьте приоритеты по платежам: налоги, зарплата, поставщики первой линии и т. д.
   
3. Проанализируйте, где спрятаны ваши денежные средства: как правило, либо в запасах, либо в дебиторской задолженности, при определенных усилиях их можно оттуда достать.

Будущее бухгалтерии

RPA, ИИ-агенты уже помогают нам в рутине. И это будущее, назад пути нет. Цифровизация меняет не только скорость, но и качество работы. Сокращается количество ошибок, неизбежных при ручном вводе, а эксперты могут потратить время на более глубокий анализ, более качественный подход к обслуживанию потребностей компании.

Если компания небольшая, идеальный главный бухгалтер сегодня — это и финансовый директор, и операционный директор в одном лице. Он взаимодействует со всеми функциями и первый видит, когда какой-то процесс сбоит, помогает в донастройке. В аутсорсинге мы к этой модели «три в одном» уже пришли.

Плюс у внешнего провайдера есть еще методологическая и юридическая поддержка, мы контролируем все изменения в законодательстве и оперативно информируем, что можно поменять уже сейчас, чтобы подготовиться к каким-то реформам.

Обладая большой насмотренностью, иногда можем подсказать подходящие бизнес-решения из других отраслей. Например, крупные торговые сети — мастера в управлении оборачиваемостью, у них до совершенства доведены модели управления товарными запасами и согласование условий расчетов с поставщиками, поскольку это ключевой момент для прибыльности. Финансисты диктуют правила игры для логистики и закупок. Изучить эту модель может быть полезно производственникам, где часто в запасах зашиты большие резервы, склады раздуты. После внедрения автоматизированного решения, которое контролирует и нормирует оборачиваемость, на складе одного из клиентов мы смогли высвободить 20 млн рублей на развитие.

Мы измеряем результаты своей работы на проекте в экономии денег и времени. Но есть еще эмпирический результат — когда собственник забывает про бухгалтерские вопросы и риски, может сосредоточиться на управлении бизнесом. В условиях турбулентности это особенно важно.

* Партнер выпуска — компания Unicon Outsourcing, один из лидеров рынка аутсорсинга учетных функций в России, регулярно входит в топ-10 рейтинга RAEX. Специализируется на услугах в области бухгалтерского учета, расчета заработной платы, кадрового администрирования, поддержке приложения на базе 1С и сопровождении ERP-системы. Компания входит в группу «Юникон», крупнейшую национальную аудиторско-консалтинговую группу с офисами в Москве, Санкт-Петербурге, Казани.

Реклама. Юникон БС АО. ИНН 7726527216.