Ничего не успеваете? Вы тратите время не на то, что вам
действительно нужно

Мы все заняты — сильно заняты. Нам нужно платить по счетам, погашать ипотеку, заботиться о детях и, конечно, вовремя выполнять работу. Все эти обязанности оставляют нам мало времени для себя и для развития значимых отношений с другими людьми. Но есть и хорошая новость: когда мы говорим, что нам не хватает времени, это означает, что мы не умеем принимать решения. И это можно изменить.

Большинство из нас крайне осторожно тратят деньги. Но мы едва задумываемся, на что уходит наше время. Мы соглашаемся со всевозможными посягательствами на него, мы ко всем делам относимся как к срочным, мы ходим на бессмысленные собрания, мы отказываемся делегировать работу из страха, что пострадает качество, мы тратим дни на электронную почту и смартфоны и упрямо продолжаем выполнять задачи, которые может сделать за нас машина.

Однако, в отличие от денег, время не заработаешь.

Благодаря кипучей деятельности легко приобрести ощущение значимости или статус, но ради чего? Как отмечает паллиативная сиделка Бронни Вэр в своей книге «The Top Five Regrets of the Dying» (на русском языке книга «Пять откровений о жизни» вышла в издательстве «Эксмо» — прим. ред.), на смертном одре люди очень часто сожалеют о том, что слишком много работали.

Первый шаг на пути к новому богатству — разумному распоряжению своим временем и роскоши иметь больше свободного времени — поверить в парадокс, что за меньшее время можно делать больше. Я писал об этом в статье «Попробуйте перейти на шестичасовой рабочий день». Отказываясь верить в это, вы обрекаете себя на то, чтобы смотреть в экраны различных устройств по 11 часов в день. Вам выбирать.

Если ваш выбор — вернуть время, вот с чего следует начать:

1. Автоматизируйте

Сегодня множество задач можно автоматизировать. К сожалению, очень мало предпринимателей и руководителей высшего звена пользуются преимуществами доступных и простых, однако эффективных инструментов, имеющихся на рынке.

Вот неполный список задач, которые можно автоматизировать:

• Право: поиск данных, экспертиза договоров;

• Продажи: определение круга потенциальных клиентов (лидов), подготовка потенциальных клиентов, составление коммерческого предложения, подготовка к встрече, анализ клиентов, анализ конкурентов;

• Маркетинг: шаблоны для электронной почты и синдикация маркетингового контента, переформатирование контента, распространение контента;

• ИТ: резервное копирование данных, управление сетями, техобслуживание компьютеров, создание учетных записей, перенос файлов, извлечение данных;

• Кадры: планирование зарплат, рекрутинг;

• Разработка/программирование: скрипты копирования файлов и выполнения повторяющихся действий, оптимизация изображений;

• Поддержка клиентов: опросы и анкетирование, запросы клиентов.

Инструменты, которыми можно начать пользоваться прямо сейчас:

• Управление рабочими процессами: Zapier.com, IFTTT.com;

• Публикации в социальных сетях: Buffer и HootSuite;

• Планирование встреч: Calendly.com;

• Переформатирование контента: Repurpose.io.

2. Отдавайте на аутсорсинг

Процессно-ориентированные задачи, которые невозможно автоматизировать, следует делегировать или отдавать на аутсорсинг. Если у вас есть повторяемая несложная задача с низким уровнем риска, которую может выполнить за вас кто-то другой за малую долю стоимости вашего часа работы, то почему вы все еще выполняете ее сами?

В выпуске популярного подкаста Joe Rogan Experience основатель AngelList Наваль Равикант предлагает установить желаемый уровень почасовой оплаты для себя и стремиться к нему. «Никогда не тратьте время меньше, чем за эту сумму, будь то присутствие на собрании или возврат товара с Amazon… Если мне нужно что-то вернуть и товар стоит меньше, чем я зарабатываю в час, я подарю его кому-нибудь».

Я работал с сотнями предпринимателей. Часто я показываю им нижеприведенную таблицу, составленную Перри Маршаллом, и спрашиваю: «Какой процент своего времени вы тратите на задачи, за выполнение которых получаете менее $10 в час?»

