С меня хватит: как объяснить начальнику, что вы перегружены работой

Сегодня складывается впечатление, что большинство людей слишком много на себя берут: каждый жалуется на чрезмерную загруженность. Как доходчиво объяснить начальнику, что у вас и так много работы, никто ведь не хочет прослыть лентяем, бездельником или «белой вороной» в команде? Как сохранить за собой репутацию трудолюбивого сотрудника и при этом сберечь силы?

Что говорят эксперты

Насколько загруженными вы бы ни были, поговорить с начальством о том, что вам приходится слишком много работать, бывает крайне сложно. Джули Моргенштерн, эксперт в области продуктивности и автор книги Never Check E-Mail in the Morning, считает, что причин тому две. Во-первых, вы, возможно, боитесь лишиться должности из-за подобного разговора. «В глубине души вы знаете, что, если не справитесь с работой, за вас ее может выполнить кто-то другой. Как говорится, незаменимых людей нет», — считает Моргенштерн. Во-вторых, по ее мнению, мы привыкли рассуждать так: «Я работаю недостаточно упорно и продуктивно. Мне необходимо исправиться». Таким образом, вы продолжаете заниматься самобичеванием, которое негативно отражается на вашей карьере — так считает Лиана Дейви, соучредитель компании 3COze Inc. и автор книги You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done. «Взвалив на себя слишком много обязанностей в угоду амбициям или желанию впечатлить начальство, вам не удается с ними справиться, из-за чего работу приходится выполнять второпях или некачественно, в результате может сложиться впечатление, что вы — ненадежный человек», — говорит Дейви. Если, по вашему мнению, вас накрыла лавина заданий, обязательно сообщите об этом руководителю. Вот несколько советов, которые помогут благополучно провести разговор.

Чуть помедленнее

Если у вас на работе постоянный аврал, это не означает, что вы никудышный работник. «Не судите о себе столь категорично, — говорит Моргенштерн. — Большинство компаний пытаются сделать больше за меньший срок, поэтому времени на выполнение работы постоянно не хватает». Если вы показываете хорошие результаты и периодически отклоняете чью-то просьбу или просите об отсрочке, вряд ли вас можно упрекнуть в лени, кроме того, подобное поведение никаким образом не вредит вашей репутации. На самом деле иногда говоря «нет», вы повышаете доверие к себе со стороны окружающих. «Начальство хочет, чтобы подчиненные сообщали ему обо всем, что мешает им работать на максимуме», — добавляет Моргенштерн. Даже если вам неприятно признавать, что у вас не получается справиться со всеми поставленными перед вами задачами, считает Лиана Дейви, вы «обязаны сделать это» ради компании: «Если вас целиком захлестнула работа и не удается выполнить свои обязательства, вы попросту подставляете свою команду».

Обращайтесь за советом и помощью

Моргенштерн считает, что, если вы увязли в делах, возможно, вам будет полезно услышать чье-то независимое мнение о вашей загруженности: «Справиться с этой проблемой вам может помочь сторонний человек». Расскажите кратко о своих проектах и обязательствах близкому другу или коллеге. Попросите его оценить масштаб выполняемой вами работы и честно ответить вам, может ли с ней справиться человек в одиночку или нет. Обратитесь за советом к начальнику или проконсультируйтесь с ним о том, как бороться с авралами, говорит Дейви. Просьбы о помощи позволяют вам обоим выяснить ожидания друг друга и повысить эффективность работы. Допустим, вы говорите: «На подготовку отчета для финансового отдела у меня ежемесячно уходит пять часов. Вас это устраивает? Подскажите, как можно оптимизировать процесс?» В конце концов, начальник когда-то сам проходил такой путь.

Предлагайте решения

По мнению Моргенштерн, для того чтобы поговорить начистоту с руководителем о вашей нагрузке, вам необходим правильный настрой: «Вы — партнер начальника, который помогает ему достигать цели компании». Она предлагает в начале общения «обозначить общие задачи компании», чтобы убедиться, что вы оба придерживаетесь единого мнения. Затем расскажите о том, что мешает вам их осуществлять. Будьте предельно конкретны. Например, вы можете сказать: «Это задание требует сбора множества данных, на это уходит уйма времени» или «Сейчас я руковожу командой и уделяю больше внимания вопросам планирования, а не ежедневной рутине».

