Простой прием, который поможет разобраться даже с самым сложным списком дел

Пандемия коронавируса вынуждает многих из нас постоянно определять приоритетность задач и дел. Возможно, вы вместе с командой перешли на удаленный режим работы, пытаетесь удержать старых и привлечь новых клиентов или наращиваете темпы, чтобы справиться с повысившимся спросом. И это только работа. На домашнем фронте мы также продолжаем решать множество задач: нужно сохранить продуктивность, позаботиться о родных и близких и сделать все возможное, чтобы поддержать здоровье. И теперь, как только мы начали входить в новый ритм, нужно строить планы по возвращению на работу.

В такой ситуации легко почувствовать, что теряешь контроль и не знаешь, с чего начать. Во времена кризиса (а сейчас как раз такое время) Дуайт Эйзенхауэр, бывший президент США и генерал времен Второй Мировой войны, предлагал сосредоточиться на двух критериях: важности и срочности. Стивен Кови популяризировал матрицу с использованием этих критериев, и ее можно адаптировать для сегодняшних условий. Одна ось предназначена для важности, а другая — для срочности. Когда необходимо определить приоритетность дел, эта матрица может помочь вам решить, когда делегировать, отменить или отложить менее важное и сосредоточиться на самом главном. 

Как устанавливать приоритеты

Начните с составления списка, включающего все вопросы, которые постоянно не дают вам спать по ночам. Если их слишком много, попробуйте составить списки по разным проектам, командам или сферам, таким как работа, дом, дети.

Затем уделите время двум шкалам. Для начала решите, как будете определять важность задачи. Можно использовать для этого такие критерии, как вероятность успеха, воздействие (по результату или важности показателей), конкурентное преимущество, соответствие ценностям, затраты, риск и необходимость или желательность. Затем решите, как будете определять срочность: с помощью временных границ (например, сегодня утром, до конца дня, на этой неделе, в этом месяце) или последствий или преимуществ, которые вы получите, выполнив или отложив ту или иную задачу.

И, наконец, необходимо нанести задачи на матрицу. В правый верхний угол поместите важные и срочные задачи. Это ваши основные приоритеты. Они чувствительны ко времени и важны. Хватит снова и снова говорить о необходимости их выполнения, беритесь за них прямо сейчас. Это могут быть критичные вопросы, касающиеся клиентов, поджимающие сроки поставок или дела, оставшиеся с прошлой недели, важность и срочность которых повысилась.

Расстановка приоритетов, когда дел слишком много