«Электронная почта – это дикая собака, которую необходимо приручить»

О том, как разумно вести электронную переписку, люди спрашивают меня чаще, чем о каком-либо другом аспекте их жизни в интернете. Все начинается с вопроса, как разгрести огромный завал писем, и заканчивается тем, как электронная переписка вписывается в общий поток повседневной работы – похоже, что у большинства людей есть свое «больное место» в этой сфере. Недавно я устроила «День борьбы с проблемами электронной почты» у себя Facebook*: мои читатели могли поделиться своими повседневными сложностями в этой сфере, а я предложила быстрые решения для них. Вот проблемы, о которых я услышала, и рекомендованные мной способы их преодоления.

Как отложить письмо в сторону на будущее

Вопрос: Мой почтовый ящик не переполнен, но я не знаю, как поступать с письмами, на которые я не могу отреагировать немедленно. Куда их положить? Как сделать так, чтобы они не стали грудой из ста мейлов, из которых ни один нельзя выбросить, но при этом до большинства из них у меня никогда не дойдут руки? Я только что сменила почтовую программу на моем Mac на Gmail, и у меня не получается сразу увидеть, кому я уже ответила, а какие письма я только прочла, но собиралась ответить позже. Хаос какой-то!

Ответ: Если я прочла письмо, но не ответила на него, я стараюсь пометить его как непрочтенное, чтобы не забыть, или использую сервис followup.cc, чтобы он послал мне это письмо снова в конкретный момент, когда у меня будет время ответить. Также можно попробовать создать папку «ответить позже» и отправлять туда все прочтенные письма, на которые вы не ответили. Выделите определенное время в течение дня, когда вы будете туда заглядывать и реагировать на все, на что еще не успели ответить.

Как закрыть почтовый ящик

Вопрос: Меня гнетет проблема старого почтового ящика: он полон, и я плачу за его хранение на случай, если мне понадобится оттуда какое-нибудь письмо.

Ответ: Экспортируйте все письма, затем переместите их в архив вашей текущей почты. Именно так я объединила свои почтовые ящики.

Как соединить несколько адресов

* деятельность на территории РФ запрещена