Десять приемов для эффективного совещания

Многие советы по повышению эффективности деловых совещаний как в переговорной, так и в Zoom уже хорошо нами усвоены: важно вовремя начинать и заканчивать обсуждение, эффективно планировать повестку дня, четко распределять роли и следить за включением и отключением микрофона. Даже если вы не знаете этих основ, вы сможете быстро найти все это в Google.

Но некоторые из наиболее ценных советов могут быть и менее очевидны, потому что они не касаются структуры собрания, участников или даже повестки дня; они о том, как ведущий встречи готовится к ней и взаимодействует с другими.

Как и в случае почти любого рабочего проекта, успех обсуждений зависит от уровня эффективности коммуникации руководства.

Ниже приведены 10 полезных коммуникативных тактик — с их помощью ведущим и управленцам, присутствующим на совещании, будет проще добиться того, чтобы их цели были достигнуты.

1. Подготовьте важные пункты — а не просто повестку дня — заранее

Повестка дня — это полезная дорожная карта встречи, но не эффективный инструмент для обсуждения ключевых моментов. Итак, в дополнение к ее составлению заранее обдумайте и подготовьте несколько кратких, но ценных замечаний.

Задайте себе несколько вопросов, которые помогут понять, что является важным:

    • «О каких идеях я хочу поговорить во время встречи?»

    • «В решении каких проблем мне или нам требуется помощь?»

    • «Кого из сотрудников нужно похвалить или отдельно упомянуть?»

    • «Какие вопросы мне больше всего хочется обсудить и рассмотреть в этой группе?»

Принесите ответы на собрание и поделитесь ими в начале или при упоминании тем, связанных с повесткой дня. Помните: тема — это лист бумаги. Основные пункты — это бумажный самолетик. Вы можете иметь оба предмета на столе, но только один донесет вашу идею.

2. Укажите цель

В начале встречи расскажите о цели совещания: что нужно решить, пересмотреть или выполнить в результате. Избегайте расплывчатых формулировок вроде «проанализировать» или «решить» проблему. Это гарантирует только разговоры, а не действия или продвижение вперед. (Даже в Zoom разговор может ничего не стоить.) Постановка четкой цели в начале собрания поможет гарантировать, что она будет достигнута или, по крайней мере, дело доведется до конца.

3. Направляйте своих слушателей

Ведущие часто начинают встречи с приветствий, создания эмоционального фона и важных обновлений (и это правильно). Если ваши вступительные комментарии охватывают несколько тем, скажите предварительно: «Прежде чем мы начнем, я хотел бы кратко рассказать о прогнозе, сделанном на прошлой неделе, результатах внутреннего опроса на тему многообразия, равенства и инклюзивности, а также о некоторых новых членах команды, которые скоро присоединятся к нам».

Кроме того, используйте логические переходы («Второе, что я хочу предложить, касается Y») и заключительные утверждения («Как видите, X, Y и Z имеют решающее значение для нашего успеха»).

Такие обзорные и заключительные замечания и логические переходы помогают команде 1) лучше ориентироваться и понимать, чего ожидать; 2) следить за поднятой вами темой и 3) не упускать основные выводы.

4. Будьте готовы слушать

Ведущему на совещании необходимо слушать обсуждение и демонстрировать это. Безусловно, диалог очень важен сам по себе, но наверняка вы также хотите, чтобы вас считали заботливым и ценящим вклад коллег руководителем. Вот несколько быстрых советов, которые помогут эффективно проявить интерес:

    • Вы всегда должны быть обращены лицом к аудитории, старайтесь поддерживать прямой зрительный контакт во время выступления. Во время виртуальных собраний это означает смотреть в камеру, а не на сетку контактов.

    • Кивайте в знак того, что слушаете. Кивок — самый эффективный способ демонстрации одобрения, потому что он означает: «Я слышу и понимаю вашу точку зрения».

    • Пока вы слушаете, не думайте и не планируйте, что вам нужно сказать дальше. Неправильное понимание вопроса из-за того, что он не был услышан должным образом, может повредить вашему авторитету и уровню доверия к вам.

    • Не перебивайте говорящих и не заканчивайте предложения за них. Иногда нам кажется, что таким образом можно подтвердить чью-то точку зрения, но даже если это по сути и верно, мы все равно крадем чужое время и присваиваем себе умозаключения коллег, что невежливо и грубо.

    • Прежде чем сразу предлагать собственные идеи или решения, попробуйте задать вопросы выступающему. Например: «Я хочу убедиться, что правильно вас понял. Вы считаете, что у нас слишком много совещаний, особенно по пятницам. Правильно?» Такой действенный способ демонстрации признания укрепляет доверие и эмпатию.

* деятельность на территории РФ запрещена