Три секрета успешной дистанционной работы

Пандемия COVID-19 продолжается, а удаленная работа становится все более распространенной и, вероятно, устойчивой тенденцией. Пока организации осваиваются в новой реальности, управление коммуникацией в распределенных командах вызывает множество вопросов.

Результаты нашего недавнего исследования помогут найти ответы на эти вопросы. Среди основных идей — концепции «спорадичности», информационного разнообразия и физиологической синхронности. Придерживаясь этих идей, вы сможете стимулировать креативность, наладить процессы, снизить стресс от многозадачности и повысить продуктивность команды.

Спорадические коммуникации

Человеческая коммуникация по природе своей «спорадична»: всплески высокой активности сменяются спадами или полным угасанием. Согласно нашему исследованию, успешно работают команды, общение в которых представляет собой череду кратких интенсивных коммуникаций и более длительных перерывов. В интервалах между активным общением участники команды зачастую формируют и развивают свои идеи — проводят глубокую работу, которая может вылиться в следующие ступени проекта или решение проблемы. Спорадические активные коммуникации, в свою очередь, помогают направлять энергию, генерировать идеи и решать конкретные вопросы. После этого команда может переходить к следующим задачам.

Для активных спорадических коммуникаций участникам команды необходимо избегать асинхронного обмена сообщениями, например, общения по электронной почте или в мессенджерах в любое время в произвольном порядке. Вместо этого нужно синхронизировать рабочие графики и общаться в те периоды, когда каждый участник может незамедлительно уделить внимание остальным. Таков путь к более высокой производительности.

Чтобы этого добиться, необходимо определить время, в которое каждый может сосредоточенно заниматься своими задачами. Это может оказаться непростым делом, если участникам команды приходится заботиться о детях или других членах семьи, заниматься домашним обучением, иногда действуя даже без обустроенного рабочего места. Некоторым командам удавалось гибко подойти к вопросу и назначать общие встречи рано утром или поздно вечером. Иногда это сложно, но когда это удается, подобные спорадические коммуникации в команде сглаживают возможные острые углы вынужденной дистанционной работы в период пандемии.

Каким образом руководители могут создать подходящую среду? Можно привычно размечать в календаре периоды для совещаний и определять эти интервалы для совместного решения вопросов между сотрудниками. Современные средства планирования позволяют более органично подстраиваться под график коллег, наблюдая за их текущим статусом в режиме реального времени. В календарях можно видеть, не находится ли нужный сотрудник на совещании, доступен ли он или она. Другие технологии позволяют отслеживать активность в работе с документами или на рабочих сайтах и делать выводы о возможности прерываний. Подобные технологии помогают организациям определять наиболее удачное время для совместного решения вопросов. Наша команда работала над реализацией сервиса спонтанного видеочата Minglr, который не требует назначения встреч или отправки приглашений, как в Zoom. Также организации могут акцентировать внимание на бронировании временных слотов для сосредоточенной работы и резервировать оставшиеся интервалы целенаправленно для обсуждений.