Уделите время
самому времени

«Donner du temps au temps», — говаривал бывший президент Франции Франсуа Миттеран («Уделите время самому времени»). Он хотел сказать, что нужно выделить время на то, чтобы оценить основной дар — время, отведенное нам на этой земле.

Каждый день мы принимаем сознательные и не очень решения по поводу того, на что потратить время. Часть его уходит на рутину — отвоз детей в сад и школу, прием пищи, ежедневную пробежку. В перерывах между этими занятиями мы заглядываем в ежедневник, подсказывающий нам, что сейчас надо делать, с кем встречаться, когда и куда ехать.

Большинство из нас проводит треть жизни, а также более половины бодрствования — на рабочем месте. Естественно следует озадачиться: как мы можем проводить это время лучше и эффективнее? Вот пять вопросов по существу, которые помогут вам понять, добиваетесь ли вы максимума в использовании рабочего времени.

1. Устремлена ли ваша работа к какой-то цели? Стратегия распределения времени начинается с ваших личных задач и желаний. В моей новой книге «Heart, Smarts, Guts and Luck» мы с соавторами обсуждаем понятие связи с «сердцевиной» бизнеса — то есть с его главной целью, его «почему», в отличие от «что» и «как». Почти всегда человеку легче сказать, чем он занимается на работе, чем объяснить, зачем он это делает. Так не должно быть. Тот, кто строит бизнес с «сердцевиной» во главе угла, никогда не встретится с затруднениями при ответе на вопрос «почему». Он понимает, что у компании есть цель, которая больше, чем товар, который она выпускает, и что делает она это не просто ради денег. К бизнесу с четкой целью относятся Patagonia, Ikea, Nike и Southwest. В завоевавший премию McKinsey статье Клейтон Кристенсен пишет: «В конечном итоге ваши решения по поводу распределения личного времени, энергии и талантов формируют вашу жизненную стратегию». И в то же время он пришел к выводу, что слишком часто выбор, который совершают люди в отношении использования времени, оказывается отличным от их намерений.
2. Бежите быстро, но не продвигаетесь к цели? Есть те, кому просто повезло, но большинство известных мне успешных людей много работают. Однако не стоит путать тяжелый труд с прогрессом. Мой партнер по бизнесу любит говорить: «Первая новость — хорошая, ты здорово бежишь и развил хорошую скорость. Вторая новость — плохая, ты потерялся». Почему так происходит? Легко определить те вещи, которых хочешь добиться, — от влияния на других людей до воспитания хороших детей. Но, по утверждению Кристенсена, мы часто становимся рабами краткосрочных задач, даже если многие из них не имеют отношения к нашим большим целям. Что можно сделать, чтобы убедиться, что вы не просто упорно бежите, но еще и в нужном направлении? Этот аспект как раз хорошо начать изучать с помощью следующего вопроса.
3. Давно ли вы делали последний аудит ежедневника? Есть ли у вас реальное представление о том, на что уходит ваше время? Я нахожу полезным сравнивать свое представление о том, на что я трачу время (стратегическое планирование, общение с людьми и менторские встречи) с реальностью (административное планирование, заседания совета директоров). Посмотрите на прошедший месяц в ежедневнике и сравните свое использование времени со своими стратегическими приоритетами. В большинстве случаев эти два момента не так стройно «идут в ногу», как нам кажется. В реальности мы делаем то, что у нас хорошо получается, что сделать легко, что нам нравится делать или что надо сделать срочно, вместо того чтобы тратить время на самые значимые и важные вещи. Обозначьте пять своих основных приоритетов на год вперед и проанализируете любой месяц, чтобы понять, действительно ли вы тратили свое время в соответствии с ними.
Читайте материал по теме: Не становитесь заложниками собственного расписания
4. Закладываете ли вы достаточно времени на размышления? Не попадайтесь в ловушку, не намечайте встречи, если у вас нет времени обдумать то, как вы добьетесь желаемого на них. В предыдущих постах я говорил о трех возможных целях собраний: информировать, узнать мнение других или получить одобрение своей идеи. Обязательно наметьте время на размышление о том, чего вы хотите добиться на этой встрече. Не ленитесь проделать подготовительную работу. Я уделяю много внимания тому, чтобы вместе со своим помощником выделить несколько часов на подготовку любой встречи, записанной в моем ежедневнике в Outlook. Для большинства встреч минимальное соотношение времени на подготовку к продолжительности встречи составляет 1:2, но оно может меняться вплоть до 20:1. Если встреча будет длиться час, скорее всего, на подготовку нужно 30 минут. Для исключительно важных собраний вам может потребоваться 20 часов подготовительной работы на каждый час встречи. Определите, к какой категории относится конкретная встреча, и запланируйте достаточно времени на ее подготовку.
5. Не вредите ли вы собственной продуктивности, пытаясь делать все одновременно? В наше время практически у каждого есть «второй экран», на который он поглядывает в течение рабочего дня. Понятия «тихого часа на раздумья» практически не существует. Даже если вы научитесь резервировать время на подготовку встреч, недостаточно просто оберегать эту запись в ежедневнике. Еще нужно выключить устройства, поставить телефон на автоответчик, и да, закрыть свой Outlook (все эти уведомления о сообщениях, которые всплывают в углу экрана). Все это отвлекает. Когда пришел намеченный день, сконцентрируйтесь на той задаче, которая стоит перед вами в данный момент.

Я для себя решил быть более дисциплинированным со своим временем — слишком легко всегда соглашаться на все предложенные встречи.

Читайте материал по теме: Хотите все успеть? Ложитесь спать

Слишком велико искушение путать тяжелый труд с достижением результата. Слишком просто оказаться в ситуации, когда постоянно чувствуешь себя обязанным заполнить все графы в ежедневнике. Или, что еще хуже, когда не знаешь, что делать в свободные рабочие минуты, потому что не имел шанса подумать об этом или слишком занят всем одновременно. Поразмыслите о том, как вы можете изменить свое поведение, работая над задачей более разумного распределения времени. Это возможно.

Сосредоточьтесь на цели, а не на постоянной занятости, позвольте себе воспользоваться даром нераспланированного времени. Настало время уделить время самому времени.

Читайте по теме:

• Как избавиться от надоевших дел
• Борьба с лишней перепиской: начните сверху
• Помогите другим — и у вас будет больше времени