Скажите «нет» неподходящим просьбам
и дедлайнам

Разница между спокойной и продуктивной жизнью и жизнью, полной стресса и недовольства, может заключаться в одном простом навыке — умении говорить «нет». От этого навыка зависит, переполнен ли ваш график до отказа, оптимальное ли у вас количество задач или их слишком много, работаете вы допоздна или успеваете все делать в срок, не испытывая при этом стресс.

Однако отказывать нелегко. Возможно, вы испытываете при этом дискомфорт из-за страха расстроить собеседника или опасаетесь упустить перспективную возможность. А может быть, вы боитесь, что отказ будет выглядеть так, будто вы не справились с задачей? Но если никогда ни в чем не отказывать, то вероятность любого из перечисленных вариантов только возрастает. Умение говорить «нет», когда это необходимо, снижает вероятность неудач и помогает сохранить душевное равновесие.

Как нужно говорить «нет»? Консультируя клиентов по вопросам управления временем, я часто рассказываю им о том, как следует в случае необходимости обозначать границы и отклонять просьбы. Ниже я перечислю лучшие стратегии для отказа в критических ситуациях, когда от вас требуют выделить время, взяться за выполнение задач или сделать что-то в неподходящие для вас сроки.

Выделить время

Если вы хотите, чтобы ваш график был намного свободнее, пора начать говорить «нет» тем обязательствам, которые не дают вам использовать время оптимальным образом. Перестаньте выбирать путь наименьшего сопротивления и выполнять все, что от вас просят. Вместо этого задайте себе вопрос: «То, о чем меня просят, — это правильная инвестиция моего времени или нет?».

Допустим, вас попросили принять участие в волонтерской деятельности. Это хорошая инициатива, но она может быть не связана напрямую с вашими интересами и профессиональными целями. Участие в ней предполагает от трех до пяти часов вашего рабочего времени каждый месяц, то есть 36-60 часов в течение года. Чтобы вежливо отказаться, скажите: «Спасибо за предложение. Это большая честь для меня, однако я вынужден(а) отказаться, поскольку полностью занят в настоящее время. Благодарю вас за понимание».

Или, например, представьте, что вас попросили посетить совещание, на котором ваше присутствие необязательно. Более того, для этой цели лучше подойдет другой человек из вашей команды. Вы можете отклонить приглашение и сказать: «Я получил(а) ваше приглашение. Благодарю, что сообщили о встрече, нашу команду представит Джерри. Уверен(а), он отлично справится и расскажет нам обо всем, что нужно знать».

Или, допустим, вас пригласили пообедать люди, которых вы достаточно часто видите, но у вас есть незаконченная работа, планы посетить спортзал, или же вы просто хотите отдохнуть. В таком случае отказ можно сформулировать так: «Спасибо за приглашение, но у меня уже есть планы».

Возможно, поначалу вы будете чувствовать дискомфорт, отвечая отказом на просьбы, не пересекающиеся с вашими целями или потребностями, но эта стратегия сохранит вам большое количество времени.

Задачи

У многих людей количество задач в списке дел на день сильно превышает количество дел, с которыми они физически могут справиться. Особенно это касается тех, кто пытается помочь всем вокруг, прежде чем выполнить собственную работу. Чтобы разорвать этот порочный круг, нужно начать говорить «нет».

Например, вы всегда имеете право отказаться, если вас просят сделать что-то, что не относится к вашим рабочим обязанностям. Конечно, если вы слишком часто шли навстречу в прошлом, сперва нужно будет отучить людей от привычки просить у вас помощи по любому поводу. Со временем ваши собеседники это поймут, особенно если ваш ответ будет звучать так: «Это не моя область экспертизы. Я с радостью передам вам контактные данные Шерил. Уверен(а), она с удовольствием поможет вам». Или: «Думаю, что организовать обед для завтрашнего совещания сможет наш стажер Тим. Я перенаправлю ему вашу просьбу». Или: «Отчетом по итогам презентации в таких случаях обычно занимаются организаторы совещания».

Если вас просят взяться за не обязательный для вас проект, а у вас уже накопилось больше задач, чем вы успеваете сделать, просьбу также следует отклонить. Вы можете сформулировать отказ так: «Ваше предложение звучит интересно, но, к сожалению, я сейчас уже максимально загружен(а). У меня не будет возможности приступить к этому в ближайшие пару недель/месяцев. Поскольку это для вас важно, будет лучше, если вы обратитесь с тем же предложением к тому, кто сможет уделить этому достаточно времени и внимания».

