Смерть от
передозировки информации

Разговоры об информационных перегрузках уже набили оскомину. Когда же все наконец перестанут ныть? Я хочу сказать, что при нынешней-то экономике знаний информация — это наше все. И сейчас она доступна практически в неограниченном количестве — подается автоматически в наши электронные устройства; в крайнем случае, нужно несколько раз щелкнуть мышкой. Только давай, налетай на готовенькое!

Секундочку: а сам-то я перестану когда-нибудь жаловаться на переизбыток информации? Каждый божий день я тону в море информации. И в этом вижу больше худа, чем добра. Печалит меня не только то, что меня накрывает с головой поток электронных писем и новости RSS-лент и я вынужден разбирать завалы. Самое неприятное другое: мне каждый день приходится пастись на просторах интернета в поисках все новой и новой информации — иначе я безнадежно отстану профессионально. Как утверждает современная наука, нарастающий объем информации и как следствие то, что людям приходится то и дело отрываться от работы, может отрицательно сказаться не только на их душевном самочувствии, но и на качестве их решений и новых идей, производительности труда.

Одно исследование показало: после перерыва на просмотр электронной почты нужно примерно 25 минут, чтобы снова сосредоточиться на работе. И ничего хорошего в этом нет ни для нас, ни для наших организаций. Но не все потеряно. Дальше будет все проще сдерживать лавину информации — для этого есть специальные программы, которые автоматически ранжируют входящие электронные письма — таким образом можно регулировать поток или отводить его в нужную сторону. Есть и решения «гуманитарного» типа — они помогают людям изменить свои привычки и отношение к информации. Кто знает: может, когда-нибудь и я буду беззаботно плескаться в том самом информационном гольфстриме, который сейчас норовит затянуть меня на дно.

Осложнения для каждого

Конечно же, проблему избытка информации нам «подложил» Гутенберг. С тех пор, как он изобрел свою технологию сменных литер, пресс для получения оттиска и разработал весь типографский процесс, началось стремительное развитие издательского дела, и очень скоро книг стало гораздо больше, чем один человек в состоянии прочитать и осмыслить за всю свою жизнь. Потом стали появляться технологии, которые упростили воспроизведение текста — от копирки до ксерокса. А с тех пор, как информацию оцифровали, копировать документы можно в неограниченном количестве и почти бесплатно. Заодно исчезли все трудности с опубликованием новинок — еще одного вида деятельности, возникшего с появлением печатного станка. Сегодня издателем может стать каждый, ведь исчезла вековая преграда: высокая стоимость производства и распространения. (Речь идет не только об интернете с его бесплатными и всепроникающими каналами распространения. Возьмем простой текстовый редактор: он заменил секретаршу — с блокнотом, печатной машинкой и замазкой, — помогавшую начальнику доводить до народа его ценные мысли.) Да и вообще, масса новой информации — хотя бы рекомендации Amazon на тему «что лучше купить» — публикуется и распространяется без какого-либо активного участия издателей.

Теперь, когда шлюзы открыты, на нас хлынула информация в самых разных видах. Она проникает в наши мобильные телефоны в виде эсэмэсок и сообщений на Twitter. В наши КПК — как сигналы вызова от друзей по Facebook и голосовая почта, в настольные компьютеры — через ICQ и рекламные атаки прямого маркетинга (более не сдерживаемые почтовыми расходами). Я уж не говорю о самой большой приманке — электронной почте: я, к примеру, едва поспеваю прочитывать письма и отвечать на них. Но, признаемся, нас, как магнитом, тянет к информации, которой раньше не было, или — была, но не для всех. Теперь, когда она стала доступной, нам не хватает духу отгородиться от нее. Онлайновые отчеты о научных исследованиях и промышленная статистика. Блоги коллег или руководителей «вражеских» компаний. Вики и дискуссионные форумы на интересующие нас темы. Корпоративная внутренняя сеть. Незамысловатые плоды раздумий знакомых в социальных сетях… Короче, всего навалом — из-за чего, собственно, сыр-бор? Похоже, коллективное нытье (прерываемое моими собственными громкими всхлипываниями) небезосновательно.

