Деньги и фриланс: восемь
полезных советов

Самое трудное для самозанятых профессионалов — это управление денежными потоками. Напряженность повышается, когда клиенты не платят вовремя. Что можно предпринять в целях ускорения обработки счетов? Что делать, если компания опаздывает с оплатой, но при этом вам хочется сохранить ее как своего клиента? Может ли возникнуть такая ситуация, при которой вам потребуется юридическая помощь?

Что говорят специалисты

По мнению Джона Янгера, основателя компании AgileTalentCollaborative некоммерческой исследовательской организации и одного из авторов книги Agile Talent, вам необходимо быть особенно щепетильными и организованными в вопросах бухгалтерского учета, если фрилансерская деятельность — это основной источник вашего дохода. «Если вы не отличаетесь дисциплинированностью и жесткостью в вопросах оплаты, успеха ждать не приходится», — считает он. И тут же добавляет: «Это важная составляющая вашей репутации». Тем не менее, даже если со своей стороны вы делаете все правильно, клиенты могут безнадежно опаздывать с оплатой. Более 70% фрилансеров рано или поздно испытывают трудности с оплатой, о чем свидетельствует исследование, проведенное Freelancers Union, некоммерческой группой, которая защищает интересы независимых работников. «Когда вы работаете на большую компанию как внештатник, силы изначально неравны, — говорит Кейтлин Пирс, директор по защите и занятости членов этой группы. — Если деньги не приходят вовремя, вы начинаете думать: “Что я сделал не так?”». Есть несколько приемов, которые помогут вам управлять финансами.

Подготовьтесь

Самую надежную гарантию своевременной оплаты дает сотрудничество лишь с теми компаниями, которые имеют хорошую репутацию, стабильное финансирование и уважают труд фрилансеров. Чтобы понять, относятся ли к их числу ваши работодатели, нужно провести проверку. Янгер советует: «Перед тем как ответить на запрос или самому предложить услуги на рынке, нужно проверить, может ли компания вам платить и будет ли она это делать. Кроме того, вам необходимо выяснить, какие люди там работают: честные и добросовестные или такие, у которых всегда будет “проблема” с оплатой вашего счета». Пирс рекомендует поговорить с другими фрилансерами, которые могут поделиться своим опытом работы с конкретной организацией. Можно навести справки и у штатных сотрудников. «Задайте вопросы о корпоративной культуре, принятой в компании, — советует она. — Отношение к своим сотрудникам — верный показатель отношения компании к внештатникам». Вывод: не работайте с клиентами, чья репутация испорчена.

Организуйте свою бухгалтерию 

Далее вам нужно определиться со способом выставления счетов клиентам. Их много, и у каждого есть свои «за» и «против», говорит Янгер. Выбор в пользу «абсолютно независимой работы» и самостоятельной обработки всех счетов требует от вас большего объема бухгалтерской работы и, по всей вероятности, создаст больше проблем, но при этом весь доход достанется вам. (К счастью, существуют многочисленные ресурсы и мобильные приложения, обеспечивающие автоматизацию процесса, включая And.co, 17 hats, и justtelljulie.) С другой стороны, присоединившись к «онлайновой платформе, которая соединяет продавцов и покупателей» — такой, как Jobbatical, Business Talent Group, Upwork, или Toptal(где Янгер выступает в роли консультанта), можно избежать лишней беготни и бумажной волокиты, поскольку «эти платформы собирают деньги за вас». Однако часть вашего заработка достанется им. Независимо от сделанного выбора разумно время от времени обращаться за советом к профессиональному бухгалтеру. Вот что говорит Пирс: «Большинство фрилансеров не использует услуги бухгалтеров для ведения финансовой отчетности, но периодически обращаются к ним за консультацией». По мнению Пирс, бухгалтер «поможет заполнить налоговую декларацию, контролировать расходы и надлежащим образом структурировать ваш бизнес».

Пусть все будет официально

До начала выполнения задания вам необходим контракт, где описан объем работ по проекту, условия оплаты и требования обеих сторон. «Не верьте в силу устных договоренностей и рукопожатий», — предупреждает Янгер. Неофициальные соглашения — источник всех проблем с оплатой, поэтому убедитесь, что все зафиксировано письменно. Для небольших проектов часто бывает достаточно просто переписки, но при более серьезных и длительных трудовых отношениях желательно поработать с юристом, советует Пирс. У большинства фрилансеров есть стандартная форма контракта, которую они изменяют под конкретного клиента. «Всегда, когда можно, используйте свой собственный контракт, — рекомендует эксперт, — ведь вам известно его содержание и вы согласны с его условиями, на основе которых можно вести переговоры». На сайте группы Freelancers Union есть несколько образцов такого договора. Кроме того, у Freelancers Union есть мобильное приложение. Оно связывает фрилансеров с юристами, которые представляют интересы независимых работников.