«Примерно половину времени», — обычно отвечают мне. Когда я настаиваю, чтобы люди отдавали задачи на аутсорсинг, они без тени иронии отвечают: «У меня нет на это времени!»

Чтобы получить время, надо его потратить, но, как и в случае сложных процентов, в долгосрочном плане вы сэкономите гораздо больше, чем вложите.

«Но я трачу на это всего несколько минут в день!» Даже если задача отнимает у вас пять минут в день, пять раз в неделю, за год набегает 15 рабочих дней, не считая когнитивных издержек переключения.

Для аутсорсинга задач с низкой ценностью попробуйте следующие инструменты:

• Повседневные дела: GetMagic.com, TaskRabbit.com;

• Творческие задачи и виртуальные помощники: Upwork.com, Freelancer.com.

3. Используйте асинхронные коммуникации

«Это неизбежное зло», — говорил мой бывший менеджер, когда я работал в ведущем австралийском банке.

Я спрашивал его, почему на регулярном трехчасовом собрании должны присутствовать 12 человек, когда у 10 из них полезной информации на пять минут.

Это не было неизбежное зло, это было просто неэффективно и непродуктивно.

Подобное отсутствие ответственности и стремление распределить ее с помощью многолюдных многочасовых собраний и многосторонней переписки по электронной почте ведет к снижению продуктивности и подрывает рабочий настрой сотрудников.

Более разумным будет подход в духе «Я решу вопрос, когда мне будет удобно», лежащий в основе асинхронных коммуникаций. В действительности во многих случаях не требуется немедленной реакции, и собрания не следует использовать просто для обмена информацией, для этого есть электронная почта и мессенджеры.

Если требуется обсуждение, планируйте более короткие встречи с шагом 15 или 30 минут вместо обязательного часа, используемого сегодня по умолчанию в большинстве организаций. Если встреча необязательна (обычно это так), попробуйте применить один из этих инструментов коммуникаций:

• Мессенджеры: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams;

• Управление проектами: Asana, Trello, Basecamp, Airtable;

• Приостановка электронной почты и веб-сайтов: Inbox Pause, Blocksite.

4. Перестаньте относиться ко всем решениям как к важным

Сложно говорить об асинхронных коммуникациях, не упомянув решения, которые основатель Amazon Джефф Безос называет решениями первого и второго типа. К первому относятся крупные, сложные, необратимые и крайне важные решения. Решения второго типа обратимы. Если что-то не получилось, можно внести поправки, не причинив никакого вреда. Большинство наших решений относятся ко второму типу, и их нужно принимать быстро. Чем меньше решений вы относите к первому типу, тем меньше времени будет поглощаться встречами и коммуникациями.

5. Старайтесь объединять задачи

Многозадачность — это миф, и переключение между задачами снижает продуктивность и отнимает много энергии, но это не означает, что задачи нельзя объединять.

Кэтрин Милкман, экономист-бихевиорист из Уортонской школы бизнеса Пенсильванского университета, использует термин «сочетание приятного с полезным». Он подразумевает объединение того, что вы хотите сделать, с тем, что вам нужно сделать, в результате чего у вас образуются положительные привычки.

Предположим, физиотерапевт рекомендовал мне ежедневно три раза в неделю выполнять 30-минутную тренировку для развития подвижности. Эту задачу можно выполнить изолированно, а можно в сочетании с чем-то, что я хочу делать, например, смотреть документальный фильм на YouTube или даже разговаривать по громкой связи.

Если не искать отговорок и вкладывать необходимое время в планирование рабочей и личной жизни, можно не только приобрести новое богатство, но и культивировать более содержательную жизнь, в которой будет меньше сожалений.

Как сказал римский философ-стоик Сенека, «жизнь длинна, если знаешь, на что ее употребить».

Об авторе

Стив Главески (Steve Glaveski) — CEO и сооснователь компании Collective Campus, стартап-акселератора и разработчика корпоративных инноваций. Ведущий подкаста Future Squared, автор книг «Time Rich: Do Your Best Work, Live Your Best Life» и «Employee to Entrepreneur: How to Earn Your Freedom and Do Work That Matters».

* деятельность на территории РФ запрещена