Ученые уверены: если вы не успеваете обрабатывать информацию по мере ее поступления (а именно этого требуют ваши представления о хорошем тоне), то испытываете стресс, и он может вас истощить и выбить из колеи. Психиатр Эдвард Хэллоуэлл утверждает, что у современного человека на работе формируется то, что он назвал комплексом дефицита внимания (КДВ). Этот недуг возникает из-за чрезмерной нагрузки на мозг и проявляется в нервозности, раздражительности, неорганизованности, неспособности сосредоточиться и расставить задачи в соответствии с их важностью. Он во многом похож на синдром дефицита внимания (СДВ) — нейрофизиологическое нарушение, обусловленное генетическими факторами. Но если СДВ лишь усиливается в неблагоприятной обстановке, то КДВ всецело зависит от среды. КДВ, считает Хэллоуэлл, — такая же примета времени, как автомобильные пробки. Линда Стоун, автор термина «частично-непрерывное внимание», описывающего психическое состояние нынешних работников умственного труда, говорит, что теперь она все чаще выявляет (внимание!) «апноэ электронной почты» — бессознательную приостановку равномерного, спокойного дыхания во время, когда люди открывают почтовую программу. Есть даже данные о том, что из-за информационной ниагары снижается уровень интеллекта.

Как показало исследование, проводившееся несколько лет назад по заказу Hewlett-Packard, если работники умственного труда отвлекались на мобильные звонки и электронную почту, то их показатели IQ снижались в среднем на 10 пунктов по сравнению с нормальным уровнем (это в два раза больше, чем у любителей марихуаны, не без иронии отмечали комментаторы). Конечно, сход информационных селей накрывает не всех. Кого-то это, наоборот, тонизирует. Но тогда возникает призрак… [слышится тревожная музыка] интернет-зависимости. В 2008 году AOL опросила в США четыре тысячи пользователей электронной почты: 46% из них уже не представляют без нее своей жизни. Чуть ли не 60% всех опрошенных проверяли почту даже в ванной, 15% — в церкви, 11% скрывали от своих «половин» и детей, что смотрели почту. То, что постоянный доступ к информации размывает границу между работой и домом, может самым непредсказуемым образом сказаться на нашей частной жизни. Недавно был описан феномен… [музыка становится совсем тревожной] сирот карманных ПК: это дети, отчаянно борющиеся за внимание родителей, которых не оттащить от их BlackBerry. Описан как минимум один случай, когда ребенок спустил смартфон отца в туалет.

Минусы для предприятий

Большинству организаций, хотя они сами того не подозревают, дорого обходятся попытки людей регулировать поток избыточной информации и разбирать ее завалы. Во-первых, часть рабочего времени отнимает малоценная информация. Что касается электронной почты, то тут эта проблема отчасти решается надежными фильтрами спама. Тем не менее, когда опросили 2300 сотрудников Intel, оказалось, что почти треть получаемых сообщений они характеризуют как «мусор». Если учесть, что те же самые люди тратят на e-mail почти по два часа в день (участники опроса получали в среднем по 350 писем в неделю, а начальники — до 300 в день), то получается, что впустую уходит довольно много времени. «Компании отмахиваются от проблемы, — говорит Натан Зельдес, который в бытность свою ведущим инженером Intel курировал исследование. — А люди, хотя и страдают, не сопротивляются, считается ведь, что общаться — это хорошо». Сейчас Зельдес — президент Группы по изучению проблемы избыточной информации, ассоциации, объединяющей ученых и руководителей высшего звена.

Во-вторых, нам приходится то и дело прерывать работу из-за поступающей новой информации — важной или из разряда «мусора», и с этим тоже связан целый комплекс проблем. Когда у вас на мониторе выскакивает предупреждение об очередном поступившем письме, когда вас «отлавливает» знакомый по Facebook, о чем сигналит ваш смартфон, и вы реагируете, вы тратите время не только на прочтение нового сообщения. Вас вырвали из работы, и вам нужно снова сосредоточиться на ней.

