Почему ваша групповая презентация
опять провалилась

Многие из нас знают на собственном опыте, как выглядят неудачные групповые презентации. Если вы один из выступающих, то, как правило, накануне вечером вы в последнюю минуту решаете с командой, кто о чем будет рассказывать. Если вы слушатель, то наблюдаете хаос среди докладчиков: они говорят одновременно и перебивают друг друга или, что еще хуже, просто дословно зачитывают то, что написано на слайдах, и игнорируют аудиторию.

Для многих команд групповые презентации — часть жизни. Возможно, вы проводите их для новых клиентов, или вам приходилось для отчетного задания по итогам программы развития лидерства готовить серию презентаций для главы бизнес-подразделения. В формате виртуальных совещаний проводить такие выступления становится проще, потому что команде необязательно находиться в одном месте.

Чтобы создать качественную групповую презентацию, требуется командная работа и координация действий — тогда выступление не будет похожим на лоскутное одеяло. И все же многие из нас никогда не выделяют достаточно времени, чтобы полностью подготовиться.

Почему это важно? Каждая презентация — это возможность завоевать доверие аудитории. Для клиентов она также является показателем того, как будут складываться партнерские отношения при работе с вами. Если презентация такая бессвязная и беспорядочная, то каким будет результат предлагаемого проекта? Если в команде один не дает говорить другому во время выступления, то какими тогда будут деловые отношения с партнерами? Вы демонстрируете корпоративную культуру своей компании, а также профессионализм вашей команды.

Мы с коллегами обучаем клиентов групповым презентациям в течение вот уже почти 20 лет. Кроме того, я являюсь преподавателем курса для руководителей по убедительной коммуникации в Гарвардской школе им. Кеннеди. Этот трехнедельный курс завершается серией групповых презентаций, которые я оцениваю вместе с другими преподавателями программы.

Основываясь на своем опыте, я хочу обратить ваше внимание на некоторые часто повторяющиеся ошибки, а также дать несколько рекомендаций, которые помогут не сбиться с пути.

Три распространенные ошибки

1. Видно, что все слайды подготовлены разными людьми

Если нет ответственного за презентацию в целом, то вы, как правило, видите разрозненную колоду слайдов с несогласованным выбором шрифтов и разной стилистикой описаний и изображений. Кроме того, бывает, что кто-то из участников укладывает на слайд весь свой текст и читает его слово в слово. Это отвлекает аудиторию, и она теряет интерес.

2. Выступающие говорят одновременно и перебивают друг друга

Если не потратить время на то, чтобы решить заранее, кто будет докладчиком по каждому из разделов презентации, и не решить, как переходить от одного выступления к другому, то участники начинают перебивать друг друга, и это выглядит непрофессионально. Один из моих клиентов однажды сказал: «Что подумают наши партнеры, увидев, что мы перебиваем друг друга?»

3. Участники забывают о том, что они «на сцене»

Когда кто-то из выступающих заканчивает свою часть групповой презентации, он мысленно выдыхает и совсем забывает, что все еще находится «на сцене» или перед камерой. Многие начинают проверять свой смартфон или выключаются из разговора, вместо того чтобы внимательно слушать своих коллег.

К счастью, при правильной подготовке всех этих ошибок можно избежать.

Три лучшие практики

1. Разработайте стратегию заранее

При подготовке презентации я советую задавать три вопроса: «Кто ваши слушатели? Какова ваша цель? Почему именно вы?» Для групповых презентаций важно вместе ответить на эти вопросы. Последний на самом деле означает «Почему вам это интересно?» — обсудите это вместе, чтобы прийти к общему мнению и выступать единой командой.

Добавьте групповую презентацию в календарь и выделите время на совместную подготовку к ней: проанализируйте, какой информацией по теме вы владеете, в чем конкретно состоит ваша задача и основная мысль выступления, наметьте общий план и назначьте выступающих по каждому разделу. После этого каждый может переходить к подготовке своей части. Так вам не придется в спешке и напряжении в последнюю минуту пытаться свести все слайды в единое целое. Также решите, на какие вопросы будет отвечать каждый из выступающих, кто будет следить за вопросами и переадресовывать их нужному участнику.

2. Порепетируйте вместе

Перед презентацией отрепетируйте выступление в полном объеме со всеми слайдами. В частности, потренируйтесь плавно переходить от одного рассказчика к другому. Например: «Стейси отлично поработала, рассказав нам о проблемах выхода на этот новый рынок! Теперь я предложу несколько решений, основанных на опыте нашей фирмы». Включите таймер и следите за продолжительностью выступлений или установите реалистичный лимит в зависимости от формата встречи, чтобы у вас было достаточно времени для ответов на вопросы. Найдите возможность просмотреть все слайды вместе и проверить единообразие стиля изложения, используемых шрифтов и графики.

3. Рассказывайте уверенно и убедительно

Когда придет время для групповой презентации, начните с докладчика, который лучше всего представляет вашу команду; дайте возможность менее опытным коллегам выступить в середине. Так вы сможете произвести первое сильное положительное впечатление, а тем, кто пока не совсем освоился в проведении публичных презентаций, будет немного легче и спокойнее. Когда говорите, расположитесь так, чтобы вы могли ссылаться на слайды, но общаться непосредственно со слушателями. Привнесите в презентацию свою индивидуальность; можно сказать что-то вроде: «Если вы из Калифорнии, как и я, то знаете, что…» Личные истории, обращенные к слушателям, — отличный способ укрепить доверие между аудиторией и каждым выступающим.

Что изменится в виртуальной среде?

Все вышеперечисленные рекомендации пригодятся и для виртуальных презентаций, особенно это касается полного прогона выступления на виртуальной платформе, которую вы будете использовать. В таких ситуациях назначьте человека, который будет запускать слайды, чтобы каждому участнику не нужно было демонстрировать свой экран. Проверьте освещенность лица в кадре, фон и качество звука у каждого из докладчиков. В этом видеоролике вы найдете рекомендации, как подготовиться к виртуальным презентациям. Во время выступления смотрите прямо в объектив камеры, чтобы поддерживать зрительный контакт с аудиторией. Когда завершите свою часть, отключите звук, чтобы фоновый шум не мешал другому выступающему.

Хорошо сделанная групповая презентация демонстрирует сильные стороны команды и профессиональные качества сотрудников. Воспользуйтесь такой прекрасной возможностью, чтобы завоевать доверие аудитории и помочь организации добиться успеха.