Не тратьте зря время
между встречами

У всех выдаются эти получасовые паузы в расписании, хотя мы их не планировали и вовсе того не хотели. Виновато программное обеспечение, внедренное компаниями в 1990-е и 2000-е годы. Эти системы, в особенности на базе Microsoft Office, оказывают заметное влияние на нашу жизнь: благодаря им встречи планируются заранее, приходит больше людей и — а вот это уже неприятно — там и сям в распорядке дня появляются получасовые зазоры. Системы, созданные для повышения эффективности, начинают эту же эффективность подрывать. Мы доверили им контроль над нашей повседневной рутиной — с кем мы встречаемся утром понедельника, в какой последовательности пройдут события рабочего дня. Пора взять дело в свои руки — насколько это возможно.

Мы редко обращаем внимание на эти получасовые зазоры между двумя встречами. Большинство людей использует их лишь как передышку перед очередным важным делом. Можно выпить кофе и, пожалуй, ответить на два-три письма. И в этом вроде бы большой беды нет, но если прикинуть, сколько таких получасов в месяце, квартале и тем более в году, то вы увидите, как много отнимается от вашей продуктивности: четыре таких паузы за день — и 25% рабочего времени пропало зря. Имеет смысл изменить подход к этому неучтенному времени. Только от нас самих зависит, как его использовать, и просто списывать эти часы — неразумная трата времени и непозволительная роскошь в наше время. Вот что вы можете сделать:

• Потратьте с утра несколько минут на выявление таких дырок в вашем рабочем расписании.
• Впишите заранее в свое расписание, что вы намерены сделать в эти паузы. Это может быть все, что угодно: от менее значимой работы, с которой нужно разделаться (например, написать отчет о расходах) до серьезных задач, к которым вам трудно приступить (например, наметить основные пункты будущей презентации).
• Требуйте с себя отчет. В конце дня проверьте свои получасовые задания и отметьте, какие из них вы успели выполнить.

Эти маленькие отрезки времени пригодятся и для той работы, которая требует длительного размышления и многократных возвращений. Так можно даже написать статью или сделать что-то творческое. Например, я недавно начал планировать крупный проект. Я использовал получасовую паузу, чтобы набросать тезисы. В другую паузу я их перечитал. И так за несколько дней у меня появилось внятное представление об этом проекте. Перечитывая тезисы, я вносил и некоторые коррективы в него.

Так что эти получасовые паузы — вовсе не потерянное время. Направьте их в нужное русло, и они умножат вашу продуктивность.

[VIDEO]

Читайте по теме:

• Как избавиться от надоевших дел
• Борьба с лишней перепиской: начните сверху
• Помогите другим — и у вас будет больше времени