«Я не справляюсь»: что делать, если вы ничего не успеваете | Большие Идеи

・ Личные качества и навыки
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

«Я не справляюсь»: что делать, если вы ничего
не успеваете

Как выйти из цейтнота и избежать перегрузок

Автор: Ребекка Цукер

«Я не справляюсь»: что делать, если вы ничего не успеваете
Фото: Paula Daniëlse/Getty Images

читайте также

Застраховаться от провала

Айер Ашиш,  Джордж Сталк мл.

«Мы должны разрешить пользоваться интернетом во время экзаменов»

Анастасия Миткевич

Сотрудники по вызову: кто и почему работает в Uber, Lyft и других сервисах с повременной оплатой

Алекс Розенблат

Семь навыков, которые сделают вас незаменимыми в эпоху автоматизации

Адам Гатстейн,  Джон Свиокла

Трудовые будни становятся все более напряженными, а темп работы стремительно растет. Если добавить к этому еще личные и семейные дела, неудивительно, что возникает чувство перегруженности. В своей книге Immunity to Change [«Неприятие перемен»] профессора Гарварда Роберт Киган и Лайза Лейхи пишут о том, как все возрастающая сложность современной жизни приводит нас к ощущению «я не справляюсь». Так происходит в тех случаях, когда для нас сложность окружающего мира превосходит «уровень комплексности сознания» или нашу способность с ней справляться без потери эффективности. Это зависит не от уровня интеллекта, а от способности к постижению окружающей действительности и образа действий.

Типичная реакция человека на возрастающую нагрузку — работать больше и дольше, однако есть другой путь — остановиться и задуматься, зачем это делать, и найти новые подходы. Среди моих клиентов есть те, к кому это относится в полной мере. Когда мы только начали сотрудничать, у них была привычка вставать в 4 утра и приниматься за работу. Вот пример Сью. Она работает в технологической компании, которая недавно вышла на рынок. Сью отвечает сразу за несколько проектов и боится пропустить важное письмо. Аджай, руководитель стартапа, выкраивает тихие утренние часы, чтобы выполнить хоть что-то из бесконечно разрастающегося списка задач. Он словно пытается выбраться из ямы, которая становится все глубже и глубже. Соучредитель стартапа Мария чувствует постоянную перегрузку с тех пор, как проект начал масштабироваться. Возможно, CEO компаний с миллиардными оборотами (например, Тим Кук) встают без пятнадцати четыре утра, но у большинства совсем не тот уровень ответственности.

Постоянное чувство перегруженности влечет за собой когнитивные последствия: появляется заторможенность, забывчивость, рассеянность, сложности с концентрацией внимания и логическим мышлением, путаница в мыслях, снижается способность к принятию решений. Когда в течение долгого времени нагрузка на мозг слишком высокая, может проявиться когнитивная усталость — человек больше отвлекается и теряет гибкость мышления. Каждое из этих проявлений само по себе сказывается на продуктивности, а дискомфорт от нагрузки нарастает. Если вы сталкиваетесь с подобными проблемами, рекомендуем несколько основных стратегий.

Определите основной источник перегрузки. Назовите одну-две задачи, исключив которые можно сразу на 80% снизить уровень стресса в своей жизни. Конечно, не всегда есть возможность отказаться от их решения, но ответ на поставленный вопрос поможет вам определить главный источник стресса. Если это крупный проект, который близится к завершению, закончите его. Если вас тревожит объем задачи или проекта, разбейте его на более мелкие составляющие, попросите дополнительные ресурсы или согласуйте другие сроки исполнения — а может быть, вам поможет все сразу.

Поставьте себе ограничения по времени и нагрузке. Например, применяйте таймбоксинг и уходите из офиса в строго определенное время; возможно, вам удастся отказаться от некоторых видов задач. Аджай понял, что большое количество времени у него отнимало разрешение конфликтов между членами команды, которые не умели договариваться друг с другом и переадресовывали ему все проблемы. Если вы объясните сотрудникам, что им следует попробовать решить проблему самостоятельно, прежде чем обращаться за помощью начальника, можно сосредоточиться на своих задачах и меньше отвлекаться.

Скажите «нет» перфекционизму. Перфекционизм может привести к безосновательному усложнению задач и проектов, а это прямой путь к прокрастинации и психологическим проблемам. Работы становится все больше, чувство перегруженности растет. По известному выражению Шерил Сэндберг, «сделанное — лучше, чем идеальное». Важно понимать, когда «уже хорошо», и этого вполне достаточно. Задайте себе вопрос: «Если я уделю задаче или проекту дополнительное время, что это даст?» Если нет в этом особого смысла, остановитесь и переходите к новому делу. Важно признать, что мы не можем достичь идеального результата во всем. Сью в конечном итоге поняла, что какие-то письма всегда останутся непрочитанными, но если вопрос действительно важный, отправитель свяжется с ней еще раз.

Делегируйте полномочия или отдавайте их на аутсорсинг. Спросите себя, какие задачи самые важные и чему будет полезнее всего уделять свое время. Все, что в этот список не попало, могут освоить и выполнять другие. Например, можно делегировать управление отдельными проектами и посещение определенных совещаний, попросить коллегу провести собеседование на вакансию вместо вас и нанять помощников для уборки дома и готовки. Мария обнаружила, что может поручить проведение еженедельного собрания отдела продаж — кому бы вы думали? — руководителю отдела продаж! Этот человек работал в компании уже год, но Мария еще не передала ему некоторые полномочия, которые «всегда выполняла сама», потому что боялась потерять контроль. Делегировав всего лишь одну задачу, Мария смогла освободить 52 часа в год для других стратегически важных дел.

Пересмотрите свои ожидания. Если вы постоянно чувствуете, что не справляетесь, скорее всего, у вас есть какие-то установки, которые закрепляют непродуктивный образ действий. Киган и Лейхи называют это «базовыми допущениями». Сью была уверена, что если она что-то упустит, то все обернется неудачей. Аджай полагал, что если он не будет участвовать в разрешении конфликтов в команде, его перестанут ценить. Мария считала, что если не контролировать все вокруг, другие все испортят и компания рухнет. Эти убеждения мешали руководителям расстаться со своими привычками, которые как раз и приводили к перегруженности на работе. Со временем, разобравшись в себе, Сью, Аджай и Мария смогли изменить свой взгляд на мир, снизить нагрузку и почувствовать себя более уверенно.

Всем нам порой кажется, что мы не справляемся, — и в работе, и в личной жизни, но если придерживаться приведенных стратегий, степень и масштабы проблемы можно свести к минимуму.

Об авторе. Ребекка Цукер (Rebecca Zucker) — коуч руководителей высшего звена, соучредитель и партнер компании Next Step Partners, занимающейся программами развития для руководителей. Среди ее клиентов — компании Amazon, Clorox, Morrison Foerster, the James Irvine Foundation, Skoll Foundation, DocuSign и Dropbox.