Не перерабатывайте — установите границы

Почему вы испытываете замешательство, когда ваши друзья, ваша мама или ваш любимый человек говорят вам, что нельзя так много работать? С одной стороны, вы понимаете, что в их словах есть здравый смысл. Нерационально изо дня в день работать по 12—14 часов: вы постоянно вымотаны и раздражительны. Но когда дело доходит до ограничений, вы впадаете в ступор и говорите себе и окружающим: «Сейчас просто такой момент, скоро будет легче...».

Но легче не будет. И вы загнаны между тем фактом, что вы не в состоянии успеть сделать все, и чувством, что, возможно, проблема не в ситуации, а в вас. Вы чувствуете вину за то, что другие люди как-то ухитряются заканчивать все начатое и только вам это не по силам. Вы боитесь, что если попросите помощи или скажете кому бы то ни было «нет», то все поймут, что вы самозванец, не приносящий организации достаточно пользы.

Хотя подобные страхи можно понять, они далеко не всегда обоснованы. Как коуч по менеджменту времени я поняла, что одно из ключевых условий, необходимых для достижения баланса, это начать объективно оценивать фактические аспекты вашего расписания, не позволяя смутным опасениям и страхам управлять вашими решениями. Независимо от того, насколько вы — как работник — ценны для вашей команды, никто не в силах вместить сто часов работы в сорокачасовую рабочую неделю, да даже и в шестидесятичасовую. Вы можете начать изменения, как только у вас появится уверенность в том, что оправдать все ожидания (и ваши собственные, и других людей) нереально и что вы способны установить границы в уважительной и конструктивной форме. Вот пять шагов к обретению такой уверенности; вы можете применять их на индивидуальном уровне или на групповом, если на вас лежит ответственность за управление ожиданиями вашей команды.

Шаг №1: Разработайте бюджет времени

Люди, хорошо управляющие своими финансами, следуют нескольким твердым принципам. Во-первых, они тратят только то, что имеют, чтобы избежать лишних долгов и связанных с ними расходов и стрессов. Также они заботятся о том, чтобы распределять деньги разумно, чтобы у них хватало средств для покупки всего необходимого. Наконец, они сокращают расходы при любой возможности, без значимого негативного эффекта и сохраняют для себя возможность инвестировать деньги туда, где у них есть хорошие шансы на то, что инвестирования окупятся и принесут хорошую отдачу. Те же самые принципы применимы и к эффективному менеджменту времени. Чтобы иметь ясное представление о том, чем вы можете разумно управлять, вам следует начать с вычисления того, сколько часов в неделю у вас есть, чтобы их «потратить». Если у вас есть склонность уделять слишком много времени работе, вы можете сделать вычисления в обратном порядке. Например:

Часы работы в день = 24 — (часы сна) — (время на дорогу) — (личные обязательства) — (физическая нагрузка) — (забота о себе). Под «личными обязательствами» я подразумеваю те пункты вашего расписания, которые необходимы вам для того, чтобы чувствовать себя реализованным. Это индивидуально для каждого человека и может включать в себя время, проводимое с семьей, волонтерскую деятельность, общение с друзьями и личные увлечения, как, например, игра на фортепиано. Такие пункты, как еда, личная гигиена, сборы на работу и другие мероприятия подобного характера, подпадают под категорию «забота о себе». Как только у вас сложится картина вашего бюджета времени на каждый день, вы сможете рассчитать бюджет на неделю, сложив суммы каждого дня. Для некоторых людей все дни будут выглядеть похоже. Для других — их личные обязательства могут обусловить значительные вариации в бюджете времени на разные дни.

Когда вы поймете размеры своего бюджета времени, вы сможете оценить и стоимость различных расходов в течение рабочего дня. Например, у вас есть такая графа, как «текущие проблемы» (вроде планирования или ведения электронной корреспонденции), графа «исполнительская деятельность» (участие в совещаниях и написание отчетов) и графа «развитие» (налаживание общественных и профессиональных связей или маркетинг). Я рекомендую вам составить список всех элементов рабочего дня, а затем написать рядом с каждым из них — сколько времени каждый из них должен занимать, либо в часах/минутах, либо в процентах от общего рабочего времени. К примеру, 20% моего рабочего дня составляет ведение электронной переписки, 50% — работа над проектами, а 30% — деятельность, посвященная развитию. Убедитесь, что вы учли не только затраты на каждую графу, но и связанные с ними временные расходы. Например, часовая встреча может сопровождаться 15 минутами на дорогу туда и обратно, 30 минутами подготовки и 15 минутами анализа результатов встречи. Это означает, что общие расходы на часовую встречу составили 2,25 часа. Так что, если у вас девятичасовой рабочий день и вы собираетесь тратить на встречи и совещания не более 50 процентов времени, вы должны ограничиться, в среднем, двумя встречами в день и, следовательно, десятью встречами в неделю.

Шаг №2: Сокращайте расходы там, где это возможно

Разработав бюджет времени, вы, вероятнее всего, обнаружите, что на самом деле вы ожидали от себя большего, чем возможно вместить в данное количество часов в день. Но это не значит, что пора бежать с этим печальным открытием к вашему менеджеру. Сперва обратите внимание на то, как вы тратите время, и там, где вы можете тратить меньше, тратьте меньше.

Одна читательница моей книги решила последовать этому совету, когда на работе наступил серьезный цейтнот. Вместо того чтобы сопротивляться реальности своего временного бюджета, она предприняла следующие меры:

«Я (в очередной раз) оказалась в неравном бою с огромным количеством совпадающих по срокам проектов, требующих моего внимания, к тому же я еще пыталась жонглировать другими текущими и долгосрочными проектами, и все это создавало ужасный стресс! Тогда я стала думать о причине стресса и решила делать то, что было в моих силах, не прибегая к обычному выходу — работать вдвое и втрое дольше. В частности, я связалась с одним из менеджеров, отвечающим за долгосрочный проект, и поинтересовалась, могу ли я «нажать на паузу» и не заниматься этим проектом ближайшие две недели. После недолгих переговоров он согласился. Таким образом, я сэкономила 24 часа за две недели. Потом я обратилась к нескольким другим аспектам проблемы, подключив на часть рабочего дня сотрудников из соседнего отдела, сузила объем одного из проектов, добилась продления срока работы над другим и т.д. и т.п. Я больше не казалась самой себе жертвой обстоятельств, бессильно корчившейся под грузом невыполнимой работы. Наоборот, я чувствовала себя ТАКОЙ могущественной!»

В периоды временных кризисов вы можете прибегать к таким экстремальным мерам или же можете действовать мягче, например, отменить свое участие в наименее важных встречах, попросить своих коллег обсудить с вами некоторые вопросы один на один (вместо того чтобы посылать вам 50 электронных писем в неделю), временно отстраниться от работы в каком-то комитете, заблокировать получение непрошеной корреспонденции и тратить меньше времени на те проблемы, что не обретут более ценного решения, если вы будете тратить на них больше. Пересмотрите свои привычные представления о том, что вам следует делать и сколько времени следует тратить на тот или иной вид деятельности. Если возможно, включайте в свой список дел на неделю только то, что вы сможете гарантированно интегрировать в свое расписание.