«Ничего не успеваю!» | Большие Идеи

・ Управление временем
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

«Ничего
не успеваю!»

Советы тем, кто испытывает угрызения совести из-за невыполненных дел

Автор: Ребекка Найт

«Ничего не успеваю!»
Фото: TommL/Getty Images

читайте также

Как найти себя, когда кажется, что всё потеряно

Клаудио Фернандес-Араос

Турнир как глобальная стратегия

Марк Чассил

Что я узнала о должностной преступности

Спорное дело: как найти выход из конфликтной ситуации

Эми Галло

Кончается рабочий день, а в вашем списке задач почти ничего не зачеркнуто. Вы чувствуете себя виноватым из-за того, что не сделали больше. Но эта эмоция неполезна и нездорова. Что вы можете с ней сделать? Как вам поступить с чувством, что вы подводите коллег, начальника, клиентов — и даже себя? Как вам научиться видеть, что вы выкладываетесь по полной? И есть ли стратегии, позволяющие разумнее обходиться с вашим бесконечным списком задач?

Что говорят эксперты

Стыд, который вы ощущаете в конце дня, из-за того, что не сделали запланированное, часто проистекает из нереалистичных ожиданий, считает Хайди Грант, директор по НИОКР в подразделении консалтинговой компании EY и автор нескольких книг (в том числе, книги «Никто меня не понимает»). «Большинство из нас слишком оптимистичны. Мы начинаем день с ожиданий и планируем переделать самые разные дела, — отмечает Грант. — Но проблема в том, что мы не вписываем наши ожидания в реальность своей повседневной работы». Поэтому в 6 часов вечера мы неизменно испытываем тревогу и чувство вины. «Когда вы смотрите на список несделанных дел, вам начинает казаться, что вы недостаточно хороши», — замечает Уитни Джонсон, коуч для руководителей и автор нескольких книг о саморазвитии (последняя из них — «Disrupt Yourself»). Джонсон, однако, подчеркивает, что вам не стоит считать себя неудачником.

Победить стыд из-за несделанной работы помогут три союзника. Первый — более разумное отношение к постепенному вычеркиванию пунктов из списка ваших дел. Второй — более умелое управление своими (и чужими) ожиданиями по поводу того, что вы на самом деле можете сделать за день. Третье — самоэмпатия на тот случай, когда вы не соответствуете этим ожиданиям. Итак, вот что нужно делать.

Переосмыслите ситуацию

Представьте, что ваш внутренний голос снова изводит вас, утверждая, что вы подводите коллег, а ваш руководитель раздосадован тем, что вы никак не можете закончить некоторые задачи. По словам Грант, в этом случае нужно распознать в этих негативных мыслях суть. Эти мысли — «история, которую вы рассказываете себе». По мнению Хайди, нет никаких предпосылок к тому, чтобы переживать из-за каких-то ситуаций. «Это не объективная истина, вы сами решаете, что виноваты в происходящем», — полагает Грант. Вместо этого вам нужно воспользоваться возможностью переосмыслить ситуацию. «Спросите себя: нельзя ли посмотреть на все это под другим углом?», — рекомендует эксперт. Вы можете, например, осознать следующее: «Сегодня я много работал(а) и делал(а) все возможное. Надеюсь, что завтра я сделаю больше, а мои коллеги, возможно, поймут меня, потому что и они тоже занятые люди».

Переоцените свою результативность

Размышления о том, какие факторы мешают вам выполнять намеченные дела, помогут признать, что временами обстоятельства бывают просто непреодолимы. «Если вы обдумаете, почему делаете не все задуманное, причиной в большинстве случаев окажется то, что вы удовлетворяли чужие потребности, — утверждает Джонсон. — Вашему клиенту, коллеге, начальнику — а может даже члену семьи — нужна была ваша помощь, и вы ее оказали». Джонсон рекомендует заменить вопрос «Чего я сегодня достиг?» вопросом «Какой вклад я сегодня внес?». Так вы сможете понять, что были более результативными, чем вам казалось раньше.

