Пять причин отказаться от
списка дел

Пять лет назад я прочитал совет Даниэля Марковица о том, что списки дел нужно переносить в календарь. С тех пор моя продуктивность выросла как минимум вдвое.

В этой памятной (по крайней мере, для меня) статье приводятся пять недостатков традиционных списков дел. Во-первых, они дают нам слишком много вариантов выбора. Во-вторых, нас, конечно же, привлекают задачи, которые выполнить проще всего. В-третьих, нас редко привлекают важные, но не срочные задачи. Например, нам сложно выделить себе время на освоение чего-то нового. В-четвертых, в списках дел нет необходимой информации о времени, которым вы располагаете. В-пятых, будем честны, списки не дают никакого стимула.

Мне этого было достаточно. Я перешел с фанатичного следования списку дел (ежедневному плану работы) на календарную систему, которая также известна как «тайм-боксинг» (термин заимствован из области гибкого управления проектами). После этого я осознал все пять описанных Марковицем недостатков. По результатам нашего исследования 100 приемов повышения продуктивности, тайм-боксинг оказался самым эффективным. К тому же за последние годы я заметил еще несколько преимуществ этого метода, о которых хочу рассказать.

Во-первых, на календаре видно распределение задач во времени. Если вы знаете, что рекламный ролик должен выйти во вторник, а команде нужно 72 часа, чтобы внести ваши правки, вам ясно, на какое время ставить эту задачу. А точнее, ясно куда ставить задачу: календарь нагляден и интуитивно понятен. Упорная работа на пределе своих возможностей нужна не всегда. Иногда для лучшего результата важно другое — просто делать правильные вещи в правильное время.

Во-вторых, метод позволяет более эффективно общаться и взаимодействовать с коллегами. Если все ваши важные (или вообще все) задачи занесены в календарь, коллеги смогут их увидеть. Так вы сможете учитывать их расписание, а они будут сверяться с вашим графиком. Календари с общим доступом (и настройками приватности) стали нормой в корпоративном мире, и самые передовые решения предлагают Microsoft и Google.

В-третьих, с тайм-боксингом у вас появляется полноценный отчет о проделанной работе. Бурная неделя подходит к концу, а вы не можете сообразить, что успели? Загляните в календарь. Скоро предстоит отчет и нужно вспомнить успехи и неудачи за последние шесть месяцев? Загляните в календарь. Собираетесь посвятить час планированию следующей недели и нужно понять, что вас ждет? Загляните в календарь. Главное, чтобы у вас была персональная версия этих данных (то есть не только версия работодателя), иначе однажды они могут пропасть.

В-четвертых, в ваших руках больше контроля. Это особенно важно, поскольку контроль (то есть свобода действий, автономия и т. д.), возможно, главный источник удовлетворенности работой. Когда нам приходится постоянно отвлекаться, мы менее довольны работой и менее продуктивны. Тайм-боксинг — отличное средство против этого. Вы решаете, что и когда делать, блокируете любые отвлекающие факторы на это время и выполняете задачу. Непрерывный контроль и наглядность достижений вызывают чувство удовлетворения — и даже привыкание. Дело здесь не только в продуктивности (внешний фактор), но и в наших намерениях (которые идут изнутри) и ощущениях.

В-пятых, вы станете значительно продуктивнее. Согласно закону Паркинсона, «работа заполняет все отпущенное на нее время». Хотя это не совсем закон (скорее ироничное наблюдение), большинство из нас согласится, что в нем есть доля правды (особенно это касается совещаний). Суть наблюдения в том, что мы часто тратим больше времени на задачу, чем нужно, поскольку ориентируемся на количество свободного времени (зависит от обстоятельств), а не на то, сколько на самом деле должна занимать работа (объективный факт). Тайм-боксинг освобождает нас от закона Паркинсона, устанавливая четкие временные рамки для задач и помогая их придерживаться. Хотя точно подсчитать все преимущества какого-либо метода управления временем или повышения продуктивности сложно, очевидно, что в нашем случае их очень много. Возьмем самый простой пример: тратите ли вы два часа (в совокупности, разбивая это время на несколько периодов) на задачи, которые, сосредоточившись, могли бы сделать за час? Если вы ответили «да», ваша личная продуктивность может быть улучшена вдвое.

У календарной системы есть множество различных преимуществ. Эта практика улучшает наши ощущения (контроль), помогает достигать большего как самостоятельно (личная продуктивность), так и в командах (эффективное взаимодействие). Возможно, это самый важный навык, который может освоить современный специалист, поскольку он освобождает время для выполнения любых задач. К тому же он не требует никаких затрат. Выделите себе немного времени, чтобы подумать, как лучше использовать тайм-боксинг в вашей жизни.

Об авторе. Марк Зао-Сандерс (Marc Zao-Sanders) — генеральный директор и сооснователь компании Filtered, которая специализируется на разработке образовательных технологий и использовании ИИ для повышения продуктивности через обучение.