«Не сейчас»: четыре совета, которые помогут спасти ваше время | Большие Идеи

・ Управление временем
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

«Не сейчас»: четыре совета, которые помогут спасти
ваше время

Как отстоять свое рабочее и личное время

Автор: Элизабет Грейс Сондерс

«Не сейчас»: четыре совета, которые помогут спасти ваше время
Фото: Michael Blann/Getty Images

читайте также

Как «подружить» маркетологов со специалистами по продажам

Андрис А. Золтнерс,  Прабхакант Синха,  Салли Лоример

Уроки стратегии от нобелевского лауреата по экономике Жана Тироля

Джастин Фокс

Как разговаривать на работе о сексуальных домогательствах

Эми Галло

Cтратегия местных против чужаков

Бхаттачарья Ариндам,  Майкл Дэвид

Вечернее часовое совещание затягивается уже на 15 минут и даже не близится к завершению. Вы думаете о важном письме, которое нужно написать и отослать сегодня же, и стоите перед выбором: либо задержаться, либо сесть за работу дома после ужина. Вы вежливо участвуете в общем обсуждении и отвечаете своему коллеге, который ведет собрание. Но глубоко внутри вы испытываете раздражение оттого, что этот человек серьезно нарушил ваши временные границы.

Такие ситуации могут вызывать крайне негативные чувства. Неожиданные запросы от коллег могут помешать вам в выполнении важной задачи, задержать на работе или отвлечь от семьи, когда вы дома. Что можно сделать в таких случаях? Как установить границы и в будущем не чувствовать, что ваше время не уважают?

Я работаю консультантом по тайм-менеджменту, поэтому могу поделиться множеством примеров успешного выстраивания границ. Ваш подход будет зависеть от сферы деятельности, рабочей культуры, коллег, но приведенные здесь варианты помогут вам установить границы и сообщить о них другим.

Интервалы для совещаний

Первым делом можно просто заблокировать несколько временных слотов в своем рабочем календаре. Выберите границы интервалов, в которые вы не можете или не хотите проводить встречи, — например, с учетом вашего графика поездок с работы и на работу, необходимости отвозить детей в школу или просто для того, чтобы сосредоточенно заниматься важными задачами в первой половине дня. Цель — установить в своем рабочем расписании определенные рамки, в которые вы будете недоступны для других.

Если вам назначают встречу в эти периоды, предложите другое время. Если у вас нет таких полномочий или на совещание приглашено большое количество участников, вам при наличии такой возможности нужно решить, насколько необходимо ваше присутствие. Порой установить какие-то рамки очень непросто, например, в середине рабочей недели или когда вы координируете команду в разных часовых поясах. В таких случаях стоит учитывать ситуацию. По возможности не назначайте совещаний, из-за которых придется нарушить режим сна или специально проснуться глубокой ночью. Скорее всего, плюсы от участия в обсуждении не перевесят снижение продуктивности от недосыпа на следующий день.

Продолжительность собраний

Долгие совещания могут сильно влиять на рабочее расписание. Всего три совещания, затянувшиеся на 15—20 минут сверх запланированного, отнимают целый час рабочего времени. Вот несколько стратегий, которые помогут соблюдать границы по продолжительности совещаний.

Во-первых, если вы назначаете совещание, укажите предполагаемую продолжительность. Например, вместо часовой встречи «по умолчанию» обозначьте при рассылке приглашений получасовой интервал и четко опишите повестку. Во-вторых, назначайте собрания одно за другим, чтобы была необходимость вовремя заканчивать каждое из них. (Помните, что своевременное завершение собрания будет полезно и другим участникам, у которых тоже могут быть другие задачи.) И, наконец, обозначьте свои намерения в самом начале совещания. Например, так: «Мне нужно завершить встречу к 14:30, и к этому времени мы должны успеть все обсудить». За 5—10 минут до окончания скажите: «У нас осталось приблизительно 10 минут. Есть что-то важное, что мы могли упустить?» Если вы хотите закончить вовремя, нужно следить за темпом встречи.

Время для сосредоточенной работы

Многим трудно найти время для сосредоточенной работы, поэтому в таких случаях нужно особенно внимательно отнестись к ограничениям. Установить статус «Занят» в рабочем календаре — первая защитная линия. Одни фиксируют такое время на еженедельной основе, например, с 9 до 11 утра два дня в неделю. Другие выделяют себе такие интервалы по необходимости. Выберите тот способ, который подходит вам.

Если в эти интервалы коллеги назначают встречи или подходят к вам поговорить, предложите им выбрать другое время. Чтобы вам было проще следовать собственному расписанию, создайте подобие физического барьера. Можно закрыть дверь, например. Для всей команды ваши несколько часов сосредоточенной работы важнее, чем возможность в любой момент к вам обратиться. Если закрыть дверь не получится (или ваших коллег это не останавливает), выберите другое место — комнату для совещаний, другой кабинет, кофейню. Одна из самых эффективных стратегий для установки границ — скрыться из зоны видимости.

Вышеперечисленные советы помогут вам контролировать свое время, но остается еще одна распространенная проблема — постоянные обращения коллег, будь то лично, по телефону, электронной почте или в чатах. От коммуникаций сильно зависит ваш настрой, но вы в силах контролировать параметры «входящих» и снизить уровень негативных последствий.

Например, я стараюсь убедить своих клиентов связываться со мной преимущественно по электронной почте. Они могут написать мне в любое время дня и ночи, но я не открою письмо до тех пор, пока я не буду готова на него ответить. Обычно я пишу из офиса с понедельника по пятницу. Если кто-то связывается со мной по другому каналу, я откликаюсь по электронной почте, чтобы подчеркнуть, что именно этот канал связи мне наиболее предпочтителен. Когда я не просматриваю сообщения до начала следующего рабочего дня, у меня нет соблазна отвечать на них вечером или в выходные. Кроме того, такой подход помогает мне не думать о непрочитанных письмах, и я могу полностью отключиться от работы.

Вы не всегда можете повлиять на объем или характер поступающих обращений, но вы можете задавать ожидания относительно сроков ответа. Например, вы можете получить рабочее сообщение в 22:00, но написать отправителю только следующим утром. Вы можете не отвечать на письма, полученные в выходные, до понедельника. Безусловно, бывают случаи, когда соблюдать такие правила невозможно — например, когда нужно срочно решить проблемы с международной поставкой. Но в большинстве ситуаций можно подождать, и, выбирая удобное для вас время, вы сообщаете другому человеку о своих границах. Иногда вы можете даже прямо их обозначить: «Я сейчас отвечаю на ваше сообщение, но хотелось бы уточнить, что входящие за выходные я разбираю в понедельник».

Какие границы вы сможете или позволите себе установить, зависит от вас — и от характера вашей работы. Надеюсь, эти советы помогут вам правильно поставить рамки во взаимодействии с коллегами, чтобы обрести внутреннее спокойствие, а не просто стараться быть вежливым.

Об авторе. Элизабет Грейс Сондерс (Elizabeth Grace Saunders) — консультант по вопросам управления временем, основатель компании Real Life E Time Coaching & Speaking, автор книг How to Invest Your Time Like Money и Divine Time Management.