Собрались отправить письмо? Возможно, этого просто не стоит делать

Все мы гонимся за одной и той же ускользающей мечтой: чтобы в папке «Входящие» в нашей электронной почте всегда был порядок и не было неразобранных и непрочитанных сообщений. Но давайте будем честны перед собой, добиться этого трудно — хотя временами возможно. Сколько бы папок мы ни создавали и от скольких бы рассылок не отписывались, письма продолжают приходить, и нас затягивает в водоворот.

Стремления разобраться с собственными входящими недостаточно. Пора пересмотреть сценарий и задуматься, как мы вообще обращаемся с электронной почтой. В чем секрет? Позаботьтесь не о своем почтовом ящике, а о почтовых ящиках других. Такой перенос акцентов может казаться нелогичным. Но это эффективно, и когда каждый станет поступать подобным образом, мы получим культуру сочувствия, придерживаясь которой команды будут вместе работать над сокращением потока сообщений. Измените фокус: позаботьтесь в первую очередь друг о друге.

Основы этикета при переписке по электронной почте

Защита входящих сообщений ваших коллег начинается с усвоения основ. Давайте повторим их:

• Просматривайте и редактируйте список получателей, прежде чем отправить письмо. Действительно ли всем нужно прочитать его? Удалите лишних людей, их всегда можно добавить позже.

• Пишите кратко и организованно. Содержание каждого сообщения должно быть ясно и конкретно: какой вопрос вы хотите задать, какой запрос нуждается в одобрении, какой информацией вы хотите поделиться?

• Оценивайте ситуацию. Спросите себя, действительно ли этот разговор должен происходить по электронной почте? Может быть, лучше поговорить по телефону или видеосвязи? Многие сообщения можно отложить до следующего разговора или регулярной встречи.

Эти базовые принципы сохраняют свою важность и когда мы добавляем три стратегических привычки, которые помогут вашей команде прийти к более уважительной манере переписки. Вот они: скрытая копия, выбор подходящего момента и плагины.

Подумайте о скрытых копиях

Многие из нас полностью упускают из виду эту функцию электронной почты: мы знаем, что она есть, но не совсем понимаем, как и когда ее использовать. Скрытую копию можно и нужно использовать для частых групповых писем (два или более человека). Используйте скрытую копию в письмах, не требующих прямой коммуникации между получателями. Это поможет избежать ненужной переписки и отклонений от темы. Если требуется групповое обсуждение, лучше договоритесь о встрече.