Сотрудники Microsoft проанализировали, как их коллеги пользуются электронной почтой. Вывод такой: если человек отвлекся на новое письмо, то в среднем проходит 24 минуты, прежде чем он снова погрузится в отложенную работу. Описанная ими картина до боли знакома. Сначала вы обрабатываете сообщение, о котором вас уведомил компьютер. А заодно, раз уж вы все равно прервались, открываете другие непрочитанные письма — или делаете то, что к работе вовсе не относится: отправляете sms другу или начинаете лазить по интернету. И, как ни удивительно, большую часть ушедшего в песок времени люди тратили тогда, когда уже разделались с письмом и вполне могли бы вернуться к работе. Они метались по открытым документам, пытаясь вспомнить, что же делали, прежде чем занялись почтой; переходя от одного окна к другому, они попутно отвлекались на другие дела; и когда почти через полчаса наконец находили тот самый документ, им еще надо было вернуть себе прежний рабочий настрой.

Есть и другие, менее очевидные последствия бесцеремонного вмешательства почты и прочей информации. Научный сотрудник Harvard Business School Тереза Амабиле обнаружила, что, когда люди часто отвлекаются от работы, их творческая активность явно затухает. А результаты другого исследования показывают, что даже самые молодые, в принципе привыкшие перескакивать с одного экрана на другой и работать со множеством приложений сразу, хорошо справляются с решением особо сложных задач, только если какое-то время их ничто не дергает. Сейчас внимание ученых впервые привлекло еще одно знакомое каждому последствие информационной перегрузки: если вы не знаете наверняка, ответит ли адресат на ваше письмо и когда он это сделает, вы не можете принять решение. Допустим, вам не отвечают вовремя — вы начинаете думать: может, своим посланием вы вывели человека из себя и теперь он дуется на вас? Или ваше сообщение автоматически попало в папку «Спам»? Или оно просто «висит» себе в безвестности, потому что адресат завален почтой? (Неопределенности было бы меньше, если бы получатели — дисциплинированные, а не такие, как я сам, — подтверждали бы получение писем, о чем иногда просят отправители.)

По мнению сотрудника Северо-Западного университета Йорама Кальмана, состояние неопределенности, порожденное этим «онлайновым безмолвием», иной раз хуже долгого ожидания ответа. Наш мозг начинает полубессознательно, вспоминая, как «было раньше», просчитывать: быстро ли вообще этот человек реагирует на письма? Может, побеспокоить его еще разок — отправить повторное письмо? Может, быть понастойчивее и оставить голосовое сообщение, но на какой номер? Или выйти, посмотреть на его окно, а то вдруг его нет на работе? А если есть, то крикнуть с улицы погромче? А тем временем приходится, неизвестно на сколько, отложить проект и сидеть, дожидаясь ответа, который, в принципе, отнимает минуту-другую, не больше. О чем все это говорит? Не так-то просто подсчитать, во что обходятся эти и другие последствия переизбытка информации. Но Натан Зельдес и еще двое исследователей подсчитали, что снижение дневной производительности— они его оценивали как время, потраченное на обработку ненужной почты и возвращение в рабочее состояние после информационных перерывов, — ежегодно обходится компании Intel почти в $1 млрд. Он говорит, что организации совершенно напрасно отмахиваются от этого.

