Как правильно представить данные в презентации

Презентация данных — дело непростое, поскольку разные контексты требуют разных способов подачи сложной информации. Когда директор по продажам объясняет финансовые перспективы представителям на местах, она визуализирует данные иначе, чем консультант по дизайну в письме потенциальному клиенту.

Как же сделать правильный выбор? Задайте себе, прежде всего, пять вопросов.

1. Жанр: презентация или рассылка?

Контекст решает почти все. На презентации важнее выводы, а не те подробности, которые помогли вам прийти к этому выводу. Слайды за считанные мгновения сменяют друг друга, аудитория вынуждена усваивать содержание на лету. Ни у кого нет времени разбираться в сложной информации, никто не станет подбегать поближе к экрану, чтобы все как следует разглядеть. Значит, надо рисовать широкими мазками. Какую тенденцию вы хотите подчеркнуть? Какое сопоставление покажется наиболее выразительным? Ответьте на эти вопросы, если готовите презентацию.

Линии координат, масштабная линейка, всяческие пометки помогают прояснить контекст, но они не должны заслонять собой сами данные. Рисуйте эти элементы легким нейтральным цветом, например светло-серым, чтобы они оставались фоном, а данные вносите тоже нейтральным тоном, но поплотнее, например синим или зеленым. Под конец возьмите яркий маркер и выделите основную мысль. Например, вот так:

Имеет смысл изложить дополнительные подробности в документах или таблицах, которые вы посылаете по почте, а не показываете на презентации. Такие рассылки получатели могут изучить на досуге, разобраться, что обозначает горизонтальная ось и что — вертикальная, прочесть подписи и сделать на основании вашего исследования собственные выводы. Но не перегружайте и читателей, тем более что вы не можете лично растолковать каждому основную идею своей работы. Используйте отбивку, подзаголовки, четкую иерархию визуальных элементов, чтобы помочь им продраться сквозь массивы данных к ключевым пунктам.

2. Какая диаграмма или какая таблица будет более уместна?

Выбирая способ визуализировать данные, вы решаете, какие отношения вам бы хотелось выделить. Вот пример: диаграмма, представляющая инвестиционный портфель.

Когда вы рисуете такой пирог, сразу видно, что инвестиции вкладываются в разные отрасли — но какие-либо другие выводы сделать трудно.

А вот те же данные в виде таблицы:

Вот так гораздо легче понять, сколько инвестируется в каждую категорию. Если вам важно их сопоставить, то удобнее построить такую таблицу. «Пирог» полезнее в том случае, когда вы пытаетесь доказать, что каждая инвестиция составляет существенную часть портфолио.

3. Какое сообщение я пытаюсь передать?

И в презентации, и в рассылке нужно подчеркнуть главные моменты, чтобы аудитория могла уследить за мыслью и сосредоточиться на том, что действительно важно. Например, такую таблицу истолковать трудно, потому что вся информация подана с графической точки зрения равноценно.