Какая рабочая среда на самом деле нужна
вашему бизнесу

Пандемия длится вот уже почти два года, и сейчас самое подходящее время для многих руководителей проанализировать, как и где сотрудники работают и взаимодействуют. Должны ли компании возвращать их обратно в офис или оставить на удаленке? Не пора ли попробовать новый способ совместной работы? В бесконечном потоке обсуждений, особенно в популярных средствах массовой информации, теряется простая мысль: не существует единственно правильного ответа, поскольку менеджеры должны адаптировать профессиональную среду к бизнес-потребностям своей организации. Решение может быть трудным. Недавние опросы показывают: то, что сами сотрудники считают наиболее эффективным для них, может ограничивать потенциал бизнеса в целом.

Чтобы помочь в этом процессе, предлагаем модель, на которую можно ориентироваться руководителям в выборе оптимальной конфигурации работы для максимизации эффективности компании в экономике знаний. Предлагаемые идеи основаны на более чем десятке масштабных эмпирических проектов и изученных нами кейсов в различных отраслях за период как до, так и во время пандемии. Наше исследование показывает, что для подбора наиболее эффективной рабочей модели менеджеры должны учитывать две ключевые особенности организации: размер и ориентиры роста. В зависимости от того, какое положение занимает компания в этих двух измерениях, мы рекомендуем использовать одну из четырех условных конфигураций: автономный офис или кампус, гибридный формат с гибким пространством, коворкинг или полностью удаленная работа. Каждая из моделей имеет свои преимущества при том или ином варианте выбора, который приходится делать компаниям, а им приходится выбирать между совместным творчеством или индивидуальной продуктивностью, способностью меняться и расширяться или координацией.

К сожалению, сегодня мы видим, что слишком многие менеджеры медлят с принятием решений и не спешат определиться с подходящим форматом. Здесь не получится усидеть на двух стульях — придется выбирать. Однако решительное внедрение одной из четырех моделей работы позволит оптимизировать самые важные для организации параметры за счет прочего, без чего она успешно может обойтись.

Соотнесите ваши потребности с возможностями офиса

На основе проведенного исследования мы определили два важных вопроса, которые помогут понять, куда движется организация и где она находится сейчас. Это поможет определить, какая из четырех моделей подходит именно вам. Во-первых, какова ваша стратегия будущего роста? Во-вторых, каким, как вы сейчас считаете, должен быть размер организации?

Какова стратегия будущего роста?

Во-первых, необходимо решить, что важнее для того, чтобы достичь стратегических целей: творческие инновации или эффективное исполнение. Если креативное развитие имеет первостепенное значение для вашего бизнеса, то рабочее место должно объединять знания и людей, в идеале лично. Если реализация является основной целью, потребуется убедиться, что отдельные сотрудники компании максимально эффективны в своей работе; физическое нахождение рядом с другими может фактически отвлекать от работы и снижать эффективность труда.

Каков размер организации?

Во-вторых, стоит признать, что малым и крупным компаниям необходимо по-разному подходить к переосмыслению эргономики офиса. С одной стороны, крупные фирмы имеют доступ к богатой базе знаний и талантов непосредственно в рамках компании, но могут возникать сложности с координацией работы в масштабе. С другой стороны, малый бизнес демонстрирует гибкость и быстро адаптируется к новым условиям, но обладает гораздо меньшим количеством информации, на которую можно опереться. Однако при правильной организации рабочей среды, которая позволит использовать сильные стороны и нивелировать слабые, малый бизнес сможет создать все условия для роста, а крупное предприятие сможет быть гибким, как небольшой стартап.

Чтобы понять, к какой категории относится ваш бизнес, можно ориентироваться на классификацию Управления по делам малого бизнеса США. В зависимости от отрасли диапазон для малого бизнеса будет различаться по масштабам, но для многих предприятий сферы услуг или технологий можно на практике исходить из численности в 100 сотрудников. Наши исследования показывают, что для действительно наукоемкой работы, такой как разработка новых технологий, порог может быть намного ниже: даже 10 сотрудников или меньше в некоторых высокотехнологичных секторах.