Спасение для пользователей: ТЕХНОЛОГИИ

Недавно во время мозгового штурма, на котором мы обсуждали новаторские управленческие идеи, Джерри Микальски продемонстрировал всем, как работает «супермозг». Мой коллега Лью Маккрири сидел рядом с ним и наблюдал за Джерри, а потом подробно описал его действия в своем блоге. Услышав что-то интересное, Микальски отправлял сообщение на Twitter, запрашивая у знакомых дополнительную информацию по теме. Почти каждый раз он быстро получал ответ, иногда — с ссылкой на статью или блог. Если в идее — том, что сначала высказывали мы, а потом дополняла своими комментариями его «дружина» на Twitter, — было здравое зерно, Джерри сообщал об этом нам, после чего заносил идею и соответствующие ссылки в свой ноутбук, в приложение TheBrain, которое в графическом виде показывает связи между разными видами информации, сохраняет, классифицирует и встраивает в общую схему только что полученные новые данные. Да! Микальски — независимый консультант, который учит компании, как пользоваться социальными сетями, не тонет в информационном потоке. И не пытается в бочке переплыть Ниагарский водопад. Он просто оседлал поток и плывет себе в удовольствие. Как это ему удается?

«Осваивай дзен — учись правильно относиться к жизни, — терпеливо учит он меня. — Расслабься, тебе не надо знать абсолютно все». Он-то может расслабиться: у Микальски под рукой несколько мощных «ловушек», созданных им специально для себя: социальные сети, которые собирают для него информацию, сортируют ее и оценивают. Одна из таких сетей — его приятели на Twitter. Другая называется Twine — это система коллективного пользования информацией, ее создания и упорядочивания; благодаря ей вы можете всегда быть в курсе самых последних событий по интересующим вас темам, или «твайнам». Twine направляет вам тот онлайновый контент, который сочли полезным ваши любознательные единомышленники, подписавшиеся на ваши «твайны». К тому же, программа сканирует остальные «твайны» и автоматически советует вам обратить внимание на то, что более или менее отвечает вашим интересам.

«Я теперь редко читаю посты — разве что мне кто-нибудь о них напишет или я получу ссылку по своему RSS-каналу, — говорит Микальски, консультирующий Twine. — Пусть твое сообщество выискивает для тебя полезные данные и пересылает тогда, когда они тебе нужны». Есть технологии и попроще, они предназначены для спасения тех, кого поток информации, особенно электронных писем, скорее нервирует, чем держит в форме. Новые программы предлагают разные способы управления входящей почтой. Одни располагают сообщения в Outlook по их значимости — она оценивается по истории вашей переписки с конкретными отправителями. Другие сортируют треды электронной почты по рабочим проектам, к которым они относятся. Или отфильтровывают письма, в которых уже нет нужды, потому что, скажем, кто-то успел еще раньше снабдить вас информацией. Или автоматически превращают электронные письма в задания или записи о предстоящих деловых встречах. Или подсчитывают, сколько времени вы тратите, отвечая на письма, — и даже добывают из блогов и новостных лент информацию о людях, с которыми вы переписываетесь, чтобы вы могли вовремя поздравить клиента с каким-нибудь важным событием (хотя количество входящих сообщений от этого, конечно, увеличится).

Если вы не столько жертва электронной почты, сколько зависимы от нее (будем считать, что тут есть смысловое различие), то один инженер из Google придумал одну штуку, чтобы таким, как вы, было проще бороться со своей потребностью в «дозе». Это — дополнительная ссылка на вашей странице Gmail: если по ней щелкнуть, экран становится серым и на нем появляется надпись: «Перерыв! Пройдись, сделай что-нибудь полезное, перекуси. Мы вернемся через 15 минут». И идет отсчет времени до того момента, когда вам можно будет снова проверять почту.

Спасение для пользователей: НОВОЕ ОТНОШЕНИЕ К ИНФОРМАЦИИ

Никто не спорит: многие не в состоянии преодолеть интернет-зависимость без помощи — будь то чутких окружающих или соответствующих технологий. Но в конечном счете решать свои проблемы с информацией вам придется самостоятельно. А значит, надо иначе к ней относиться и отказаться от многих привычек. Один из возможных путей — довериться людям, которые учат, как организовывать время. Скажем, свой способ «доводить дела до конца» (адепты называют его просто GTD — «Getting things done») широко проповедует Дэвид Аллен. Но чтобы понять, за кем из учителей пойти, надо довольно хорошо знать себя. Например, если вас охватывает тревога при мысли о накапливающихся завалах непрочитанных писем, то вряд ли вам поможет банальный совет проверять свой почтовый ящик лишь несколько раз в день.

