Как навести порядок в данных по методу
Мари Кондо

«Не могу найти мой школьный альбом. Не помню, ни в какой коробке он лежит, ни где она может находиться, ни что еще в ней было». Звучит знакомо? Держать свои вещи в порядке всегда было сложно. Возможно, именно поэтому имя Мари Кондо на устах у каждого, кто познает искусство уборки и организации пространства.

Хотите — верьте, хотите — нет, но похожие затруднения возникают и у предприятий — в управлении корпоративными данными. Только их задачи в этой области гораздо масштабнее и требуют более сложных решений. С годами многие крупные компании обрастают петабайтами сырых данных: файлами системных журналов, залежами электронной почты, устаревшими клиентскими профилями. Все это копится в ходе повседневной коммерческой деятельности и, возможно, никогда не будет использоваться снова. Между тем каждый петабайт — это, считайте, 20 млн до отказа набитых канцелярских шкафов на четыре ящика. Данные накапливаются все быстрее, нормативно-правовые требования к управлению этой распухающей цифровой горой ужесточаются, и разобраться с этим — один из главных приоритетов бизнеса.

Делать уборку дома и приводить в порядок предприятие — совсем разные вещи, но все-таки шестью правилами Мари Кондо можно руководствоваться и во втором случае. Вот каким образом.

Вложитесь в уборку

В уборку важно вложиться. Без этого ваши усилия могут сойти на нет. Инициатива по приведению в порядок корпоративных данных будет иметь успех, только если высшее руководство компании подойдет к этому серьезно и выделит для этой цели необходимые ресурсы и достаточный бюджет. Ключом к долгосрочному успеху проекта может стать создание «Комитета по управлению информацией», состоящего из разных заинтересованных сторон, представляющих административные отделы компании (юридический, информационный, отделы контроля, делопроизводства, безопасности) и разные коммерческие подразделения. В прошлом вовлечь каждую из этих групп было бы трудной задачей. Однако с введением в действие новых законов о неприкосновенности данных, в частности, Общего регламента ЕС о защите данных (GDPR) и Закона штата Калифорния о защите конфиденциальности потребителей (CCPA), руководство стало серьезнее относиться к управлению данными, особенно в свете того, что нарушение конфиденциальности может стать поводом для судебного процесса о защите прав и интересов группы лиц.

Придумайте для себя (своей компании) идеальный стиль жизни

Кондо предлагает поставить перед собой четкие цели. Без них уборка может быстро утратить смысл. Это справедливо и для приведения в порядок корпоративных данных. Итак, сформулируйте свои цели, выберите процессы и не отступайтесь от них, регулярно оценивайте достигнутые результаты и придерживайтесь выбранного курса. Кроме того, составьте долгосрочный план по поддержанию порядка после уборки. Без него ваши данные быстро вернутся в естественное для них состояние хаоса. Часто это означает, что придется прописать автоматические политики, чтобы данные по мере образования постоянно приводились в надлежащий вид.

Сначала избавьтесь от всего ненужного

Кондо призывает уделить пристальное внимание избавлению от ненужных вещей. Это полезный стандарт: уместное удаление данных — дело хорошее. Так, имеет смысл избавляться от лишнего перед переносом информации в облако, тогда не придется тратить время и деньги на перекладывание «мусора». Исследования компании Gartner показали, что до 85% хранящихся на предприятиях данных можно назвать лишними, устаревшими, неинформативными. Большую часть ненужных данных можно выявить уже при первичном анализе.

Однако на уровне предприятия удалять данные нужно аргументированно. Компания должна изначально сформулировать политику сохранения и удаления данных, позаботившись о том, чтобы она соответствовала требованиям о защите личной информации, законодательным нормам и корпоративным правилам делопроизводства. Также нужно проверять, не фигурируют ли те или иные данные в текущих судебных процессах и нет ли других оснований не избавляться от них.

Двигайтесь от категории к категории, а не от локации к локации

Кондо призывает приводить в порядок не комнату за комнатой, а категорию за категорией (например, одежду, посуду и т. д.). Аналогичное правило применимо к корпоративному миру, особенно к компаниям, использующим глобализированные ИТ-платформы. Если все офисы корпорации, где бы они ни находились, используют одну и ту же информационную платформу, скажем, для электронной почты, тогда лучше сначала упорядочить всю электронную почту по всему миру, а затем разобраться с другими видами информации во всех странах поочередно.

Выберите правильный порядок действий

Кондо предлагает начать с самой простой для принятия решений категории. В доме это одежда, по ее словам. В контексте предприятия этот подход очень уместен. Начать нужно с самых простых для сортировки типов данных, таких как внутренние жесткие диски и файлы, относящиеся к SharePoint. Затем переходите к электронной почте, сообщениям в мессенджерах, а потом к более сложным средам, таким как облачные приложения, ERP-системы и машинные данные.

Спрашивайте себя, что вызывает у вас «искры радости»

Очевидно, что эмоции не рекомендуется использовать как мерило для определения судьбы данных. Но концепцию «искр радости» все же можно адаптировать к корпоративному контексту, если называть «радостью» превосходную результативность компании.

Аналитика — главный приоритет для компаний. До 73% данных не используются аналитическими инструментами и часто именно потому, что данными не управляют. Фактически не задействуется один из самых полезных видов аналитики — анализ текстовых данных, созданных людьми для людей, таких как электронная почта и пересланные файлы. Очистка этой информации от балласта и ее упорядочивание поможет повысить эффективность аналитики и лучше понять человеческую сторону бизнеса. У высшего руководства это точно может вызвать «искры радости».

Как приспособить принципы Мари Кондо к масштабам современного предприятия

Принципы уборки Мари Кондо могут помочь нам создать поразительно четкую схему поддержания порядка в корпоративных данных. Это так, но руководству ИТ-отделов и командам по управлению данными стоит иметь в виду, что деятельность предприятия — явление более масштабное и сложное, в связи с чем даже самые простые задачи по ее регулированию могут вызвать большие трудности. Компаниям нужно одновременно выполнять ряд сложных обязательств из области корпоративного управления. Поэтому все действия с данными нужно координировать и унифицировать в масштабах всей организации.

Чтобы повысить эффективность человеческих усилий, нужны технологии. Из-за огромного объема данных люди просто не могут поодиночке разделять их на категории и управлять каждым документом. Здесь в дело вступают аналитика, искусственный интеллект, машинное обучение — технологии, позволяющие автоматизировать распределение данных по категориям и управление жизненным циклом файлов.

Если бы только технологии управления данными можно было применить к любимым свитерам и школьным альбомам, у Мари Кондо были бы причины волноваться.

Об авторе

Кон Лионг (Kon Leong) — сооснователь и генеральный директор компании ZL Technologies, Inc., продающей крупным предприятиям облачное ПО для управления информацией и анализа данных.