Разберитесь с циклом денежных выплат клиента 

Также важно поговорить с клиентом «о политике и графике выплат заранее» до начала любой работы, говорит Янгер. Выясните, как проходит их финансовый год, каковы стандартные сроки обработки счетов, по каким дням недели они выписывают счета и как платят своим внештатным сотрудникам. Такая информация поможет вам лучше управлять ежемесячными денежными потоками. Пирс рекомендует «попытаться получить как можно большую сумму в качестве аванса». По ее мнению, «во многих отраслях вполне приемлем аванс в размере 30—50% от расчетной суммы гонорара».

Еще один совет. «Убедитесь, что вы знаете имя и контактную информацию представителя финансового отдела, с которым вы будете общаться», — напоминает Пирс. В этом случае вы будете знать, к кому обратиться в случае задержки выплат.

Выставляйте счета заранее и почаще 

Независимо от условий оплаты клиента необходимо, как рекомендует Янгер, установить свою периодичность выставления счетов, частую и предсказуемую. «Выставляйте счет еженедельно или после завершения части работы, — говорит он. — Частое выставление счетов говорит о том, что вы цените свое время». Что касается долгосрочных проектов, то Пирс предлагает выставлять счет согласно заранее установленным «промежуточным этапам на протяжении всего срока работы», что гарантирует вам «оплату в определенные моменты времени». «Поэтапная оплата не только поможет вам регулировать доходы, но и является инструментом общения, — считает она. — Так и вы, и клиенты будут действовать согласованно к обоюдному удовольствию. Что бы вы ни делали, не соглашайтесь на условия оплаты после полной сдачи работы. Вы же не хотите работать три месяца на проекте, чтобы потом клиент сказал: “Мне все не нравится. Заплачу вам только 50%”».

Утвердите свой профессиональный статус     

Зарабатывая на жизнь как фрилансер, необходимо «относиться к себе как к предпринимателю», говорит Пирс. Не делайте ничего кое-как, не забывайте выставлять счет и будьте осмотрительны в общении. «Получение оплаты зависит от качества вашей работы и характера отношений с клиентом, — утверждает Янгер. — Если вы работаете не в полную силу, или часто находитесь вне доступа, или с вами трудно иметь дело, то все это отрицательно сказывается на вашей способности зарабатывать деньги». Кстати, не работайте бесплатно. «В наше время многие компании ищут желающих поработать безвозмездно, полагая, что работа на них нужна вам больше, чем им, но это не так», — говорит Янгер. Помните об этом всякий раз, когда вас «приглашают» провести бесплатный вебинар или руководить секцией на общественных началах. Об оплате говорите прямо и по-деловому, придайте ценность своей работе.

Контролируйте ситуацию

Если ваш клиент запаздывает с оплатой, «будьте начеку и контролируйте ситуацию», предупреждает Пирс. Если будете бдительны вы, то и клиенты не будут дремать. «В случае отсутствия ответа на ваши обращения «позвоните в компанию или явитесь в офис лично», — советует она. Гораздо легче отмахнуться от электронного письма, чем игнорировать человека лично. Янгер рекомендует проявить настойчивость при требовании оплаты. «Не уходите и не сдавайтесь, — говорит он. — Идите по служебной лестнице до самого верха, вплоть до руководителей высшего звена, если необходимо». Ваши электронные письма или звонки о задержках с оплатой или неуплате служат подтверждением вашей работы, подлежащей оплате. Используйте их как документы, помогающие выяснить, как обстоят дела с оплатой.

Наймите адвоката

Если вы предприняли все возможные попытки, а клиент не платит, имеет смысл нанять адвоката. Но это решение не столь однозначно. «Прежде всего нужно рассчитать сумму задолженности, определить шансы на успех, а также учесть хлопоты, связанные с наймом и оплатой услуг», — предупреждает Пирс. Новый закон, принятый в Нью-Йорке, стал лучиком надежды для американских фрилансеров. Согласно ему, работы стоимостью $800 и выше оплачиваются фрилансерам либо к определенной дате, либо в течение 30 дней после завершения работ. В основной части закона указаны меры, которые предпринимаются в случае невыплаты суммы клиентом. «Если дело передается в суд, то закон предписывает возмещение суммы оплаты и гонорара адвокату в двойном размере в случае принятия решения судом в пользу фрилансера», — информирует Пирс. Она также сообщила, что группа Freelancers Union в настоящее время «работает над принятием такого закона в общенациональном масштабе». В крайнем случае американские фрилансеры могут сообщить о своем бывшем клиенте в Бюро по улучшению деловой практики.

Принципы, о которых следует помнить

Нужно:

— Провести исследование, выяснить финансовую состоятельность вашего клиента и, насколько это возможно, проверить, есть ли признаки финансового риска.