Есть простые рецепты. Например, Мерлин Манн, автор блога 43 Folders.com, призывает не копить письма, чтобы папка «Входящие» всегда была пустой. А одностраничный сайт five.sentence.es учит: если вы из тех, кто до последнего тянет с ответом на письма, то попробуйте следовать простому правилу — в любом ответе, независимо от получателя или темы, должно быть не больше пяти предложений. Если уж вы намерены плотно поработать, то вам придется побороть свое чувство вины — смириться с тем, что, не сразу отвечая на письма, вы нарушаете правила офисного приличия. Относитесь ко всему как Джерри Микальски — и как учит дзен-буддизм. Или последуйте совету Клея Ширки, писателя, преподавателя университета Нью-Йорка, исследователя социальных и экономических последствий развития интерактивных телекоммуникаций: не пытайтесь за всем поспеть, не корите себя за то, что не в ваших силах прочитать все письма и тем более — ответить, даже хорошим знакомым. По данным упомянутого опроса AOL, 26% пользователей электронной почты либо уже объявили о своей «электронно-почтовой несостоятельности», либо подумывают об этом. Если вы, набравшись духу, вдруг возьмете и удалите все письма, ваши корреспонденты будут недовольны, но, возможно, с этого поступка у вас начнется новая жизнь. (Сам я на это пока не решился.)

Спасение для компаний: ТЕХНОЛОГИИ

Макс Кристофф, глава ИТ-департамента Morgan Stanley, не очень-то доверяет тем сумасшедшим цифрам, в которые оценивают последствия переизбытка информации (будто бы общий урон, нанесенный экономике США, ежегодно составляет почти $1 трлн). Тут, говорит он, как правило, не учитывается ценность информации, в том числе и поступающей «по этой чертовой электронной почте». Но Кристофф знает про участь людей, которым приходится перелопачивать большие массивы данных. И он пытается облегчить участь сотрудников своего банка. В частности, его команда разработала программу, задача которой — регулировать перерывы на обработку почты: она сортирует письма, отделяя срочные от важных, но могущих подождать. Программа учитывает целый ряд факторов, например, принадлежит ли отправитель к числу «помеченных» клиентов или иных лиц.

Каждый пользователь может настроить программу под себя: скажем, сделать так, чтобы к числу срочных она относила письма корреспондентов, сообщения которых получатель обычно открывает первым делом. Правда, в этом случае принципы классификации становятся размытыми и пользователи начинают нервничать. «Если люди не доверяют системе, они отрываются от работы и проверяют несрочные письма, желая убедиться, все ли правильно», — говорит Кристофф. То, что Макс Кристофф в Morgan Stanley пытается (правда, довольно робко) ставить хоть какие-то заслоны на пути информационного потока, само по себе заслуживает уважения. Ведь мало где проблему считают заслуживающей внимания, хотя сейчас все признают, что человечество расплачивается за удобства, которые нам дала электронная почта и доступ к информации.

Тем не менее организации начинают прозревать; уже многие понимают, что им выгодно помогать своим людям противостоять избыточной информации. Но дело не только в том, чтобы создать благоприятные условия для обработки данных, — надо еще призывать сотрудников, создающих и распространяющих информацию, действовать разумно и избирательно. Уже есть инструменты для регулирования объема корпоративной электронной почты. Пилотная программа Postware просит сотрудников помечать «марками» письма, отправляемые ими по корпоративной почте (каждому положено определенное количество «марок» в день). Пользователи новой почтовой системы Attent, созданной компанией Seriosity, получают равное количество виртуальной валюты, в которой они оценивают степень важности каждого письма, и получатели могут классифицировать их по стоимости. Деньги, заработанные на входящих письмах, поступают на счет получателя — ими оплачиваются письма исходящие. Конечно, «состоятельные» пользователи, получающие от жаждущих их внимания отправителей много денег, могут и больше тратить на свои послания — вероятно, они несколько завышают их ценность.