Признайте свои ограничения

По словам Грант, иногда вина из-за невыполненной работы включает в себя стыд за неспособность полностью реализовать свой потенциал. Его можно выразить словами «Если бы я работал усерднее и дольше, я добивался бы большего». Эта тревога может быть обусловлена, в частности, мифами об установке на личностный рост. Сегодня работодатели прививают сотрудникам мысль, что те всегда могут что-то делать лучше, если приложат больше усилий. Однако хотя улучшения всегда возможны, чтобы их добиться, нужна цель (не говоря уже о времени, энергии и ресурсах). Поэтому если вы почувствуете себя виноватым за то, что не достигли намеченного успеха, постарайтесь признать, что эта эмоция коренится в «нежелании признать свои ограничения», утверждает Джонсон. По ее словам, вам нужно отказаться от того, что менее важно для вас. «Никогда не объясняйте свой отказ от какого-либо дела тем, что вы не можете с ним справиться. Мотивируйте отказ тем, что оно не стоит того, чтобы вкладывать в него ваши время и энергию», — советует эксперт. Попросту говоря, не распыляйтесь по пустякам и отметайте лишнее.

Отнеситесь к своему списку дел прагматично

Вы можете не только устранить психологические последствия того, что не выполнили все дела из списка, но и научиться лучше распределять свое время. Есть много способов для этого, однако для начала попробуйте приручить ваш список дел.

Проведите ретроспективный анализ. Грант рекомендует такой эксперимент. Каждое утро пишите обычный список дел, а в конце дня смотрите, сколько пунктов из него сделано. Через неделю-другую посчитайте, сколько пунктов вы в среднем вычеркивали каждый день. Ваша цель — ощутить, какой объем работы вы действительно можете выполнить за день, чтобы научиться управлять своими ожиданиями и оценивать их реалистичность.

Уменьшите свой список дел. Затем вам понадобится «довести свой список до правильного размера», указывает Джонсон. Если к концу дня из двадцати пунктов в вашем списке вычеркнут всего один или два, это деморализует. Неудивительно, что вы чувствуете себя виноватым. «Длинные списки нереалистичны», — полагает эксперт. Сокращайте их, оставляя только заведомо реалистичные цели.

Выбирайте, на чем фокусировать внимание. «Почувствуете ли вы себя виноватым в конце дня, зависит от вашего поведения в его начале, — считает Джонсон. — Переписывая свой список дел, выберите из них несколько тех, которые действительно необходимо сделать, и сосредоточьтесь на них». Расставляйте приоритеты безжалостно. «День состоит из определенного количества часов, и нужно делать выбор, на чем сфокусировать внимание», — напоминает Грант.

Обратите внимание на то, как ваш список дел меняется (или не меняется). Если вы заметите, что какие-то пункты задерживаются в нем надолго, Грант предлагает вам спросить себя: «В чем разница между вычеркнутыми и оставшимися делами? Может быть, я не знаю, с чего начать? Или задачи слишком сложны для меня? Не надо ли разбить их на мелкие части? Не упускаю ли я возможности понемногу расправляться с этими задачами в течение дня?» Если ответы на эти вопросы, будут положительными, вероятно, вам нужно выделить время в календаре на то, чтобы закончить эти дела, потому что спонтанно вы с ними не справитесь.

Примите ощущение незавершенности. Попытайтесь спокойнее относиться к мысли, что вы никогда не наверстаете упущенное и в конце дня всегда будут оставаться дела, которые вы так хотели сделать. «Смиритесь с этим, — рекомендует Грант. — Такова природа работы в нашу эпоху». Примите то, что ваш список всегда будет «в состоянии незавершенности», добавляет эксперт. Особенно полезен этот совет для тех, кто добился определенных карьерных успехов в своей компании и занял руководящую позицию.

Формируйте ожидания

Когда вы осознаете свои границы и подстроите под них свой список дел, придет время формировать чужие ожидания. Не надо никому угождать и обещать больше, чем вы можете выполнить, объясняет Джонсон. Четко разъясняя, будет ли разумным для вас взять на себя ту или иную задачу, вы избежите постоянных просьб сделать то, что вам не под силу, добавляет Грант. По ее словам, это также поможет вам установить свои границы, тем самым подкрепляя ранее принятые решения. Более того, откровенность относительно того, с чем вы можете справиться, часто может помочь вам признать, что в целом ваши коллеги и начальник — понимающие и разумные люди. Вот как это объясняет Грант: «Мы склонны считать, что люди реагируют на наше поведение гораздо хуже, чем на самом деле. Когда вы сообщаете людям о своих ограничениях, а они принимают это как должное (что, как правило, происходит), вы осознаете, что в вашем поведении нет ничего достойного сожаления».