Определение оптимального рабочего пространства для организации

На основании оценки по этим двум параметрам организацию можно отнести к одной из четырех условных рабочих конфигураций: автономный офис, гибридный формат с гибким пространством, коворкинг или полностью удаленная работа. Ниже мы описываем преимущества каждого из них и предлагаем примеры фирм, которые сумели эффективно внедрить каждую из конфигураций.

Отдельный офис или кампус — для крупных предприятий, ориентированных на креативность

Ваш главный ресурс — это люди, поскольку сотрудники — источник знаний и творчества, в котором вы нуждаетесь. Таким образом, рабочее место должно способствовать тому, что ученые называют рекомбинацией информации среди работников; это процесс, в котором инновации возникают, когда существующие знания комбинируются новыми способами. Наше исследование показывает, что этот вариант работает лучше всего, когда вы объединяете людей в одном физическом пространстве. Почему? Потому что обмен навыками — особенно навыками того типа, которые не получится легко формализовать или систематизировать, — лучше всего происходит при личном общении при наличии еще и невербальных коммуникаций. Быстрая обратная связь и актуальная информация имеют решающее значение для эффективного обсуждения и мозгового штурма.

Это означает, что встречи в Zoom недостаточно, поскольку не вся информация хорошо передается через веб-камеру, а виртуальные совещания нечасто происходят по счастливой случайности в нужный момент. Вам нужно собрать людей вместе, чтобы они могли провести мозговой штурм в конференц-зале, а также создать ситуации, когда они могут столкнуться друг с другом в коридоре по пути в уборную, к лифту, на кухню (или к пресловутому кулеру). Более крупные организации имеют больше возможностей извлечь выгоду из таких случайных вероятностей: компания из пяти человек может иметь 10 возможных взаимодействий у кулера, а компания из 10 — целых 45. За счет размера организации таких творческих возможностей становится экспоненциально больше.

В то же время перед крупным предприятием стоит задача координации. Специалисты из разных функциональных подразделений, занимающиеся разными продуктами, должны иметь возможность регулярно и беспрепятственно общаться друг с другом, чтобы держаться правильного направления, как мы показываем в своем исследовании, проведенном в сотрудничестве с Google. Таким образом, вам необходимо объединять людей не только для внедрения инноваций, но и для активной координации между сотрудниками, которые должны идти к общим целям в будущем и устранять проблемы в решении задач, например, в случае, если одна команда задерживает другую.

Крупные фирмы могут обеспечить как рекомбинацию знаний, так и активную координацию, решив централизованно собирать членов команды лично в отдельном офисе или кампусе. Возьмем, к примеру, Apple: есть множество причин, по которым Apple — это Apple, но компания явно заботится о том, как они взаимодействуют со своими работниками. Всего за несколько месяцев до смерти, Стив Джобс отправился в городской совет Купертино и изложил собственное видение футуристического круглого дома из стекла, который будет способствовать творчеству и сотрудничеству. Джобс считал, что счастливые совпадения, ведущие к внедрению инноваций, редко случаются, если дизайн здания не располагает к совместной работе.

Чтобы формировать такие социальные взаимодействия, руководителям следует обратить внимание на архитектуру офиса: создание пространств, в которых могут собираться группы или в которых коллеги могут случайно встретиться друг с другом на ходу, способствует координации и рекомбинации знаний. В открывшемся в 2017 году Apple Park сотрудники постоянно пересекаются друг с другом: в спортзале площадью 100 тыс. кв. футов, в парках, в одном из семи кафе или по пути в уборную. Присутствие многих работников Apple в одном пространстве означает, что могут выстраиваться связи между представителями разных команд, происходит обмен идеями между коллегами разных специальностей и появляются возможности для совместной деятельности. Разделение здания на модульные секции, капсулы, удобно для командной работы и для общения. Все, кто попадает в эти группы, — от генерального директора до стажеров летних программ — заводят полезные связи и могут открыть для себя возможности наставничества.

