Секрет дедлайна

«Можете сделать это до конца дня?» — такой просьбе мало кто будет рад. Но на самом деле короткие сроки в отличие от более длинных (до конца недели, например) многим помогают справиться с задачей и не усложнять дело.

Недавним исследованием, опубликованным в журнале Journal of Consumer Research, я и мои коллеги Раджеш Багчи и Стефан Хок доказываем: когда сотрудникам дают больше времени, задание кажется им сложнее, чем на самом деле, и они тратят на работу больше сил. Из-за этого люди чаще прокрастинируют и с большей вероятностью могут отказаться до выполнения поставленной задачи. То же самое происходит, если срок не определен, например, если неизвестно, когда будут доступны необходимые материалы или человек.

Мы попросили две группы волонтеров ответить на несколько вопросов о планировании пенсии. При этом мы установили два разных дедлайна. Для первой группы онлайн-опросник был доступен на протяжении 7 дней, для второй — 14 дней. Оказалось, что участники из второй группы отвечали более развернуто и потратили на опрос больше времени. Но вот в чем загвоздка: они чаще прокрастинировали и реже завершали задание, чем ограниченные во времени участники исследования.

В ходе еще одного исследования участники должны были подготовить документы для возврата налогов. Срок зависел от случайного фактора — получения утерянной формы W-2. Те, кому давалось больше времени, тратили больше денег на оплату налоговых специалистов или покупку программ для подготовки документов. Участники, которые позже получали форму и потому имели меньше времени, чтобы заполнить документы, были более экономны.

Результаты этих двух экспериментов могут быть полезны руководителям и сотрудникам, которые устанавливают дедлайны для себя или других. В своих выводах мы опираемся и на закон Паркинсона, который гласит, что «работа заполняет все время, отпущенное на нее». Из закона следует, что имея в распоряжении больше времени, люди ставят себе более простые цели и потому прилагают меньше усилий, но мы также выяснили, что задачи с более длительными сроками воспринимаются как более сложные. Во-вторых, закон Паркинсона касается только временных ресурсов, а мы обнаружили, что длительные и неясные сроки заставляют людей тратить больше денежных ресурсов. Поэтому, когда у задачи есть определенный бюджет, лучше поставить для ее выполнения более короткий срок.

Эти выводы касаются случаев, когда дедлайн один. Но многие из нас имеют дело сразу со множеством задач с разными сроками. Мы с моими коллегами Ян Яном и Крисом Си провели специальное исследование, чтобы понять, как люди ведут себя в условиях нескольких дедлайнов, и пришли к следующему выводу: когда перед людьми стоит несколько разных по важности задач, они выбирают менее важные с короткими сроками, а не более важные с длинными сроками. В нашей статье для Journal of Consumer Research мы назвали это эффектом срочности. Он отражает то, как ограниченные временные рамки влияют на выбор задачи.