Сейчас создаются и более технически совершенные инструменты — они будут учитывать наш рабочий график и определять, когда нас нельзя отрывать от дела. Сотрудники Microsoft разрабатывают целое семейство приложений под названием Priorities, которые могут, например, до поры до времени не сообщать пользователю о каком-то письме; для этого они просчитывают не только степень срочности послания, но и готовность человека в данный момент прервать работу. Программа автоматически оценивает текст (есть ли в нем фразы вроде «как можно скорее»), занятость пользователя (не находится ли он на заранее назначенной встрече с кем-то из его списка контактов) и его психологическое состояние (работает ли он с документом, ради которого несколько предыдущих дней не смотрел почту). IBM работает над программой IM Savvy: это такая «говорящая машина», сделанная на основе системы мгновенной передачи текстовых сообщений. Она понимает, когда вы заняты (определяя, например, насколько интенсивно вы набираете текст или щелкаете мышкой), и предупреждает тех, кто посягает на ваше время, что вы недоступны. Но если вопрос не терпит отлагательств, она не лишает окончательно отправителей возможности вас прервать. «Одно плохо: если наделенные искусственным интеллектом программы-посредники, охраняющие ваше время, хотя бы однажды ошибутся и не побеспокоят вас, это может дорого вам обойтись», — говорит Дженнифер Лэй, глава разработчиков IM Savvy.

Спасение для компаний: ИЗМЕНЕНИЕ КУЛЬТУРЫ

Чтобы решать проблему переизбытка информации, компаниям понадобятся не только технологии — им придется изменить привычки своих сотрудников. Начать можно с обучения. Натан Зельдес, в прошлом инженер Intel, соединил технологию с обучением, создав программу Intel Email Effectiveness Coach, задача которой — научить людей правилам разумной электронной переписки. Когда человек щелкает по кнопке «Отправить» (сообщение еще не передано), программа тактично предупреждает его о возможных промахах или грубых нарушениях этикета, например, что в графе «Кому» стоит «Ответить всем» и письмо получат все, кто значится в списке адресатов.

Также компаниям следует утвердить корпоративные нормы электронного общения — писаные или неписаные. Если речь идет о неписаных правилах, то пример всем остальным должны подавать начальники. Никому из сотрудников не хочется прослыть белой вороной и первым, например, перестать рассылать еженедельные отчеты всем главам подразделений и отказаться от других усиливающих информационные перегрузки привычных действий, которые совершаются с одной простой целью — быть на виду у руководства. Можно учредить у себя в компании «утро без электронной почты»: наложить временный запрет на внутреннюю, а то и внешнюю переписку (телефонные звонки, sms и чаты) и таким образом выкроить время для ничем не прерываемой работы. Или руководитель мог бы ввести порядок: в каких случаях подчиненные должны писать электронные письма, а в каких — звонить по телефону или общаться вживую — не для того, чтобы люди чаще виделись, а с тем, чтобы быстрее принимались решения. Например, если три-четыре письма вернулись недоставленными, надо просто снять трубку и обсудить вопрос по телефону. ИТ-отдел мог бы определить предпочтительные каналы для информации разных типов.

Объем переписки значительно сократился бы, если бы информационные сообщения и объявления размещались на сайте компании или на «вики». В этом случае не информация находила бы людей, а люди искали бы информацию. Вот еще правило, проверенное жизнью: если в письме, которое вы собираетесь отправить,содержится пусть и важная, но не срочная информация, вывешивайте ее на сайте, а не отправляйте по почте. Айтишники могли бы заменить автоматическим ответом эти надоедливые запросы отправителей на подтверждение получения. По этим ответам ваши корреспонденты будут понимать, когда вы обычно отвечаете на письма, и, если ваш ответ им понадобится более срочно, начнут вам звонить. И тогда стало бы меньше путаницы, вызванной тем, что все по-разному представляют себе, когда ждать реакции получателя.

