Нюансы деловой
электронной переписки

У этого инструмента коммуникаций и управления есть свои правила, и предполагается, что вы их либо априори знаете, либо очень быстро изучаете, желательно обучаясь на чужих ошибках, а не на своих. Самое главное правило — включайте мозг, когда собираетесь отправить письмо, включайте рацио, это не rocket science, как говорится, это всего лишь здравый смысл. Но, во-первых, никакое серьезное дело, никакой сложный вопрос письмами не решаются, не решатся — и не стоит на это надеяться, я, кажется, об этом уже писал. Прямой физический контакт, телефонный разговор, даже instant messenger — на порядок более эффективный метод, и надо через «не хочу» и через «не могу» заставлять себя им пользоваться. Правила приличия предполагают, что, если вы только не путешествуете где-нибудь вне зоны действия сети, отвечать на письма следует быстро, в течение дня в худшем случае, а если нет ответа на поставленный вопрос, если требуется дополнительную информацию подсобрать, так и ответьте, дескать, вернусь с ответом как только, так сразу. Бывает, что вы договорились устно при встрече или по телефону о решении какого-то вопроса, бюрократия предписывает оставлять следы — будет правильно и совсем не зазорно подкрепить договоренность письменно, ну, во-первых, чтоб подтвердить, что все поняли однозначно эту договоренность, и, во-вторых, чтоб была возможность тут же расставить акценты, определить ответственных, установить сроки, в общем, спланировать дальнейшие действия.

Поверьте, письменное подтверждение никем и никогда не будет считаться чем-то постыдным, упаси бог, не будет расценено как желание прикрыть задницу (сорри, excuse my French), снять с себя ответственность. Предполагается, что на вашем уровне управления у вас достаточно компетенций и ответственности, чтобы решать возложенные на вас задачи. Поэтому «грузить» начальника вашими вопросами лишний раз не стоит, ставить его в копии имеет смысл только а) в случаях, когда вы с ним /с ней уже об этом договорились, либо б) когда уровень вашей компетенции недостаточен, и это понимают все стороны переговоров. Деликатное это дело — включение в переписку вашего босса, подумайте наперед, какую реакцию вы от него ожидаете, какой результат возможен, какой необходим, и вообще достижим ли он. Включение его или ее в вашу переписку? По моему опыту, не более 2—3% коммуникаций имеют хоть какое-то основание быть копированы выше, да и среди этих интуитивно я бы половину попридержал. Но это мой опыт и мои взаимоотношения с моими начальниками, а как получится у вас — напишите нам.

Кстати, хороший вопрос: сколько хранить письма, особенно по важным, судьбоносным и проблемным вопросам? Если вы исполнитель, предполагается, что соответствующий архив у вас всегда под рукой. Если вы уже начальник повыше — объем хранимой информации в «кеше», то есть в мгновенном доступе, по-нашему, по-компьютерному, может быть сокращен до необходимого вам операционного минимума и так далее...

Читайте материал по теме: Какие навыки нужны руководителям всех уровней

Но надо иметь в виду, что при возникновении юридических коллизий, при следствии, упаси бог, при внутренних расследованиях все ваши мейлы за всю вашу корпоративную жизнь могут быть без труда восстановлены, вытащены на белый свет, пронумерованы, зашиты в фолдеры и т. д. Ничто не пропадает бесследно, поэтому еще раз повторю совет: думайте, что, кому и зачем вы пишете, это важно, это абсолютно материально, какой бы виртуальной вся эта электронная среда ни казалась. Во время одного из расследований эксперты-следователи из крупной нью-йоркской конторы, разложив на пяти столах распечатки всей корреспонденции компании за последние 10 лет, без тени улыбки спрашивали меня что-то вроде: «Страница 125, папка 14, что вы имели в виду под фразой... далее по тексту». Расследования действий крупных корпораций в американском праве в порядке вещей, несколько необычно, правда, для нас, вырвавшихся, как казалось, на свободу после советского общества тотального контроля.