Что не так с советами
по тайм-менеджменту

Затягивающиеся проекты, сдвигающиеся сроки и список задач, который, кажется, с каждым днем разрастается, — эти испытания слишком часто постигают нас и в быту, и на работе. Сейчас, когда многие ставят задачи на наступивший год, мы снова обещаем себе «научиться лучше распределять время», «быть продуктивнее» и «сосредоточиться на важном». Эти направления саморазвития действительно важны для успешной карьеры. Достаточно взглянуть на глобальные опросы — и среди самых важных и необходимых, а равно и самых редких навыков всегда упоминается тайм-менеджмент.

Так как же нам научиться лучше управлять временем? Недостатка в советах по этому вопросу, определенно, нет. К нашим услугам книги и блоги, лайфхаки и мобильные приложения, специально созданные для желающих покорить тайм-менеджмент с помощью готовых к употреблению инструментов. Однако эти инструменты, как бы эффективно они ни были устроены, вряд ли помогут добиться результата. Попросту говоря, они рассчитаны на пользователя с базовыми навыками, однако для эффективного использования любого из этих инструментов или приложений изначально необходимы умения, которые и составляют суть тайм-менеджмента. Например, разве кто-то будет всерьез ожидать, что, купив хороший набор ножей, передовое кухонное оборудование и свежие продукты, он сразу станет пятизвездочным шеф-поваром? Конечно, нет. Точно так же использование приложения для составления графика едва ли поможет добиться результата, если у вас нет необходимых навыков управления временем.

К счастью, навыки, составляющие суть тайм-менеджмента, многократно исследовались. Под тайм-менеджментом здесь понимается процесс принятия решений, позволяющий распределять, фиксировать и перераспределять свое время с учетом меняющихся внешних условий. Успех в этой задаче определяют три конкретных навыка:

• Осознанность: реалистичная оценка своего времени, основанная на понимании того, что это ограниченный ресурс.

• Систематизация: формирование и упорядочивание личных целей, планов, графиков и задач, позволяющих эффективно использовать время.

• Адаптация: отслеживание использования времени в процессе выполнения действий, подразумевающее перестройку изначальных планов с учетом вынужденных перерывов или изменения приоритетов.

Пожалуй, из этих трех навыков систематизация — самый известный, ведь недаром большинство приложений и лайфхаков относятся к созданию графиков и планированию. Однако осознанность и адаптацию упоминают нечасто. И здесь возникают важные вопросы с точки зрения развития этих навыков. Они одинаково важны? Вызывает ли какой-то их них особые трудности? Есть ли различия в том, как часто каждый из них встречается?

Оценка навыков тайм-менеджмента

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более чем 1,2 тыс. человек, принявших участие в тридцатиминутном эксперименте с микромоделированием, разработанном для объективной оценки навыков тайм-менеджмента. Участникам предложили роль дизайнера на фрилансе и поручили управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами на коммуникационной платформе с электронной почтой, мгновенными сообщениями, облачными хранилищами для файлов и т. п. Им пришлось решать, в частности, такие задачи, как устранение накладок в рабочем графике, расстановка клиентских требований по степени приоритетности, а также выбирать, как использовать (или не использовать) свое время.

По результатам я сделал несколько веских выводов.

Во-первых, все три навыка оказались одинаково важны для общих результатов тайм-менеджмента. Следовательно, тот, кто совершенствует только навыки составления графиков и планирования (то есть систематизации), игнорирует две трети компетенций, необходимых для эффективного управления временем. Понятно, почему новые инструменты могут вызывать у нас такое разочарование и ощущение, что мы ни на волосок не приблизились к тому, чтобы стать мастерами тайм-менеджмента.