— Выставлять счета регулярно, а на более длительных проектах запросить возможность поэтапной оплаты. Это поможет вам управлять денежными потоками и гарантировать координацию действий между вами и клиентом. 

— Рассмотреть возможность обращения в суд в случае уклонения клиента от оплаты.

Не нужно:

— Работать неофициально. Вам необходим хороший контракт, в котором будет изложен объем работ по проекту, условия оплаты, а также четкие требования обеих сторон. 

— Опаздывать с выставлением счетов или делать это нерегулярно. Используйте ресурсы и мобильные приложения, которые автоматизируют процесс.

— Лениться и не держать на контроле ситуацию с поздними выплатами со стороны клиента. Если клиент не отвечает на электронные письма, по возможности посетите офис лично.

Пример №1: внимательно следите за процессом и при необходимости обращайтесь за юридической помощью

Майкл Лопес, копирайтер-фрилансер, специализирующийся на текстах о медицине и здоровом образе жизни, не понаслышке знает, как клиент может обмануть.

В прошлом году он согласился восстановить контент сайта из резервной копии компании, которая занимается реабилитацией наркозависимых пациентов и владеет сетью наркологических центров. Ранее он уже выполнял небольшие проекты для этого клиента, но новое задание было масштабнее. Этот проект был рассчитан на два месяца и сулил Майклу неплохое вознаграждение.

Майкл закончил работу и предоставил счет на оплату. Никакого ответа от компании он не получил, поэтому через неделю Майкл послал письмо по электронной почте. Ответа по-прежнему не было. Через две недели он позвонил по телефону. И опять тишина. «Через месяц я опять позвонил по телефону и послал еще одно письмо по электронной почте. Тогда они мне ответили, что работают над вопросом оплаты и проверяют мою работу, — вспоминает Майкл. — К тому же мне сообщили, что, возможно, результаты моей работы не будут использованы и я не получу полную оплату».

Он был удивлен, рассержен и раздражен. «В итоге я загрустил и разочаровался в себе, — говорит Майкл. — Да, неправы были они, но я и сам много чего сделал не так». Начнем с того, что Майкл работал без контракта. «Я знал, что контракт необходим, но не смог его составить», — признается он.

К счастью, соседом Майкла был адвокат. По закону при отсутствии подписанного контракта для суда достаточно переписки с компанией, чтобы подтвердить задолженность. Его сосед-юрист составил и послал письмо клиенту Майкла, где «четко было выражено требование оплаты, в противном случае, указывалось в письме, придется прибегнуть к средствам правовой защиты», вспоминает Майкл.

Неделю спустя клиент принес свои извинения и заплатил гонорар. «Не думаю, что стоило с ними бороться дальше», — считает Майкл. Все окончилось хорошо. Вскоре после этого Майкл воспользовался инструментами группы Freelancers Union и Legal Zoom, чтобы создать типовой контракт для будущих заданий. Он считает случай с компанией, занимающейся реабилитацией наркозависимых пациентов, «суровым уроком».

«С тех пор я обновил свои контракты и сформировал политику в области оплаты, — говорит Майкл. — Если клиент не хочет ее придерживаться, я никогда с ним не работаю».

Пример №2: поймите, как устроен процесс оплаты у вашего клиента, и используйте это знание в своих интересах

По словам Вики Чой, на протяжении ее двенадцатилетней карьеры в качестве независимого организатора мероприятий, ей всегда платили за услуги, но не всегда вовремя.

 «Во время работы с одним из своих клиентов я выяснила, что бухгалтерия выписывает чеки только раз в две недели — и только по четвергам. Я задавалась вопросом, почему оплата поступала не вовремя. В конечном итоге я спросила: “Если я выставлю счет в пятницу, на следующий день после того, как вы выписываете чеки, то мне придется ждать две недели до следующего четверга?”».

Это послужило Вики уроком, и со временем она отработала процесс оплаты. У нее появился стандартный контракт, который ей составил юрист. В этот контракт она вносит уточнения и изменения в зависимости от клиента и характера мероприятия. В него входят поэтапный график работ, сроки и условия оплаты. Помимо этого в контракт внесен пункт о том, сотрудничество прекращается, если оплата своевременно не поступает.

Предыдущие просрочки с оплатой навели Вики на мысль об использовании программы QuickBooks, которая позволяет ей получать оплату на банковские карты и электронные чеки, что обеспечило своевременность платежей.

«Мне нравится эта программа, потому что благодаря ей вся бухгалтерия находится в одном месте и мне не нужно разное ПО для одного и того же процесса, — говорит она. — Как владельцу микробизнеса мне выгодно экономить время».

Об авторе. Ребекка Найт — независимый журналист из Бостона, читает лекции в Уэслианском университете, пишет для The New York Times, USA Today и The Financial Times.