Почему грамотное письмо повышает
уровень доверия

Читая написанные тексты, люди торопятся с выводами об авторе. На этом основании они решают, насколько вы умны, креативны, организованы, заслуживаете ли доверия, внимательны ли к людям. И когда выводы сделаны, трудно их изменить. Исследования в области социальной психологии показали, насколько прочны первые впечатления. Требуется серьезная работа, чтобы от них отделаться, а ваши коллеги, клиенты и партнеры могут и не захотеть этим заниматься (или у них просто не найдется времени).

Я — редактор, и мне довелось иметь дело с сотнями авторов. Порой я вижу, что человек мог бы написать и получше, и тогда в мою голову закрадывается недоброе подозрение: этот он или она либо не старается, либо не умеет писать.

Разумеется, выше головы не прыгнешь и никто не совершенен. Но было бы лучше, если бы на письме вы смогли оказаться столь же убедительны, как и в личном разговоре, а для этого нужно:

Уважать свою аудиторию. Не нужно разжевывать и тем более повторять то, что читателю вашего послания и так известно.

Не хвастаться: так читатели скорее вам поверят. За уточнениями обращайтесь к людям, с чьим мнением вы считаетесь — пусть скажут, где вы умерены, а где вас слишком много.

Еще один способ сделать так, чтобы вам поверили: будьте максимально добросовестны. Вы знаете, как это сделать в личной беседе, пускаете в ход свое очарование¸ говорите откровенно, придерживаетесь фактов, опираетесь на логику и надежные источники.

Читайте материал по теме: Какие навыки нужны руководителям всех уровней

Если вам самому это дается нелегко, поручите кому-нибудь проверить за вас факты, уточнить связь между ними, выправить орфографию, грамматику и интонацию. И даже если по этой части вы фанатик, все-таки лучше попросите коллегу или друга взять на себя роль первого читателя и критика, чтобы на письме вы были самим собой — в лучшем виде.

Когда закончите черновик, отложите его в сторону, и чем дольше он полежит, тем лучше. Хорошо отводить в плане специальное время на то, чтобы текст мог «отстояться». Когда вернетесь к нему, постарайтесь взглянуть на него со стороны, словно скептически настроенный читатель, который впервые видит все это. Как вы воспринимаете этот текст и как настраиваетесь по отношению к автору?

А вот некоторые мелочи, которые выставляют автора в неблагоприятном свете:

Не перегружайте текст парами и тройками однородных членов. Умные люди стараются не строить предложение так: «Политика и практика компаний и некоммерческих организаций меняется в зависимости от времени и места». Умелый автор знает разные способы выражать мысли и применяет их в тексте.

Читайте материал по теме: 4 правила деловой переписки по электронной почте

Не изобретайте термины и аббревиатуры. Когда автор выдумывает термины, это выглядит не круто, а претенциозно. («Назовем эту парадигму развития талантов внутри компании «инфраструктурой оптимизации талантов», сокращенно ИОТ»).

Не рассыпайте повсюду кавычки. Когда обычные, разговорные выражения автор помещает в кавычки, то выглядит снобом. («Менеджеры, которые часто «пропускают мяч», должны стать более активными»). Либо не ставьте кавычки — либо найдите другой способ выражать свои мысли.

Не меняйте последовательной изложения. Если в тексте сперва перечисляются темы А, B, C, затем они обсуждаются подробно в последовательности A, C, B, а под конец подытоживаются С, A, B, это здорово сбивает с толку и возникает впечатление, что автор не умеет организовывать свои мысли и не уважает время читателя.

Подпункты оформляйте одинаково. Когда три буллета содержат по фразе, а четвертый — лишь словосочетание, это воспринимается как небрежность. Для черновика сойдет, все мы чего-то не замечаем на первых этапах. Но вы как автор обязаны замечать свои огрехи и исправлять их.

Читайте материал по теме: Второй шанс произвести хорошее впечатление

Не повторяйте слова без особой на то причины. Автор выглядит небрежным, если в документе звучат бесконечные, как эхо, повторы («Важно тщательно подготовить важные документы»). Иногда повторы нужны для усиления, но пользуйтесь этим приемом с осторожностью.

Внимательно оформляйте списки и параграфы. Опять-таки автор кажется небрежным, если заголовок списка или нового раздела сулит не то, что мы на самом деле в нем читаем.

Умение писать грамотно можно освоить, это не данный от рождения дар умного, внимательного, интересного человека. Но постарайтесь быть на письме умным, интересным и внимательным, подумайте, какие еще качества и навыки для вас важны, и вы пишете гораздо лучше всяких скучных, тупых и высокомерных типов.

Читайте по теме:

• Зачем управленцам математика?
• Как сделать крутую презентацию
• Шесть искусств для бизнеса