Во-вторых, самые большие затруднения возникают с осознанностью и адаптацией. Оценки по ним оказались в среднем на 24% ниже, чем по навыку систематизации. Получается, что навыки осознанности и адаптации не только реже встречаются, но и сами по себе, без целенаправленных изменений, вызывают наибольшие трудности. Кроме того, оказалось, что от осознанности, главным образом, зависит, насколько успешно люди избегают прокрастинации, а от адаптации — насколько успешно они распределяют свои действия по приоритетности.

В-третьих, полученные выводы не соответствовали популярным доводам о преимуществах и недостатках многозадачности. В ходе опроса по окончании эксперимента участники ответили, как они относятся к многозадачности. Их ответы показали, что предпочтения по поводу многозадачности (которую ученые называют «полихронность») вообще-то никак не связаны с навыками тайм-менеджмента. То, насколько хорошо или плохо люди управляли своим временем, никак не влияло на их готовность делать несколько дел одновременно. Так что преувеличенное внимание к многозадачности в самых разных рекомендациях относительно тайм-менеджмента едва ли даст хороший результат.

В-четвертых, полученные данные показывают, что сам человек не может точно оценить свое умение управлять временем. Например, баллы, выставленные себе участниками, менее чем в 1% случаев совпадали с результатами объективной оценки. Более того, различия в фактических показателях тайм-менеджмента самооценка отражала всего на 2%. Эти результаты согласуются с выводами ранее опубликованных исследований о точности самооценки компетенций и о возникающих в связи с этим сложностях в работе над собой и развитии лидерских качеств.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Что же можно сделать, чтобы эффективно подготовиться к освоению тайм-менеджмента? Для этого необходимо прежде всего понять, на чем сосредоточить внимание. Чтобы ответить на этот вопрос, важно внимательно проанализировать уровень развития навыков на текущий момент. Вот три предварительных шага, которые помогут в дальнейшем эффективно работать над собой.

Точно оцените свои навыки тайм-менеджмента. Этого можно добиться с помощью инструментов объективной оценки, таких как микромоделирование, обратная связь от других (коллег или начальника) либо выбор базовой модели для оценки достигнутых результатов.

Поймите, что ваши предпочтения влияют на ситуацию, но не так, как вы думаете. Понимание своих предпочтений или особенностей применительно к тайм-менеджменту — вроде многозадачности или инициативности — поможет вам лучше понять, с чем могут быть связаны трудности, поскольку вам придется ломать свои сложившиеся привычки. Но помните, что навыки, в отличие от характера, наиболее пластичны, и именно в этой части работа над собой даст вам максимальную отдачу.

Определите самый главный навык, над которым нужно поработать. Возможно, это очевидно, но ключ к успеху здесь — не пытаться делать «все понемногу», не разбрасываться. Лучше расставить приоритеты в развитии своих навыков и сначала сосредоточить внимание на самой острой потребности и затем перейти к следующей.

Есть несколько подтвержденных тактик, позволяющих улучшить свои навыки управления временем. Ниже приведено несколько примеров. Очень важно понимать, что эти тактики предназначены для развития ваших базовых навыков, которые в итоге помогут добиться успехов в тайм-менеджменте. Сами по себе они не являются конечной целью.

Развивайте осознанность. Различайте качественную и количественную эффективность: первая — это когда человек работает хорошо, а вторая — когда он работает быстро. И то, и другое очень важно. Борьба за количественную эффективность сама по себе контрпродуктивна.

• Определите время вашей наибольшей производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре интервала и на основании недельных наблюдений расставьте эти интервалы по порядку от самого продуктивного до наименее продуктивного (самый продуктивный соответствует наибольшей производительности).

• Применяйте «финансовые» подходы. Создайте временной бюджет, в котором будет подробно расписано, как вы тратите свои часы в течение типичной недели. Разделите время на занятое («должен сделать») и свободное («хочу сделать»).

• Пробуйте ускорять работу. Отмечайте, сколько времени вы потратили на свои задачи с очень четкими дедлайнами, вместо того чтобы оценивать, сколько у вас есть времени.

