Cтремление довести дело до конца может навредить
вашей эффективности

У меня есть два типа проблем: неотложные и важные. Неотложные не так уж и важны, а важные всегда можно отложить на потом.

— Дуайт Эйзенхауэр

И в этом президент Эйзенхауэр не одинок: люди, как правило, разрываются между вопросами, требующими немедленного внимания, и важными задачами, выполнение которых приближает их к достижению долгосрочных целей. К сожалению, и наши собственные исследования и работы наших коллег свидетельствуют о том, что по своей натуре люди склонны в первую очередь концентрироваться на первом типе проблем (например, отвечать на самые заурядные письма) в ущерб тому, что действительно важно.

Одна из основных причин подобного поведения заключается в самом устройстве человеческого мозга — он ищет завершенности и того удовлетворения, которое она приносит. Мы называем это свойство «стремлением к завершенности». Выполнение простейших задач, таких как ответы на письма или написание твита, отнимает немного времени и позволяет нам отметить сразу несколько пунктов в списке наших дел. Наше текущее исследование (которое еще не опубликовано) показывает, что сам процесс проставления галочек напротив пунктов приносит нам чувство глубокого внутреннего удовлетворения. Люди, имеющие возможность в буквальном смысле поставить галочку после завершения какого-нибудь дела, счастливее тех, кто такой возможности лишен.

Ситуация осложняется тем, что, доводя до конца самые заурядные повседневные задачи, мы фактически повышаем свою способность справляться с более сложными и важными проблемами. Когда вы добиваетесь своих целей, ваш мозг высвобождает большие порции допамина. А поскольку допамин улучшает внимание, память и мотивацию, даже небольшие достижения могут вызвать положительную обратную связь со стороны вашего организма, которая заставит вас усердно и энергично трудиться.

Читайте материал по теме: Как излечиться от синдрома хронической занятости

В рамках нашего исследования мы попросили группу из более чем пятисот сотрудников, занятых в разных сферах, потратить первые несколько минут своего рабочего дня на составление списка задач, которые они хотели бы в течение этого дня сделать. Затем они должны были по порядку их выполнять. При этом две трети участников должны были отмечать галочками выполненные задания, а половину людей из этой группы мы попросили добавить в самое начало списка несколько быстрых и простых действий (например, ответить на срочное сообщение по почте). Далее в течение двух недель испытуемые следили за тем, как продвигается их работа.

Каковы же результаты? Те, кто начинали свой день с коротких заданий, а затем отмечали оставшиеся пункты в списке по мере их выполнения, оказались в итоге наиболее мотивированы и удовлетворены своей деятельностью. Кроме того, согласно их записям, за неделю им удалось сделать больше, чем всем остальным участникам. Получается, что быстрое выполнение нескольких простых задач в начале дня позволило им быстрее справиться с другими своими делами.

Более того, благодаря этому освобождаются когнитивные ресурсы для работы над сложными проблемами. И действительно, согласно исследованиям, незавершенные задания поглощают наши мысли. Кажется, что вы не можете выкинуть из головы то, что вы начали, но не закончили, поэтому вам гораздо сложнее сосредоточиться на других вещах.

В эксперименте , проведенном психологом Блюмой Зейгарник еще в 1927 году, участники выполняли разнообразные простые задачи, такие как нанизывание бусин на нить или решение головоломок. Иногда испытуемых прерывали, и они не могли завершить некоторые задания. В других случаях им позволяли закончить начатое. Позже Зейгарник спрашивала у них, какие из них они запомнили. Участники в два раза чаще помнили именно те действия, которые им не удалось довести до конца.

В 2011 году психологи Масикампо и Баумайстер установили , что люди хуже справляются с коллективными «мозговыми атаками», когда они не могут завершить разминку, состоящую из физических и умственных упражнений.

Разумеется, проблемы начинаются тогда, когда мы уделяем слишком много времени рутинным действиям и слишком мало — важным проектам.

Читайте материал по теме: 7 способов спланировать свое время (даже если вы — перфекционист)

В нашем неопубликованном исследовании, которое мы провели совместно с Дивасом Кейси из Университета Эмори и Мариам Кучаки из Северо-Западного университета, мы изучали стремление к завершенности врачей отделения скорой помощи загруженной больницы, куда пациенты попадали без записи. На основе данных 43 тыс. осмотров мы обнаружили, что в условиях интенсивной нагрузки вследствие высокого числа прибывающих пациентов врачи проявляют склонность к выполнению простых задач.

Для скорой помощи эта «простота» означает лечение больных с менее тяжелыми симптомами и заболеваниями — другими словами, менее больных людей. Поначалу эта стратегия кажется благоприятной: занимаясь подобными пациентами, доктор повышает свою продуктивность, поскольку в результате эти люди могут быстрее покинуть больницу. Тем не менее у этого подхода есть как минимум два недостатка. Во-первых, больные с серьезными недугами ожидают приема дольше, что, естественно, не очень хорошо для их здоровья. Во-вторых, с каждым следующим осмотром пациента с легкой травмой или несерьезным заболеванием врач начинает работать все медленнее. В итоге возникает риск, что к тому моменту, как он дойдет до тяжелобольных, он уже устанет и будет не столь продуктивен и эффективен как специалист.

Как не поддаться стремлению к завершенности и сохранить баланс между выполнением простых задач и достижением трудных долгосрочных целей? Один из действенных способов — провести аудит своего рабочего дня и при необходимости изменить свой подход к составлению его распорядка.

Вы должны осознавать свои приоритеты. Это может показаться очевидным, однако, как ни удивительно, большая часть людей не в состоянии назвать хотя бы три своих главных приоритета или же попросту не могут изменить распорядок своего рабочего дня в тех случаях, когда эти приоритеты меняются. Определив их явным образом, вы научитесь уделять им достаточно времени. Например, посмотрите, как этого добилось руководство GE.

Другая тактика распределения нагрузки вытекает из нашего исследования с участием пятисот сотрудников различных компаний. Вы можете использовать стремление к завершенности себе во благо, выполняя несколько простых задач в начале каждого трудового дня. Тем самым вы проведете своеобразную разминку для ума и подготовите себя к решению более важных проблем.

Если вы разумно подойдете к своему распорядку, ваше стремление к завершенности не навредит общему делу, а, напротив, поможет вам стать более продуктивным и эффективным.