Вторая часть разговора имеет особое значение: предложите три идеи того, как можно урегулировать обсуждаемый вопрос. «Никогда не ходите к начальнику с проблемой, если вы не знаете, как ее решить», — говорит Моргенштерн. Предложите, например, выполнять определенные задания ежеквартально, а не ежемесячно, назначать вам в помощь коллег на конкретный проект или попросить компанию нанять временного сотрудника, чтобы снизить нагрузку. Ваша цель — находить «проекты, которые можно перенести, делегировать, отменить или сократить в объеме».

Расставляйте приоритеты

Крайне неприятно получать от начальника очередное задание, когда вы и так работаете на пределе. «Руководитель часто поручает работу, не имея ни малейшего представления о том, сколько времени требуется на выполнение каждой задачи», — говорит Дейви. Вам необходимо рассказать ему, чем вы сейчас занимаетесь, и спросить: «Что имеет первоочередное значение и как расставить приоритеты?» Моргенштерн рекомендует спросить у босса, сколько усилий, по его мнению, необходимо вам приложить для выполнения определенных заданий и что он понимает под максимальными, минимальными и достаточными усилиями. Моргенштерн считает, что никогда не следует сразу брать на себя новые обязательства, если вы не уверены, что вам удастся с ними справиться. Спросите лучше вот что: «В чем заключается предстоящая работа? Позвольте мне оценить свои возможности с учетом тех проектов, которыми я уже занимаюсь. Могу ли ответить вам завтра?» Постарайтесь таким образом выиграть время.

Предлагайте помощь

Даже если вы завалены работой, старайтесь по возможности помогать коллегам — с вашей стороны это был бы тактичный и продуманный с профессиональной точки зрения шаг. По мнению Дейви, вам следует сказать начальству примерно следующее: «Не думаю, что у меня получится заниматься этим проектом без ущерба другой работе, которую я обязан выполнить, но мне удастся выкроить время на то, чтобы ввести в курс дела человека, который будет над ним трудиться». Вы можете изъявить желание участвовать в мозговых штурмах, знакомиться с первоначальными вариантами проекта или выступать в роли внимательного слушателя. «Будьте готовы прийти коллегам на помощь», — продолжает Дейви. Моргенштерн убеждена, что предложенная вами небольшая помощь — даже в условиях ограниченных возможностей — укрепляет вашу репутацию надежного работника, сосредоточенного на успехе компании.

Говорите все как есть

В жизни каждого из нас иногда возникают тяжелые личные обстоятельства, которые берут верх над всем остальным. В случае, если вы в настоящий момент переживаете один из таких периодов — у вашей матери диагностировали серьезное заболевание или у вашего сына случились неприятности в школе — по мнению Моргенштерн, лучше всего сразу сообщить об этом начальнику. Она предлагает сказать следующее: «Если я не решу эту проблему, моя семья будет испытывать сильнейший стресс, что непременно скажется на моей работоспособности». Говорите прямо и ведите себя «как можно более уверенно и спокойно». Дейви также считает, что вам необходимо указать на случайный характер таких обстоятельств и назвать сроки их преодоления, например: «Такие неприятности случаются редко, однако предстоящие две недели будут для меня очень трудными, поэтому мне нужна помощь». Доброжелательный и рассудительный начальник поймет и оценит вашу честность. А вот пытаться геройствовать до тех пор, пока вы не выгорите, — далеко не лучшее решение.

Полагайтесь на коллег

Разговор с начальником о вашей чрезмерной загруженности не всегда дает желаемый результат. Если он не хочет идти вам навстречу, Дейви рекомендует «намекнуть» об этом своим коллегам. «Если руководство не проявляет к вам снисходительность, возможно, остальные члены команды войдут в ваше положение», — говорит Дейви. Даже если им нечем вам помочь, они, по крайней мере, будут знать о том, что вы работаете на пределе и не можете тянуть все на себе — таким образом, их доверие к вам сохранится. Если начальство всегда безучастно относится к вашей загруженности, говорит Моргенштерн, вам пора задуматься о поиске новой работы. Она считает, что постоянно трудиться в авральном режиме не имеет никакого смысла.

Принципы, о которых вам необходимо помнить