• Определите, насколько реалистично вы оцениваете время. Завершив проект, сопоставьте расчетное и фактически затраченное на его выполнение время.

• Оценивайте в перспективе. Подумайте, как то, что вы сейчас делаете, может вам помочь или помешать в будущем (например, как сегодняшние задачи по проекту повлияют на график следующей недели).

• Избегайте «ловушки невозвратных затрат». Если вам кажется, что на какое-то дело у вас уходит слишком много времени, сделайте паузу и оцените его важность (например, насколько ценен его результат, на кого повлияет то, что вы его завершите или не завершите и т. п.).

Развивайте навыки систематизации. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более быстрого освоения новых навыков и более непредсказуемы с точки зрения временных затрат. Цель в данном случае — не организовать свою работу, так, чтобы лучше контролировать свою жизнь, а взять свою жизнь под контроль и вокруг нее выстроить рабочий график.

• Расставьте дела и обязательства по приоритетности. Просто составлять списки задач, дел и встреч недостаточно.

• Избегайте «эффекта срочности». Срочность и важность — понятия близкие, но не совпадающие. Срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более существенные и долгосрочные последствия. Задачи одновременно срочные и важные должны быть решены в первую очередь.

• Используйте приложения-календари. Записывайте даты выполнения задач и назначенные встречи и делайте это сразу, как только они согласованы. Маркируйте или размечайте цветом тип каждой записи (например, «Работа», «Школа», «Жизнь» и т. п.).

• Планируйте неприкосновенное время. Вносите в календарь встречи с самим собой, чтобы иметь возможность без помех уделить время самым важным своим проектам.

• Избегайте ошибок, вызванных недооценкой. Составляя планы, попросите кого-то со стороны оценить, сколько времени потребует та или иная задача.

• Попробуйте назначать «половинчатые» цели. Если вам кажется, что достигнуть какой-то цели будет слишком трудно, переформулируйте ее в более простом варианте.

Развивайте навыки адаптации. Они испытываются и развиваются в ситуациях перегрузки и даже иногда кризис. Ваша задача — справляться с такими ситуациями, не огорчаясь, не волнуясь и не приходя в смятение.

• Попробуйте «наложение привычек». Привязывайте свои правила поведения в области тайм-менеджмента к имеющимся привычкам (например, подводите итоги за день, когда садитесь ужинать).

• Назначайте короткие интервалы интенсивной работы. Если задача кажется неподъемной, запланируйте интервалы длительностью 15—30 минут, в которые вы бросите все силы на ее выполнение: это помогает избежать прокрастинации.

• Экспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или составления списков задач. Выигрыш во времени, обеспечиваемый приложением, должен превышать временные затраты на его использование.

• Не пишите для галочки. Напоминания должны включать в себя подробные объяснения или описания, а не состоять из одного-двух слов, ничего не говорящих ни о важности задачи, ни об ожидаемом качестве результата и т. п.

• Составляйте планы действий во внештатных ситуациях. Обдумайте наилучший/наихудший сценарий выполнения ваших планов.

• Старайтесь избегать пустой траты времени. Выделите промежутки времени, когда вас не должны беспокоить, и откажитесь от социальных сетей, когда занимаетесь важной работой.

Почему когда приходит пора задуматься о своей жизни и планах, многие из нас неизменно и упорно размышляют о планировании времени? Ирония в том, что нужно научиться более грамотно распределять время, которое мы тратим на попытки научиться им управлять, нужно расставить приоритеты в работе над собой. Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых рецептов в пользу того, чтобы оценить и взрастить свои базовые навыки тайм-менеджмента, пока новогодние обещания в очередной раз не растворились в пустоте.

Об авторе. Эрих К. Дирдорф (Erich C. Dierdorff) — преподаватель менеджмента и предпринимательства в Колледже бизнеса им. Ричарда Дрихауса в Университете Де Поля, а также редактор журнала Personnel Psychology.