Гибридный формат с гибким пространством — для крупного предприятия, ориентированного на реализацию

Главный ресурс — это по-прежнему ваши люди, но им нужно другое «пространство» для эффективного труда. Вы должны дать им возможность быть там, где они наиболее продуктивны. Как отмечает в своем исследовании «нехватки времени» Лесли Перлоу, известный специалист по организационному поведению из Гарвардской школы бизнеса, постоянные прерывания на работе могут иметь ужасающие последствия для производительности труда, создавая ощущение (и реальность) того, что у вас слишком много дел и недостаточно времени, чтобы их сделать. Вот почему необходимо закладывать время для индивидуальной работы. Лучшим вариантом не всегда является офис; это может быть место, которое каждый человек считает лучшим для себя — например, дом, кафе или даже тропический остров. Так, может быть полезно дать людям возможность хотя бы иногда трудиться дистанционно. В качестве дополнительных плюсов — экономия на стоимости аренды помещения, а для сотрудников — на времени в пути до работы, что, как показывают исследования, повышает их производительность.

Но мы также считаем, что в полной удаленке есть серьезные проблемы. Во-первых, она не позволяет поддерживать необходимый уровень координации — посредством собраний команды для распределения проектов, встреч менеджеров для отслеживания индивидуального прогресса и мотивации и т. д., — чтобы направлять сотрудников на достижение корпоративной цели здесь и сейчас. Несмотря на то, что можно иногда проводить запланированные совещания в виртуальном пространстве, они по-прежнему замедляют рабочий процесс и просто истощают физически. Что интересно, во время пандемии мы написали кейс о Zoom Video Communications, прорывном бренде в области видеоконференций. И можем заверить вас, что создатели приложения хорошо осведомлены об «усталости от Zoom», которую доступные сегодня технологии еще не в состоянии устранить.

Если вы хотите, чтобы члены команды работали удаленно, независимо друг от друга, но при этом координировали усилия, то возникает вопрос: как же удовлетворить эти потребности? Ключ к решению проблемы заключается в попытке по-новому взглянуть на время, которое сотрудники проводят вместе лично. Вместо того чтобы тратить его на встречи в переговорной, ваша цель — наладить координацию посредством построения корпоративной культуры.

Организация выстраивает общий язык, нормы, ценности и, в конечном счете, культуру, предоставляя людям время и пространство для личного общения. В долгосрочной перспективе это помогает обеспечить согласованность децентрализованных решений, принимаемых вашими сотрудниками, когда они работают дистанционно и независимо друг от друга. Это также сводит к минимуму необходимость постоянной координации с коллегами и руководителями.

Крупные предприятия могут обеспечить как гибкую реализацию задач, так и культурную координацию за счет использования гибридного формата с гибким пространством. Одной из организаций, которая была в авангарде этой модели, является GitHub, ведущий поставщик инструментов разработки программного обеспечения. Еще до пандемии в GitHub не требовали от своих сотрудников приходить в офис: им позволяли работать в любой точке мира, и компания сводила формальные встречи к минимуму. При такой нетрадиционной модели у GitHub тем не менее всегда был офис в Сан-Франциско, где проживает большая часть руководящей команды. Штаб-квартира выступает в качестве места сбора команд из разных подразделений, площадки для проведения конференций, организации мероприятий и семинаров, а также культурного центра для членов сообщества GitHub. За пределами Сан-Франциско сотрудники могут собираться в сети небольших официальных офисов и коворкингов по всему миру.

Коворкинг — для небольшого стартапа, ориентированного на творческие решения

Основная проблема малого бизнеса — более ограниченный объем знаний у сотрудников внутри организации; однако эта информация, если она структурирована и объединена, способствует развитию инноваций. Но не только взаимодействие членов команды друг с другом играет важную роль. Для стартапов, ориентированных на креативный подход, важно, чтобы в их рабочей среде существовали возможности для распространения знаний между компаниями и возможность смотреть шире за пределами четырех стен собственного офиса. И не нужно далеко ходить: может быть, все это получится найти поблизости, в нескольких шагах по коридору или за соседней дверью (в идеале не дальше 20 метров).

Размещение офиса рядом с другими фирмами (и даже конкурентами) — в том же городе, районе, здании, на этаже или даже в одной комнате — дает выигрыш за счет эффекта распространения информации. Кроме того, мы обнаружили, что особенно продуктивно для творчества, если вы работаете рядом с организациями, которые очень отличаются от вашей не только по техническим навыкам и целевым рынкам, но и по демографии. Люди из разных компаний общаются лицом к лицу, растет уровень доверия, и со временем происходит взаимополезный обмен знаниями, и обе компании процветают.