Практикуйте самоэмпатию

Конечно, вы могли бы немного проворнее распределять свое время, лучше формировать чужие ожидания, но в конце концов главное, что вы должны сделать, — правильно выбрать курс по направлению к вашему хорошему самочувствию, считает Грант. Вам нужно найти способ сохранить умственную работоспособность и перестать зацикливаться на своем списке дел. Вы можете делать только одно дело за раз, и это никогда не изменится, напоминает эксперт. Вместо того, чтобы фиксироваться на трех несделанных делах, лучше похвалите себя за 17 сделанных дел, советует Джонсон. В таких ситуациях также помогает внутренний позитивный диалог с самим собой. «Говорите себе: я усердно работал сегодня; я приложил все усилия; я хорошо потрудился и должен гордиться этим», — рекомендует Джонсон.

Будьте терпеливы

Не стоит ждать, что вина из-за несделанной работы быстро и легко исчезнет. «Не могу обещать, что, прочитав эту статью, вы навсегда избавитесь от чувства вины», — говорит Грант. Бороться с этим чувством приходится постоянно. Готовьтесь чувствовать себя виноватым и снова и снова анализировать это чувство, отмечает эксперт. «Иногда это будет труднее, иногда легче. Все дело в том, что это процесс», — объясняет Джонсон. К счастью, если вы внедрите предложенные выше практики — в частности, примите незавершенность, вам будет проще перестать корить себя за невыполненную работу.

Принципы для запоминания

Переосмысливайте ситуацию. Чувствуя себя виноватым, спросите себя, какую историю, вызывающую это чувство, вы себе рассказываете. Попробуйте посмотреть на происходящее под другим углом.

Признайте, что помощь, которую вы оказываете другим, — ключевой компонент вашей результативности. Этот вклад помогает вашей организации двигаться вперед.

Примите состояние незавершенности. Попытайтесь смириться с тем, что ваш список дел никогда не закончится, и всегда останутся дела, которые вам так хотелось сделать.

Не нужно:

Следовать длинным спискам дел. Укоротите свой список, оставив в нем только заведомо реалистичные цели.

Переоценивать доступные время, энергию и ресурсы. Решитесь отказаться от некоторых целей, потому что тратить на них ваши ресурсы нерационально.

Ждать, что стыд и чувство вины вдруг исчезнут. Борьба с чувством вины — бессрочный процесс, и вам нужно быть готовым снова и снова анализировать свои эмоции.

Кейс #1: отредактируйте свой список дел и будьте к себе добрее

Когда разговор заходит о чувстве вины, Стив Мартин, начальник отдела маркетинга компании DaySmart Software (Энн-Арбор, Мичиган) всегда готов процитировать своего личного тренера. Тот любит говорить: «Делай что должно, и будь что будет!»

Разумный совет, но следовать ему не всегда легко, признает Стив. «Какое-то время я почти каждый день не был уверен в том, что сделал абсолютно все возможное, — вспоминает он. — Я всегда начинал день с таким намерением. Утром я составлял длинный список дел, полный важных задач. Но меня всегда отвлекали разговоры в коридорах, кризисы с клиентами и завалы в почте».

Выключая компьютер и собираясь домой, Стив, проработавший почти всю свою карьеру в самых разных стартапах, чувствовал себя виноватым из-за всех тех дел, которые не сделал. Это чувство повторялось снова и снова, признается он: «Я называл это моей вечерней неадекватностью».

Он понял, что ради своего душевного здоровья должен найти другой подход. Во-первых, он провел «анализ коренных причин», чтобы разобраться, что происходит. «Я должен был препарировать настоящую проблему, — вспоминает он. — Что не давало мне закончить необходимые дела? Я слишком многого ожидал? Я обрекал себя на неудачу?»