Наконец, если вы находитесь на совещании, где обсуждают разные задачи, требующие исполнения, а у вас нет лишнего времени, будьте осторожны: ничего не говорите, не поднимайте руку и не проявляйте инициативу. У меня есть такие клиенты, которых буквально каждый раз приходится спрашивать: «Сколько раз вы добровольно брались за что-то?» Один из лучших способов сказать «нет» — не предлагать свою помощь.

Временные рамки

Иногда задания, которые нужно выполнить, оказываются в вашей зоне ответственности, но вам слишком поздно об этом сообщают. В таких случаях вам может помочь умение отказываться (в той степени, в которой это возможно в каждой конкретной ситуации) от нереалистичных сроков.

Разумеется, ожидания от сотрудников во всех организациях разные. Возможно, условия вашей работы не позволят применить вам подобную стратегию. Тем же, у кого все же есть некоторая свобода действий, будет полезно обратиться к следующим способам отказаться от предложенных дедлайнов.

Если вас просят сделать в течение дня небольшое задание, которое на самом деле необозначено четкими сроками, такую просьбу можно отклонить, предложив альтернативу. Даже один-два дополнительных дня могут превратить взятое на себя обязательство из выматывающего сидения в офисе допоздна в незначительное поручение. Скажите: «Я хотел(а) бы вам помочь, но мое время сегодня полностью занято обязательствами перед [руководством, клиентами]. Я помогу вам с этим к пятнице».

Некоторых людей такие ответы могут раздражать. Но со временем этот подход научит их предлагать вам более разумные сроки. К примеру, в некоторых организациях уже существуют правила, которые определяют, что на работу с документами требуется несколько дней.

Если вас часто беспокоят по вечерам или выходным и у вас есть возможность обозначить границы своего личного времени, эти границы стоит обозначить. Если у вас не будет возможности отдохнуть во внерабочее время, это в конечном итоге может привести к выгоранию.

Хороший способ избежать неожиданных дополнительных часов, потраченных на работу, — отказаться от проверки почты и убрать подальше телефон. Но если вам все же понадобится ответить, сделайте это в такой форме: «Привет, Джо! Я только хотел(а) сказать, что видел(а) твое письмо. Я изучу твою просьбу, как только вернусь в офис».

Наконец, если вы получаете обязательный для вас большой проект, но изначально понимаете, что установленный дедлайн делает его невыполнимым из-за других ваших задач, есть несколько способов обсудить и попробовать изменить условия. Если в обсуждении участвует руководство, можно рассказать о ваших задачах и приоритетах и спросить, на чем лучше сконцентрировать усилия. Если проект интересует кого-то не из числа руководства, но у вас есть возможность обозначить условия, обратитесь к собеседнику со встречным предложением, которое вам подходит. Если в обсуждении не участвует руководство, но вашего авторитета недостаточно для того, чтобы изменить сроки, возможно, для решения проблемной ситуации вам все же потребуется помощь начальства. Можно сообщить ему об этом следующим образом: «Я слышал(а), что вы хотите, чтобы этот проект был закончен, до конца месяца. Однако с учетом других текущих проектов мы не сможем успеть к обозначенному сроку. Я хотел бы предложить середину следующего месяца в качестве альтернативы. Как считаете, так будет разумно?»

Результатом такого разговора может стать привлечение к проекту дополнительных ресурсов (например, подрядчиков) или перераспределение нагрузки.

Говорить «нет» непросто, но оно стоит того. Если вы задумались об использовании предложенных выше приемов и фраз в своей работе, убедитесь прежде всего в том, что вы быстро взаимодействуете с коллегами. Как правило, люди легче принимают отказ, если вы сообщаете о нем как можно раньше.

Не забывайте о том, что нужно действовать уверенно. Не переусердствуйте с извинениями. Произнесите необходимые слова и двигайтесь дальше. Помните: говоря другим людям «нет», вы говорите «да» тому, что важно для вас.

Об авторе. Элизабет Грейс Сондерс (Elizabeth Grace Saunders) — консультант по управлению временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Training, автор книг «How to Invest Your Time Like Money» и «Divine Time Management».