Опять же, руководителям необходимо подумать о правильной архитектуре офиса, способствующей социальным взаимодействиям и обмену информацией. Хотя наше исследование показывает, что это особенно эффективно достигается при небольшой дистанции, создание общей среды, такой как мини-кухни, может функционально сблизить коллег, даже если они трудятся не рядом друг с другом. Помните: вашим сотрудникам по-прежнему необходимо личное пространство для эффективной работы, поэтому полностью открытый дизайн офиса может быть контрпродуктивным.

По мере роста бизнеса вам будет нужно адаптироваться. Мы предлагаем спроектировать рабочее пространство с возможностью полной реконфигурации: у вас должна быть возможность перемещать сотрудников, чтобы нужные люди собирались вместе для координации усилий и инноваций, о которых вы, возможно, и не подозревали раньше. Изменение рассадки полезно для стимулирования общения между теми работниками, которые в ином случае вряд ли бы взаимодействовали друг с другом. Физическое местоположение может служить инструментом для спонтанного обмена информацией.

Одно из решений — разместить свой бизнес в коворкинг-среде, популяризированной такими компаниями, как WeWork и Social Impact Hub. Например, преимущества этого формата смогли использовать несколько стартапов в коворкинг-пространстве Atlanta Tech Village, которые теперь стали известными компаниями-единорогами с миллиардной капитализацией. Платформа для служб продаж SalesLoft переехала в Atlanta Tech Village одной из первых. Вскоре после этого маркетинговая платформа Terminus также начала арендовать помещение в коворкинг-центре. Близость к другим начинающим предприятиям, сталкивающимся с похожими проблемами, помогла Terminus, SalesLoft и многим другим в похожей среде учиться друг у друга, например, в области полезных веб-технологий для поддержки онлайн-операций. Это также привело к внедрению инноваций, произведенных соседями: SalesLoft продолжает применять продукты Terminus и сегодня.

Полностью удаленный формат — для небольших стартапов, ориентированных на реализацию

Некоторым небольшим стартапам просто нужно выполнять свои бизнес-задачи: вы и так знаете, что делать вашим сотрудникам, и они тоже. Важно также убедиться, что у команды есть возможность эффективно самостоятельно работать.

В то же время очевидно, что целью является быстрое развитие. Как и в случае с масштабируемостью, обеспечиваемой использованием облачных ресурсов в отличие от локальных серверов, не менее полезно предусмотреть возможности для расширения масштабов и наращивания команд, не ограничиваемые пределами офиса.

Если это еще не очевидно, мы не пропагандируем дистанционную работу: наше исследование показывает, что у нее есть серьезные недостатки. Но для нее тоже есть свое время и «место», особенно если у вас небольшое предприятие, ориентированное на реализацию. Рассмотрим Toptal, компанию, которая предоставляет платформу для фриланса, помогающую разработчикам программного обеспечения со всего мира сотрудничать с фирмами в области удаленной работы. И внутренняя команда, и сеть контрактных разработчиков, трудятся дистанционно из более чем 93 разных стран. Платформа подбирает разработчиков для одной или нескольких компаний, и они берутся за проекты с целями, четко определенными и оцениваемыми клиентом. Наличие четких задач позволяет выполнять заказы индивидуально без необходимости в постоянной координации.

Обратите внимание, что у полностью дистанционной модели могут быть свои ограничения. Провайдер онлайн-образования Treehouse начал свой путь как полностью удаленная компания. Изначально такой формат идеально им подходил. Но как только количество сотрудников достигло 40, менеджеры Treehouse поняли, что с таким ростом координировать работу становится сложнее. Чтобы сохранить максимальную автономность сотрудников, они решили открыть офисы в Орландо и Портленде и перейти на гибридную модель с гибким пространством, описанную выше. Сегодня учителя и другие специалисты, которым требуется эффективная координация, находятся в этих офисах, в то время как дизайнеры и представители независимых профессий по-прежнему могут работать дистанционно.

. . .

Возможность переосмыслить рабочее пространство выпадает нечасто. Сейчас слишком многие руководители ее упускают, позволяя своим организациям вернуться к тому формату, который был до пандемии. Хуже того, некоторые никак не могут определиться с подходящей моделью, смешивая прошлое и будущее со всеми возможными сложностями, связанными с трудным выбором между офисными конфигурациями. Пришло время подумать о будущем вашей компании с учетом ее размера и ориентиров роста.