Если я считаю, что на письма надо отвечать в течение рабочего дня, а вы — что сразу по получении, то это может привести к ненужным трениям и принятым наспех решениям. Если вы разовьете бурную деятельность и станете отлавливать меня по всем каналам (оправите sms, голосовое сообщение, явитесь ко мне лично), то в итоге только увеличите общий объем информации по конкретному запросу. Если новые правила (согласно которым, например, нельзя отправлять коллегам письма после десяти вечера) не приживаются, замените пряник кнутом и в 22:01 отключайте почтовые серверы. (Недавно ИТ-директор рейтингового агентства Nielsen Media Research, выйдя из себя, пошел на драконовские, как многие сочли, меры: приказал заблокировать функцию «Ответить всем».)

Суровые порядки не так уж плохи, если смотреть на проблему с этических позиций. Когда один человек настойчиво требует по e-mail сведений, которые кажутся ему бесспорно ценными, это, как правило, дорого обходится его адресату, считающему, что в запросе нет ни важности, ни срочности, и злящемуся, что приходится отрываться от работы. (Меня всегда интриговала эта «стрелка вниз» в Outlook, показывающая получателю, что в письме ничего особо важного нет: даже если кто-нибудь ставит эту стрелку, что бывает редко, многие открывают письмо сразу же: интересно ведь, по какой причине отправитель так его пометил.) Организации должны думать о том, как учесть интересы и отправителя, и получателя. А руководители — следить за тем, чтобы все не свелось лишь к перекладыванию этого самого бремени с одних на других: рухнув под тяжестью неподъемной ноши, эти другие потащат за собой всю организацию. Перекладывание бремени… а ведь что-то в этом есть! Так и хочется переложить,раз и навсегда, свое бремя вины получателя (оттого, что не удается расторопно отвечать на письма) на плечи тех эгоистов, которые набивают письмами мой почтовый ящик. Уф-ф-ф! Даже полегчало! Может, переизбыток информации, в конце концов, не так страшен, как его малюют?!

10 способов уменьшить информационную перегрузку

Советам насчет того, как правильно организовать электронную переписку, несть числа. Привожу подборку своих любимых подсказок, позаимствованных на некоторых сайтах (в частности, Lifehacker, 43folders, Davidco). Кое-что я придумал сам — на основе собственного горького опыта.

Получателю

1. Чтобы то и дело не отвлекаться, отключите функцию автоматического уведомления о входящих письмах. И так организуйте свой рабочий график, чтобы выделить на почту несколько перерывов.

2. Не тратьте время зря на раскладывание писем по папкам; существуют поисковики для входящей почты. (Тут может быть одно исключение: создайте папку «Срочно» — только не забудьте ее проверять.)

3. Не помечайте письма, которыми предполагаете заняться попозже, как «непрочитанные». Если в Microsoft Outlook случайно нажать не ту быструю клавишу, все ваши входящие письма будут безвозвратно определены как «прочитанные». (Кнопка «Отмена», как выясняется, не спасает.)

4. Если вы не сможете ответить на письмо в ближайшие несколько дней, сообщите отправителю о получении и сообщите, когда займетесь письмом.

Отправителю

5. Чтобы ваши письма легче было классифицировать, четко формулируйте тему и начинайте основной текст с главного. Выделяйте заголовки полужирным шрифтом, нумеруйте или маркируйте вопросы, пишите по пунктам, что надо сделать и кому.

6. Чтобы получателю не надо было открывать совсем ­короткие письма, весь текст пишите в «теме», прибавляя: «конец сообщения».

7. По возможности вставляйте содержание прикрепленных файлов в основной текст.

8. Чтобы свести к минимуму обмен письмами, не излагайте общие идеи («Может, встретимся?»), а делайте конкретные предложения («Давай встретимся в 10?»).

9. Прежде чем нажать кнопку «Ответить всем», остановитесь — подумайте, нужно ли «всем» еще одно лишнее письмо. Если вы поймете, что не нужно, точнее ­определите адресатов.

10. Ради своего же блага пишите меньше писем: на каждое исходящее поступает в среднем два ответа.

* деятельность на территории РФ запрещена