Как писать письма четко и по существу

В армии плохо сформулированное электронное письмо может стать причиной проваленного задания. Служба научила меня структурировать переписку так, чтобы максимизировать шансы на успех. Выйдя в отставку, я стал применять этот опыт к своей корпоративной переписке, в результате мои послания стали четче и свободнее от «шумов», а коллеги и клиенты начали отвечать быстрее и конкретнее. Вот три главных приема, которые помогают мне писать электронные письма с военной четкостью.

1. Используйте ключевые слова в заголовке. Первое, что видит получатель вашего послания, — это ваше имя и тему письма, поэтому очень важно, чтобы в ней была четко указана цель сообщения, и особенно то, какие действия ожидаются от адресата. Военные любят помещать в заголовок ключевые слова, которые характеризуют суть данного письма. Вот некоторые из них:

ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ — значит адресат письма обязан предпринять некое действие.

ПОДПИСЬ — требуется подпись адресата.

ИНФО — сообщение носит чисто информационный характер, не требует какого-либо ответа или действия.

РЕШЕНИЕ — получатель должен принять некое решение.

ПРОСЬБА — пишущий запрашивает разрешение или согласие адресата.

КООРДИНАЦИЯ — от адресата требуется скоординироваться с другими людьми или самому скоординировать что-либо.

В следующий раз, когда вы будете посылать своим подчиненным обновленные данные о состоянии дел, постарайтесь использовать в строке темы «ИНФО — обновление данных». А если вам нужно, чтобы руководитель одобрил вашу просьбу об отпуске, напишите «ПРОСЬБА — отпуск». Если вы — менеджер проекта, которому требуются ответы на еженедельный отчет об имплементации решений от нескольких людей, озаглавьте письма «ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ — еженедельный отчет об имплементации». Эти обозначения могут показаться очевидными или слишком уж «восклицательными» из-за заглавных букв. Но благодаря этому ваши письма наверняка будут выделяться в почтовом ящике получателей, и им не придется тратить время на выяснение цели ваших посланий. (А еще этот метод заставляет вас подумать о том, чего вы нас самом деле хотите от человека, прежде чем добавлять еще одно письмо в его и без того переполненный почтовый ящик.)

2. Главное — в начало. Военные начинают свои электронные письма коротким утверждением в отрывистом стиле, называемым BLUF (от английского Bottom Line Up Front — главное — в начало). Оно заявляет цель сообщения и требуемое действие. Это «коротко о главном» должно содержать ответ на пять вопросов: кто, что, где, когда и почему. В таком утверждении содержится самая важная для читателя информация. Вот пример из «Руководства для военнослужащих ВВС»:

BLUF: Начиная с 29 октября 2013 года все документы Доктрины ВВС отменяются и заменяются основными книгами по доктрине и приложениями.

BLUF помогает читателям быстро переварить объявление/решение, а также узнать, когда оно вступает в силу. Вполне возможно, что получатель не хочет знать всю подноготную о том, что привело к этому решению. Скорее всего, он хочет узнать, как это письмо имеет отношение лично к нему, и именно на этот вопрос должно ответить краткое резюме.

В своей корпоративной работе я не использую сокращение BLUF, потому что мои читатели его бы не поняли, но я решил начинать свои сообщения со слов «Главное» выделенным шрифтом в самом начале текста. Иногда я даже выделяю главное желтым шрифтом, чтобы моя мысль стала яснее ясного. Вот пример BLUF, который я адаптировал к корпоративной переписке:

Тема: ИНФО — работа из дома

Шэннон,