Как отгородиться от навязчивого коллеги | Большие Идеи

・ Этика и репутация
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Как отгородиться от
навязчивого коллеги

Коллега присылает вам записку: «Давай пообедаем в четверг; надо кучу всего обсудить». Как вы ответите?

Автор: Дори Кларк

Как отгородиться от навязчивого коллеги

читайте также

Как автомобили без водителя встроятся в городское пространство

Роберт Хатчинсон

Что делать, если бизнес растет быстрее, чем команда

Евгения Тюрикова

Семь катализаторов технологий для вашего бизнеса

Олег Жуков

Прежде чем вы примете ответственное решение…

Дэн Ловалло,  Дэниел Канеман,  Оливье Сибони

Никто не хочет, чтобы общение становилось чем-то нудным и противным. Конечно же, люди не оставляют голосовое сообщение на вашем телефоне, чтобы отвлечь вас от важных дел на работе. И тем не менее обычно этим все и заканчивается. Вы получаете их послания с затаенным страхом, потому что каждое из них пожирает ваше время и навязывает вам новые обязанности, задачи и подчас создают проблемы.

Но люди забивают ваш почтовый ящик и тратят ваше время не из злого умысла. Разумеется, с одной стороны, подход к тому, как часто надо ставить других сотрудников в копию того или иного электронного письма или приглашать на встречи, сильно различается от одной компании к другой. С другой стороны, некоторые из ваших коллег могут просто-напросто быть заняты не так сильно, как вы (или вообще быть менее эффективными, чем вы). И та настойчивость, с которой они каждый раз останавливаются у вашего стола, чтобы поболтать или вылить на вас тонну ненужной информации о проектах, на которых вы вместе работаете, может незамедлительно сказаться на вашей продуктивности — конечно же, не в лучшую сторону.

Если ваши коллеги по каким-то причинам требуют слишком много вашего внимания, вот четыре методики, которые вы можете использовать, чтобы тактично отвадить тех, кто беззастенчиво ворует ваше время и внимание.

Уточните, в чем цель запроса. Коллега присылает вам записку: «Давай пообедаем в четверг; надо кучу всего обсудить». Как вы ответите? Если это ваш друг, с которым вы с радостью встретитесь, то отлично. Но прежде чем сказать «да», особенно если вы подозреваете, что человек относится к вашему времени как к неиссякаемому источнику, стоит подумать, в чем действительный смысл этой встречи. Вы можете предположить, что, по всей вероятности, коллега хочет обсудить проект, над которым вы работаете вместе. Однако не исключено, что его цель — в нетворкинге и укреплении связей или же он нуждается в вашем совете по вопросу, не относящемуся к вашей работе. Вы можете ответить следующим образом: «Мне нужно подтвердить свои планы на четверг, я отвечу тебе сразу же, как только сделаю это. И просто чтобы уточнить: о чем мы собираемся говорить?». Ответ поможет вам сделать правильный выбор: принимать ли приглашение или отказаться и не чувствовать себя потом обманутым из-за возникшего в самом начале недопонимания.

Читайте материал по теме: 7 правил успешных рассказчиков

Не принимайте по умолчанию приглашения на все мероприятия (в том числе происходящие в онлайн-режиме). Если вы сконцентрированы на стратегически важной задачи, даже участие в одной дополнительной телефонной конференции (или, Боже упаси, встрече) может надолго выбить вас из колеи. Именно поэтому стоит вежливо уточнить цель данного действия (многие даже не задаются этим вопросом). Как-то раз одна из моих клиенток, с которой я работала в формате открытой дискуссии, стала настаивать на телефонной конференции. В ходе предлагаемого звонка мы должны были еще раз пройтись по логистике проекта, несмотря на то, что почти все уже было в деталях разобрано в электронном письме, направленном ей ранее.

Вместо того, чтобы соглашаться не глядя, я решила отказаться — но действуя мягко и тактично. Я написала ответное письмо, выразив свою готовность участвовать, и добавила: «Расписание моих звонков на ближайшие пару недель чрезвычайно плотное, потому что я поглощена работой над моей новой книгой… Мне кажется, я бы могла ответить на ваши вопросы по почте — по крайней мере, это будет быстрее. Как вы считаете нам следует поступить? Жду вашего ответа и заранее благодарю». Я не отклонила полностью возможность участия в телеконференции на тот случай, если это действительно необходимо, но заставила ее задуматься над своей просьбой. Она ответила мне и сказала, что письма будет более чем достаточно. Это сэкономило мне добрых полчаса рабочего времени, а то и больше.

В ситуации излишней загрузки не стесняйтесь повременить с ответом. Другой способ зря потратить свое время — это быстро на все отвечать. Некоторых людей прямо-таки захватывает сам процесс разбора почтового ящика. Но если дел по горло — это пустая трата драгоценных минут и секунд. Если только вопрос, который пришел к вам, несрочный, можно ответить на него не прямо сейчас, а отложить момент отправки сообщения на несколько часов или даже дней в зависимости от характера обсуждаемой темы. Долгая пауза в ответах на сообщения нередко охлаждает пыл особенно назойливых коллег и позволяет людям сконцентрироваться на других действительно важных аспектах.

Читайте материал по теме: 5 советов для выступающих без подготовки

Просто поговорите. Предложение обсудить с коллегой совместный проект может прозвучит нелепо, но, если он ведет себя слишком навязчиво, вас неминуемо начнет это раздражать и ваше разочарование будет проявляться в работе — в неконструктивном, а подчас и агрессивном обращении. Вместо этого вам лучше самому пойти в атаку. И помните, цель разговора в первую очередь — помочь вам работать вместе максимально эффективно без упреков и обид. (Ваше понимание эффективности, конечно же, может отличаться от представлений другого человека.)

Вы можете начать разговор так: «Фрэнк, ты уже несколько раз предлагал встретиться, чтобы обсудить нашу совместную работу, и мне хотелось бы спросить тебя вот о чем… Личным встречам я предпочитаю общение по электронной почте, и будет лучше, если ты расскажешь о том, что конкретно хочешь обсудить со мной. Сможем ли мы так построить взаимодействие, чтобы обоим было удобно?». Собеседник может говорить о важности построения межличностного диалога — в этом случае вы можете найти компромисс, делясь новостями в переписке, а также посещая коллективные мероприятия в офисе, когда вы имеете шанс пообщаться со всеми своими коллегами одновременно. Подумайте о том, как вы можете учесть пожелания Фрэнка, не подчиняясь слепо его привычкам.

Когда речь заходит о повышении в должности, или о прибавке в зарплате, или о достижении конкретных целей в совместных проектах, наш успех точно не измеряется количеством отправленных писем или проведенных телефонных конференций. Что действительно имеет значение — это насколько хорошо мы выполняем наиболее важные задания. Достичь успеха невозможно, если мы постоянно отвлекаемся на назойливых коллег, которые не ценят наше время и не умеют управлять своим. Спасение часа или двух в неделю, которые вы сможете посвятить работе над первостепенными задачами, разительно увеличит ваши шансы на долгосрочный карьерный успех.