В этот период рефлексии он осознал, что его список дел слишком длинный. «В нем просто было слишком много всего. Ни один нормальный человек не мог бы справиться лучше, чем я», — говорит Стив.

После этого он внес кое-какие изменения. Теперь в его списках не 20 пунктов, а всего шесть-семь. Он также обязательно выделяет как минимум час на работу над самой важной задачей. Наконец, он выработал механизм выживания, позволяющий ему переосмыслить нависший над ним список дел. «Для начала я признал, что в каждый момент переоцениваю значение каких-то вещей, — вспоминает Стив. — Поэтому, каким бы виноватым я себя ни чувствовал из-за того, что не выполнил все установленные на день задачи, я должен признать, что, через месяц или год любое дело, каким бы важным оно ни казалось, точно станет менее важным».

Наконец, Стив признал, что ему нужно быть менее требовательным к себе и в его списке дел всегда будут оставаться невычеркнутые пункты. «Возможно, предел моих возможностей недостаточен — не из-за моих личных неудач, а из-за того, что объем работы перевешивает доступные сейчас ресурсы, — говорит Стив. — Я никогда не сделаю всё. И, возможно, мой тренер прав: делай что должен, и будь что будет».

Кейс №2: измеряйте ценность своим вкладом, а не вычеркнутыми пунктами

Кейтлин Холбрук, старший вице-президент бостонской пиар-фирмы V2 Communications, говорит, что чувство вины, вызванное невычеркнутыми пунктами списка дел, нарастало по мере ее продвижения по карьерной лестнице.

«Стресс усилился, когда я из рядовых сотрудниц перешла на руководящую должность, подразумевавшую более строгую подотчетность, — вспоминает Кейтлин. — И с этим стало труднее справляться, когда я стала матерью».

У Кейтлин трое маленьких детей. У нее свежи воспоминания о том, как ужасно она чувствовала себя, когда в ее списке оставалось слишком много, на ее взгляд, нерешенных задач. «Я просто не могла расставить приоритеты. Всегда возникало что-то более срочное, — говорит она. — Поэтому несрочные дела оставались в моем списке, и когда коллеги приходили узнать, как идет работа, я встревоженно отвечала им, что у меня еще не дошли руки до интересующей их задачи, или что я все еще работаю над ней».

Но с годами она изменила свой подход, и чувство вины отступило. Для начала она взяла за правило четко разъяснять, что она может и не может сделать. По ее словам, это был освобождающий опыт. «Я очень четко расписываю коллегам свой график. Я могу участвовать во внутренних совещаниях со своей командой по телефону до 9:30 или после 16:30. Мне даже нравится так делать, потому что это освобождает больше времени для приоритетных дел в течение дня. Все встречи, на которых я должна присутствовать лично, должны быть по возможности запланированы на период между 9:30 и 16:30, за исключение встреч с клиентами. Я обычно подстраиваюсь под их график», — объясняет Кейтлин.

Кроме того, она перестала пытаться все делать сама. «Настоящий прорыв произошел, когда я поняла, что приношу больше вреда, заставляя коллег ждать, чем когда просто прошу их помочь, — признается она. — Мне казалось, что это обременяет их, но в большинстве случаев младшие члены команды с радостью берутся за предлагаемые мною задачи, так как те дают им возможность освоить новые навыки».

Наконец она не забывает, что, хотя день за днем к десяти утра ее запланированный список дел трещит по швам, это часто происходит по уважительной причине. «Это происходит, потому что появляется еще что-то более срочное, — говорит Кейтлин. — Есть либо неожиданная проблема с клиентом, либо важная новость, требующая моей реакции, либо коллега просит совета, или появляется еще что-то требующее моего участия».

Сегодня Кейтлин не измеряет свою ценность вычеркнутыми пунктами из списка дел. Она оценивает свой вклад в работу организации, коллег и клиентов. «Теперь я ввязываюсь во что-то внеплановое, только когда каким-то образом могу принести пользу», — подчеркивает она.

Об авторе. Ребекка Найт (Rebecca Knight) — журналист и лектор в Уэслианском университете. Автор статей в The New York Times, USA Today и Financial Times.