Цифровые инструменты для повышения
эффективности встречи

Весной я писала о том, как можно повысить эффективность работы до собрания, во время и после с помощью различных программ и приложений. Теперь давайте присмотримся к тому, как, используя их, управлять ходом обсуждения.

Для примера возьмем Второй континентальный конгресс, одно из самых эффективных в истории реальных собраний, закончившееся подписанием Декларации Независимости.

Вот какие инструменты могут пригодиться вам, чтобы:

Стимулировать новые идеи. Результат собрания целиком зависит от качества обсуждаемых идей. Но торопливый прогон в PowerPoint едва ли вдохновит слушателей на дерзкие новые свершения. Лучше использовать визуальные программы, допускающие сотрудничество — например, Popplet: он позволяет обмениваться идеями и на лету перестраивать презентацию.

Услышать множество голосов. Не каждый решается подняться и заговорить на общем собрании. Но, чтобы выделить лучшие идеи, нужно услышать множество голосов. Комментарии в реальном времени — такие записи можно вести с помощью, например, Google Drive — они помогают ухватить все, что происходит на собрании. Самое главное — это запасной канал, по которому участники могут делиться своими мыслями и впечатлениями, если людям некомфортно выступать (или если они не присутствуют физически в переговорке). Если бы отцы-основатели США пользовались Google Drive, итоговый документ было бы гораздо легче прочесть со всеми помарками.

Координировать разговор. Самая большая беда с собраниями — разговор то и дело уклоняется от основой темы. Наличие запасного канала связи (Skype или Google Hangouts) позволит вам тихонько попросить увлекшегося оратора предоставить слово другим или уточнить у ключевых участников, не кажется ли им, что собрание пошло не по той дорожке. Уверена, отцы-основатели обрадовались бы такой возможности — а то сидеть летом в тесном зале, будучи одетыми в шерстяные камзолы, согласитесь, не очень приятно.

Превратить пункты повестки в задания. Бывает и так, что все пункты повестки обсуждены, а после собрания о них словно бы и забыли. Намного надежнее, когда все участники заносят свои задания в собственный календарь — для этого как нельзя лучше годится TaskClone. Один из читателей, прочитав мою заметку о программах, помогающих проводить собрание, подсказал мне этот инструмент: он сканирует Evernote, находит там задания и переносит в ту программу управления, которую вы предпочитаете.

Если бы Томас Джефферсон вел заметки в Evernote, TaskClone перенес бы их в его список заданий в Remember The Milk.

Оценить итоговый результат. Как часто мы уходим с собрания с ощущением, что добились немалых результатов, а потом все тонет в цифровом болоте. Даже если вы используете Evernote или любую другую программу для записей, все равно не так-то просто разобраться с итогами блистательного мозгового штурма и найти под охапкой разноцветных стикеров ту дивную идею, которую вы занесли в блокнот, или разобраться с протоколом собрания, пухлой папкой листов формата А4. Вот почему желательно копировать все, написанное от руки, и закинуть эту информацию в Evernote: там уж точно не потеряется. Каждый отец-основатель, проявивший подобную предусмотрительность, мог бы в любой момент открыть Декларацию в Evernote.

Большинство участников любой встречи радуются уже тому, что удалось выйти из конференц-зала с четким представлением о своих задачах. На ощутимый результат совместной работы, который просуществует 200 лет, мало кто рассчитывает. Но, если мы научимся более ловко использовать цифровые инструменты, глядишь, и приблизимся к этой мечте.

Читайте по теме:

• 4 способа укрепить в организации культуру критики
• Почему организациям стоит брать пример с муравейника
• Синдром Дарта Вейдера или почему мы не увольняем людей